Accueil et intégration

L’accompagnement est un processus axé sur le cheminement et sur les apprentissages, et qui prend appui sur la relation professionnelle établie entre la personne qui accompagne et celle qui est accompagnée.

Vous aimeriez améliorer vos compétences et vos connaissances en matière de tutorat? Voici quelques conseils pour vous aider à mieux comprendre ce rôle.

Intégrer des stagiaires

L'accueil des stagiaires est essentiel dans une belle expérience de stage. Vous devez en faire une priorité avant l'arrivée de chaque stagiaire, la première impression est importante.

La préparation, c'est la clé !

Préparer l'arrivée de votre stagiaire est une étape primordiale, mais trop souvent oubliée. Organisez son espace de travail et prévoyez le matériel nécessaire pour son travail (ordinateur, crayons, cahier...). Si votre stagiaire doit faire des formations, planifiez-les d'avance.

Prévoyez également du temps dans votre horaire pour bien lui expliquer les tâches à réaliser et pour répondre à ses questions dans les premières journées du stage.

Donc, avant l’arrivée :

1. Prévoir tous les accès nécessaires pour votre stagiaire (clé, casier, espace de travail, adresse courriel, carte de sécurité, etc.) ;
2. Partager toutes les informations pertinentes pour la première journée, incluant l’adresse, le point de rencontre, l’heure d’arrivée, l’horaire de travail attendu, le matériel à apporter, et la tenue vestimentaire, s’il y a lieu
3. Au besoin, faire parvenir une copie du guide d’accueil ou les informations en lien avec le code d’éthique de l’organisme, l’organigramme, la politique de confidentialité des dossiers, les règles en matière de santé et de sécurité, la politique en matière de harcèlement, etc.

Accueillez votre stagiaire

L’attention portée à l’accueil permet de partir sur de bonnes bases et de donner le ton pour la suite du stage. Voici quelques conseils afin de favoriser l’intégration réussie des stagiaires :

C'est le Jour J, votre stagiaire fait son arrivée au bureau! Allez l'accueillir à l'entrée directement et assurez-vous qu'il ou elle se sente à l'aise avec vous. Vous pouvez lui laisser du temps pour organiser son espace de travail et prendre son aise avec son matériel, mais priorisez une première rencontre dès les premières heures du stage.

N'hésitez pas à lui faire visiter le bureau (cafétéria, garde-robe, etc.) et à le ou la présenter aux collègues. Lors de votre première rencontre, pensez à bien expliquer vos attentes et à déterminer vos indicateurs de performance. Votre stagiaire saura alors à quoi s'attendre et sera rassuré par l'encadrement que vous offrirez.

C'est certain que chaque personne est différente et certaines auront besoin de plus de temps pour s'adapter à un nouveau milieu de stage. Soyez à l'écoute et demandez à votre stagiaire à quoi il ou elle s'attend pour son stage (type d'encadrement, niveau d'autonomie, tâche de rêve, etc.) 

Donc, la première journée du stage :

1. Avoir un espace de travail (s’il y a lieu) prêt pour votre stagiaire, avec le matériel requis (par exemple : ordinateur, cahier de notes, stylo, uniforme, équipement de protection individuelle, etc.) ;
2. Accueillez votre stagiaire à son arrivée afin de pouvoir lui montrer les locaux de votre organisme et, si pertinent, son espace de travail ainsi que lui présenter l’équipe. Soyez disponible pour discuter des tâches et du mandat attendus. Il s’agit aussi d’un bon moment pour partager toute documentation pertinente pour l’aider à comprendre son nouveau rôle ;
3. Communiquer les attentes quant au déroulement prévu du stage : l’approche pour offrir de la rétroaction, la fréquence des rencontres de supervision et les échéanciers prévus, s’il y a lieu
4. Prévoir du temps pour des questions. Il s'agit d'un moment qui peut favoriser une relation de confiance et permettre de mieux connaître votre stagiaire ainsi que ce que le stage peut lui offrir.

N'oubliez pas de faire des suivis

Même lorsque votre stagiaire connait ses tâches et vos attentes, n'oubliez pas de faire des suivis et de vous assurer que votre stagiaire va bien et se sent confortable dans son travail. Des rencontres de suivi hebdomadaire (ou selon vos besoins et ceux de votre stagiaire) dans un bureau fermé sont une bonne occasion de discuter des points forts et faibles du stage. Ce sera aussi un bon moment pour que votre stagiaire puisse se confier et vous partager ses préoccupations.

Votre stagiaire est en situation d'apprentissage. Il ne faut pas l'oublier ! Soyez compréhensifs et assumez votre rôle de superviseur. Votre stagiaire sera reconnaissant de recevoir vos conseils et rétroactions.

Dès le début du stage

Préalablement au suivi de stage, nous vous invitons à prendre un moment pour discuter avec votre stagiaire de vos constats des premières semaines. Situez-vous par rapport à vos attentes respectives et voyez si des améliorations peuvent être apportées à l’expérience de l’un et de l’autre.

À titre de personne qui supervise, vous jouez un rôle clé auprès des stagiaires. Vos rétroactions, avis et commentaires sont essentiels pour leur développement. En plus de l’encadrement de leurs tâches quotidiennes, partagez avec la relève vos expériences et bonnes pratiques.