Pour une visite ponctuelle (courte durée) ou pour un chiot en famille d’accueil, le gardien de l'animal doit demander une autorisation écrite à son supérieur immédiat. Il doit également remplir le formulaire circulation avec un animal (employé courte durée), joindre l'autorisation de son supérieur (ex: courriels) et joindre les pièces justificatives sur son animal. Une fois le formulaire complété, le gardien de l’animal doit avoir sur sa personne en tout temps une attestation d'une organisation reconnue comme Mira ou une preuve d'enregistrement de la Société protectrice des animaux tel qu'exigé par le règlement municipal de sa ville ou municipalité.
Pour un chien d'assistance, un chien-guide ou un chien en formation (longue durée), le gardien de l'animal doit préalablement faire les démarches requises auprès du Service des ressources humaines. Par la suite, après l’analyse de son dossier et acceptation de sa demande, l'employé doit remplir le formulaire circulation avec un animal (employé longue durée). Le gardien de l'animal doit avoir une copie de cette autorisation ainsi que les pièces justificatives de son animal sur sa personne en tout temps.