Le déroulement des rencontres d'équipe

Au début, une équipe n'est qu'un regroupement de personnes. Pour que ce regroupement devienne une équipe, voici, tel que proposé par Prégent (1990), quelques recommandations relatives aux rencontres de travail d'équipe.

Lors des premières rencontres

Favoriser un bon contact entre les membres de l'équipe en invitant chacun à :

• se présenter;
• présenter ce qu'il peut apporter au groupe (formation, expériences, intérêts, ...);
• exprimer son point de vue par rapport au travail en équipe;
• faire connaître son point de vue par rapport au mandat confié;
• indiquer ses disponibilités et donner ses coordonnées.

Comparer la perception de chacun par rapport à la tâche :

• ceci doit être fait dès le début, parce qu'il est faux de penser que tous ont les mêmes perceptions. Au besoin, prendre un moment pour le faire tout au long de l'avancement des travaux.

Définir et partager les tâches :

• le « qui fait quoi » est de première importance si on veut que chaque rôle de même que les tâches correspondantes soient clairement définis. On évite ainsi l'improvisation et la confusion.

Veiller à ce que chaque membre s'exprime et s'engage :

• la communication à l'intérieur de l'équipe se doit d'être franche et ouverte; chaque membre devra donc être attentif aux messages tant verbaux que non verbaux pour identifier le plus tôt possible un problème, un malaise, un inconfort.

Participation de chaque membre

Une fois l'équipe constituée, chaque membre doit veiller à... 

Participer aux discussions à la fois comme émetteur et comme récepteur :

• cette participation doit se faire en alternance. Ce n'est pas normal que les mêmes personnes soient trop souvent reléguées aux mêmes rôles.

S'adresser au groupe et non à un seul individu :

• cela permet d'élargir le champ de participation et d'éviter que quelques membres monopolisent la tribune. 

Participer de façon positive :

• les rôles dans une équipe peuvent exercer une influence psychologique positive ou négative sur la productivité de l'ensemble du groupe.

Participer au leadership :

• dans une équipe, le leadership « doit être une expérience collective et non individuelle » (Prégent, 1990). Ce leadership n'a pas à être monopolisé par un seul membre souvent appelé meneur naturel qui n'est pour Prégent « qu'un membre comme les autres, dont la force d'attraction est peut-être plus grande, par certains aspects, que celle de ses pairs » (Prégent, 1990).

Faire preuve d'attention envers les autres :

• chaque membre de l'équipe doit apprécier le travail des autres et reconnaître leurs ressources. Cette appréciation et cette reconnaissance peuvent se manifester par de l'intérêt pour le travail accompli ou les points de vue exprimés, par une attention individuelle accordée aux autres.

Communiquer ses sentiments :

• chaque membre de l'équipe doit pouvoir s'exprimer sans crainte. Un sentiment ou une émotion non exprimés ne fera qu'augmenter la quantité d'énergie résiduelle du groupe.