Le protocole d’entente portant le titre Entente - Projet d’intervention dans la communauté (PICOM) remis aux étudiants doit être rempli et signé par tous les participants au projet, soit par les étudiants, le mentor, le représentant de l’organisme et l’enseignant ou les enseignants superviseur(s), puis remis à la coordonnatrice des Picom au plus tard à la 4^e semaine du premier trimestre. Il est également signé par la directrice du Service du développement institutionnel et des affaires publiques de l’Université. Le protocole d’entente fait foi de l’engagement des étudiants envers l’organisme et de l’organisme envers les étudiants. Sa signature est obligatoire pour officialiser la tenue du Picom.