Si la soutenance n'a pas lieu à l'UQTR, le Décanat des études doit être informé de la date de la soutenance, dès qu'elle est connue. Le Décanat des études préparera et remettra au directeur de recherche de notre établissement le document « Avis après soutenance ». À ce moment, le Décanat des études enregistrera le dépôt initial de l'étudiant. À la suite du dépôt, la date de soutenance devra être confirmé au Décanat des études. Cette étape est importante puisque la durée maximale d'études est influencée par l'avis de dépôt initial.

Le directeur de recherche de l'UQTR est responsable de remplir l'« Avis après soutenance » lors de la soutenance en indiquant la mention accordée et les commentaires des membres du jury et d'en remettre ensuite une copie au Décanat des études. Ces informations déterminent la durée du délai de correction qui mènera au dépôt final. La mention accordée (évaluation lors de la soutenance) sur le document « Avis après soutenance » est consignée au relevé de notes de l'étudiant.

L'avis de dépôt final suivra la réception d'une copie de la thèse terminée.

Ces étapes sont toutes essentielles pour assurer la diplomation de l'étudiant.