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Structures de gestion académique
Depuis 2021, les travaux du Chantier institutionnel sur les structures de gestion académique sont guidés par la voix de la communauté universitaire. En effet, ce sont près de 1 500 participants qui ont levé la main à un moment ou à un autre pour répondre à un sondage ou pour participer à des consultations. Ensemble, nous avons défini le problème, porté un diagnostic et nous sommes à planifier le changement à venir.
Près de trois ans plus tard, il est important de se rappeler que la base de ce chantier repose sur les problèmes perçus liés à la gestion académique, à la lourdeur de nombreux processus administratifs et à la désuétude de plusieurs outils de gestion. Il était évident que l’UQTR poursuivait sa progression, mais ses structures et ses outils n’évoluaient pas au même rythme. La démarche adoptée en quatre étapes traite autant de la structure de gestion académique que des processus, du fonctionnement et de l’organisation associés à cette gestion.
- Définir Étape terminée
- Diagnostiquer Étape terminée
- Planifier En cours
- Agir À venir
Au cours de l’année 2023-2024, l’étape Planifier, dont l’objectif est d’identifier des solutions propres à notre université, a été déployée en deux phases. Plus précisément, un premier atelier de coconstruction a été animé en novembre 2023 afin de soulager et renforcer nos unités académiques. Plusieurs solutions ont émergé de cette première phase. La deuxième phase de l'étape Planifier, qui vise à définir notre prochain modèle de gestion académique, a été lancée à la fin de l’année 2023-2024. Cette phase se poursuivra en 2024-2025.
Définir – Étape terminée
En 2021-2022, l’équipe de priorité a procédé à la définition du problème par l’animation de consultations dans les principales instances académiques et administratives. L’objectif principal de cette étape était d’identifier le problème. Le sommaire exécutif présente les objectifs du chantier, l’équipe de priorité ainsi que les enjeux identifiés.
Diagnostiquer – Étape terminée
Les travaux effectués au cours de l’année 2022-2023 se sont concentrés sur la définition du problème et, plus précisément, sur le diagnostic de la situation actuelle en gestion académique. Le rapport de diagnostic documente l’évolution de l’UQTR et permet d’identifier les enjeux vécus en gestion académique. Ces enjeux ont été soumis pour validation par sondage à la communauté universitaire.
Planifier - En cours
Pour l’année en cours, soit 2023-2024, la priorité a été donnée au développement, à l’organisation et à l’animation d’ateliers de coconstruction des solutions. L’objectif principal de cette étape est d’identifier les solutions propres à notre université.
Agir – À venir
Prévue pour les années 2024 à 2026, cette dernière étape consistera à piloter la mise en place des solutions construites avec la communauté universitaire. Un mécanisme de suivi sera instauré afin de monitorer le changement et valider l’atteinte de nos objectifs.
L’année 2024-2025 sera principalement destinée à la coconstruction de notre nouvelle structure de gestion académique. Les ateliers de travail sont prévus du 21 mai au 6 juin 2024. Les données recueillies lors de ces journées serviront de base à l’équipe du Chantier afin de proposer des modèles de gestion académique répondant aux principes incontournables de la communauté.