Préparation et sécurité
pour un séjour à l’international

Bien que très stimulant, tout séjour à l’international comporte un certain nombre d’imprévus et de risques qui varient en fonction de votre destination. Que vous soyez professeur.e, étudiant.e ou membre du personnel de l’UQTR, ce guide vise à bien vous préparer pour votre séjour, à prévoir les éléments principaux et à être outillé pour intervenir adéquatement en cas de problème.

Sécurité

Avant d’effectuer un séjour à l’international

Afin que notre équipe procède à la veille de la sécurité des pays de destination des membres du personnel et des étudiants, il est nécessaire d'enregistrer le séjour dans le registre des déplacements au minimum 6 semaines avant le départ.

Registre des déplacements : membres du personnel

Registre des déplacements : étudiants

Un risque est la définition d’une situation qui, dans un environnement donné, constitue un danger éventuel plus ou moins prévisible. Tout déplacement comporte des risques potentiels, qui peuvent être liés à la santé, la sécurité environnementale, la sécurité politique, des considérations juridiques ou des caractéristiques personnelles. C’est afin de réduire la concrétisation et l’impact d’un risque que nous mettons à la disposition des membres de la communauté universitaire qui se déplacent à l’international des outils d’évaluation et de gestion du risque.

Nous vous recommandons de consulter les sites suivants afin de trouver l'information qui vous permettra de bien évaluer les risques à prévoir lors de vos déplacements.

Affaires mondiales Canada :

Le formulaire ci-dessous, à compléter pour soi, vous permet de définir les risques auxquels vous pourriez être exposés pendant votre séjour à l’international, d’en apprécier l’importance et les conséquences et de déterminer les moyens de les prévenir ou d’y faire face. Il permet aussi de prendre une décision éclairée sur la participation à certaines activités. Notez que l’UQTR ne cautionne pas les voyages dans les zones pour lesquels des avertissements ont été émis par le gouvernement canadien (évitez tout voyage non essentiel et évitez tout voyage)

Outil d'évaluation et gestion de risques potentiels (document PDF à compléter pour soi) (nouvelle fenêtre)

Nous vous encourageons à compléter la carte suivante pour avoir accès aux numéros importants en cas d'urgence.

Carte d'appel en cas d'urgence (document PDF à compléter, imprimer et garder sur soi pendant le déplacement) (nouvelle fenêtre)

Tout voyageur doit détenir un passeport valide et s’assurer d’avoir tous les documents officiels nécessaires (permis et visas) avant d'effectuer un déplacement.

Recommandation

Il est fortement recommandé aux voyageurs de s’informer sur les exigences d’entrée du ou des pays visités. Certains pays vous refuseront l’entrée si votre passeport arrive à expiration à moins de six mois de la date prévue de votre retour au Canada.

Il incombe aux membres de la communauté universitaire qui se déplacent à l’international d’obtenir toutes les informations et les conseils concernant les assurances nécessaires à leur séjour.

Information sur les assurances - Gouvernement du Canada (nouvelle fenêtre)

Il est aussi de la responsabilité du participant qui effectue un déplacement à l’international d’obtenir une assurance offrant une couverture minimale de 2 millions $ pour les indemnités des frais médicaux, incluant une couverture pour :

Les accidents et la maladie;
L'évacuation médicale, pour couvrir les frais relatifs à une évaluation lorsque les soins médicaux requis ne sont pas disponibles sur place et que l'évacuation est recommandée par un médecin. Cette couverture doit inclure les frais de transport réels et raisonnables pour le retour au pays du participant et de toute personne autorisée à l'accompagner.

Assurance voyage (COVID-19)

Plusieurs assurances voyage nouvellement achetées ne couvrent plus l'annulation ou l'interruption de séjour dans le cadre de la COVID-19. D'autres exclusions liées à ce virus pourraient être en vigueur selon les différentes polices. Chaque compagnie d'assurances pourrait adapter son approche en fonction de l'évolution de la situation pandémique.

Ainsi, il est obligatoire que vous vous renseigniez adéquatement et que vous souscriviez à une assurance voyage offrant une couverture minimale de 2 millions $ pour les indemnités des frais médicaux incluant minimalement :

Assurance voyage santé et frais médicaux d'urgence complète incluant les coûts liés à la COVID-19;
Hospitalisation incluant les soins infirmiers et les honoraires des médecins;
Évaluation médicale vers le Canada ou l'établissement de santé le plus proche offrant des soins médicaux appropriés;
Rapatriement en cas de décès et frais associés à un décès à l'étranger.

Il est de VOTRE RESPONSABILITÉ de bien lire vos contrats d'assurances et de vous ASSURER que vous ayez la couverture appropriée pour votre séjour de mobilité.

Notes

Pour le personnel de l’UQTR et les étudiants assurés à l’université : veuillez joindre votre assureur pour confirmer votre couverture.

Information à avoir

Le participant doit être bien au fait de l'organisation de son projet. Il doit connaître à tout le moins les informations suivantes :

Comment demander de l'aide auprès du gouvernement canadien en cas d'urgence (nouvelle fenêtre);
- Ce site Web offre aussi de l'information sur la gestion de situations d'urgence ou de crises qui peuvent se produire à l’international. Nous vous suggérons fortement de le consulter avant votre départ.
Les renseignements de base concernant les moyens de communication disponibles (téléphone, Internet) et les coordonnées des personnes et des organismes associés au projet, y compris celles du coordonnateur en cas d'urgence;
Les coordonnées de l'hôpital accrédité par l'IAMAT (nouvelle fenêtre) le plus proche;
Les noms et coordonnées du partenaire ou de son représentant, s’il y a lieu;
Les coordonnées des services consulaires canadiens et du service de la protection publique de l'UQTR;
Les renseignements concernant les modes de transport disponibles pour quitter la région ou le pays et les différents itinéraires possibles, y compris :
- Une liste des villes les plus proches qui sont desservies par des vols internationaux;
- Les renseignements concernant le transport à destination de ces villes (trains, autobus, avions) et plusieurs itinéraires;
- Des cartes géographiques;
- Les moyens de communication de rechange (par exemple, communication par radio) établis pour la région;
- Les mesures à prendre en cas de troubles civils.

Mesures de sécurité

S'assurer de la sécurité du domicile (verrouiller les portes et les fenêtres, prévoir un éclairage d'urgence, etc.), s'assurer que les extincteurs sont en état de fonctionnement et conserver les pièces d'identité (passeport, visas) sur soi, et non dans des valises ou mallettes dont on pourrait facilement être séparé. Faire de même avec l'argent et les billets de train ou d'avion.

Communications

Dans la mesure du possible, obtenir les coordonnées des autres participants se trouvant dans la même région et rester en contact avec eux. Vous pourriez leur venir en aide et inversement en cas d'urgence.

Tiré et adapté de : Guide de l'assistance technique (nouvelle fenêtre)

L’inscription des voyageurs de l’UQTR auprès du gouvernement du Canada est fortement recommandée.

Deux options s’offrent aux voyageurs :

Inscription des Canadiens à l’étranger avant le départ (FORTEMENT RECOMMANDÉ);
Inscription en personne dans l'un des bureaux du gouvernement du Canada (nouvelle fenêtre)

Certains voyageurs peuvent ne pas avoir accès aux bureaux du gouvernement du Canada à l’international, c’est pourquoi nous recommandons FORTEMENT l’inscription des Canadiens à l’étranger avant le départ.

Le participant qui effectue un déplacement à l’international a la responsabilité d’obtenir toutes les informations et les conseils concernant l’ensemble des questions de santé. Des informations importantes et pertinentes sont accessibles sur le site suivant : Santé et sécurité en voyage (nouvelle fenêtre).

De même, il est de la responsabilité du participant de s’assurer d’être en bonne santé et de consulter le personnel qualifié de la santé notamment en matière de prophylaxie et de vaccination pour la destination concernée.

Le lien suivant mène vers le site Web des cliniques de santé-voyage du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec (CIUSSS) (nouvelle fenêtre).

Dans le cas où le participant prend des médicaments d’ordonnance, il est important d’en apporter la quantité nécessaire et d’avoir une copie des prescriptions avec soi.

Puisque les fournitures de premiers soins et les médicaments ne sont pas toujours accessibles dans d’autres pays ou peuvent être différents de ceux offerts au Canada, il est important d’apporter une trousse contenant des produits de santé de base pour le voyage, peu importe le pays où le voyageur se rendra. Afin de préparer une trousse complète de fournitures de premiers soins de base, il est recommandé de consulter la page Trousse de produits de santé pour le voyage (nouvelle fenêtre).

Afin d’obtenir des informations complètes et à jour sur la situation sanitaire dans différents pays ou encore pour trouver un médecin accrédité dans un pays, il est recommandé de visiter le site de l'International Association for Medical Assistance to Travelers (nouvelle fenêtre).

Durant le séjour à l’international

Il est recommandé que le participant se tienne informé auprès des médias locaux et internationaux (télévision, radio, Internet) sur les événements pouvant survenir durant son séjour. Il est également recommandé de se tenir informé auprès du site Conseil aux voyageurs et se référer aux ambassades, consulats et haut-commissariat du Canada dans le pays.

Afin de répondre à des situations d’urgence en santé, lors d’un déplacement international, le participant peut communiquer avec le service consulaire canadien (ambassade ou consulat) dans le pays où il se trouve.

Afin de vous aviser en cas d’urgence à l’international ou encore de vous transmettre des renseignements importants avant ou pendant une catastrophe naturelle ou des troubles civils, le gouvernement du Canada met à disposition un registre des Canadiens à l’étranger. Afin de vous y inscrire, veuillez accéder à la page Inscription des Canadiens à l’étranger (nouvelle fenêtre).

Recommandation

L’inscription des voyageurs de l’UQTR auprès du gouvernement du Canada est fortement recommandée.

Deux options s’offrent aux voyageurs :

Inscription des Canadiens à l’étranger (nouvelle fenêtre) avant le départ (FORTEMENT RECOMMANDÉ);
Inscription en personne dans l'un des bureaux du gouvernement du Canada (nouvelle fenêtre).

Afin d’accompagner les voyageurs de l’UQTR qui réalisent un séjour à l’international, l’Université met à disposition un numéro de téléphone en cas d’urgence :

Contact à l’UQTR : Service de la protection publique : 1 819 376-5050 (appels à frais virés acceptés)

Lors d’un déplacement à l’international, nous invitons les participants à imprimer et compléter la carte d’urgence de l’UQTR : Carte d’urgence – UQTR (document PDF à compléter, imprimer et garder sur soi pendant le déplacement) (nouvelle fenêtre).

Des informations et outils pertinents sont aussi disponibles en suivant les liens vers le gouvernement du Canada : Demande d’aide d’urgence (nouvelle fenêtre).