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Office 3653 Préparer une demande et entamer les démarches
Marche à suivre pour le dépôt d'une demande de subvention
L'une des principales missions du Décanat de la recherche et de la création (DRC) est de soutenir les chercheurs dans leurs démarches pour obtenir du financement. Ils peuvent vous aider à choisir le concours le plus pertinent, vérifier votre admissibilité et vous aider à préparer une demande qui répond bien aux attentes des comités d'évaluation des organismes subventionnaires. Ils peuvent aussi vous aider à trouver l'information nécessaire à la préparation du budget de votre demande. Communiquez avec l'équipe pour obtenir de l'information sur les programmes, le cheminement et les dates limites, et pour un accompagnement dans la révision des demandes.
Avant de rédiger votre demande
- Communiquer avec le conseiller responsable de votre secteur pour lui faire part de votre intention de présenter une ou plusieurs demandes de subvention;
- Consulter la section « Une demande gagnante »;
- Lire attentivement la version la plus récente des directives du programme de subvention qui vous intéresse;
- Prévoir, avec le conseiller en développement de la recherche et le doyen du DRC, les aménagements de locaux qui seront nécessaires si la subvention est accordée.
Étapes de la rédaction
- Faire la mise à jour de votre curriculum vitae;
- Rassembler les pièces justificatives et les autres documents requis;
- Rédiger votre demande et la soumettre à un mentor ou à des collègues;
- Réviser votre demande en tenant compte des suggestions de votre mentor ou de vos collègues;
- Soumettre votre demande au DRC;
- Obtenir toutes les signatures requises (cochercheurs, directeur de département, doyen de la recherche et de la création, vice-recteur de la recherche et du développement);
- Réviser votre demande en tenant compte des suggestions du DRC.
Après la rédaction de votre demande
- Remettre votre demande et les pièces justificatives au conseiller responsable de votre secteur avant la date limite fixée par le DRC;
- Si nécessaire, consulter les conseillers en développement de la recherche pour connaître la marche à suivre afin d'obtenir les certifications éthiques dont vous avez besoin.
Une demande gagnante
Préparer votre demande au moins trois mois avant la date limite
Commencez à préparer votre demande au moins trois mois avant la date limite fixée par le DRC.
Les chercheurs qui réussissent le mieux aux concours de subvention sont également ceux qui consacrent le plus de temps à la préparation de leurs demandes. Il ne faut pas oublier que les évaluateurs vont comparer votre demande à celle de ces chercheurs. Dans les circonstances, ils n'ont généralement aucun mal à identifier les demandes rédigées à la dernière minute.
Avoir une demande originale
Assurez-vous d'avoir une demande originale.
Vous ne devez en aucun cas présenter deux demandes pour le même projet de recherche. Les organismes subventionnaires s'échangent de l'information pour empêcher le dédoublement du financement. Il est aussi très important d'éviter les incohérences, qui surviennent souvent lorsque des textes de diverses provenances sont repris sans que l'on procède à un travail d'uniformisation.
Faire relire votre demande
Faites relire votre demande par au moins un de vos collègues.
Les évaluateurs accordent une grande importance aux aspects scientifiques de votre projet de recherche. Généralement, les seules personnes qui ont des connaissances disciplinaires suffisantes pour vous faire des commentaires sur ces aspects sont vos collègues de travail. La relecture par plusieurs collègues réduit donc grandement les risques que vos évaluateurs identifient des lacunes sur le plan scientifique.
Rendre la lecture de votre projet intéressante
Accordez-vous du temps pour rendre la lecture de votre projet intéressante.
Les évaluateurs doivent lire plusieurs demandes en peu de temps et ils ne sont pas nécessairement des spécialistes de votre domaine d'expertise. Vous devez être clair, éviter d'utiliser un jargon de spécialistes ou de nombreux acronymes non expliqués, éliminer les imprécisions ou les fautes, utiliser les majuscules, le caractère gras, le souligné et l'italique et aérer le texte pour en faciliter la lecture. Le ton doit être affirmatif et convaincant.
Relire soigneusement les objectifs du programme
Relisez soigneusement les objectifs du programme de subvention après chacune des étapes de votre préparation.
Il ne faut pas oublier de répondre adéquatement aux questions et sous-questions qui sont posées dans les instructions ou le guide du programme. Vous devez revoir ces instructions en cours de rédaction pour vous assurer que vous n'avez rien omis. Répondez aux questions dans l'ordre : autrement, les évaluateurs risquent de chercher les réponses et cela augmente la difficulté à bien évaluer votre demande.
Éviter d'écrire des banalités
Évitez d'écrire des banalités.
Les évaluateurs examinent plusieurs demandes et voient d'un seul coup d'œil ce qui peut être considéré comme des banalités.
- Plutôt que d'affirmer être le premier à poser cette question de recherche, faites une bonne revue de la littérature et situez votre question.
- Plutôt que d'affirmer que vous allez former du personnel hautement qualifié, expliquez en quoi le travail des étudiants leur permettra d'acquérir des connaissances et une expertise qu'ils n'auraient pas autrement.
- Plutôt que de répéter les informations contenues dans les CV des cochercheurs, faites ressortir les forces de chacun et les raisons qui justifient leur intégration au sein de l'équipe.
- Plutôt que d'écrire que vous allez publier un ou deux articles, présentez les revues qui seront visées et expliquez votre choix.
Présenter une méthodologie suffisamment élaborée
Présentez une méthodologie suffisamment élaborée.
Votre demande doit être compréhensible pour des collègues qui ne connaissent pas votre champ d'études, mais elle doit aussi répondre aux exigences des spécialistes. Ces derniers scruteront votre méthodologie; ils doivent y trouver assez d'information pour être rassurés sur votre capacité de mener à terme le projet de recherche.
Présenter un budget réaliste et une bonne justification
Présentez un budget réaliste et une bonne justification.
Le budget doit être adapté aux besoins de la recherche et bien justifié. Une bonne justification est plus qu'une description du budget en mots : on doit y trouver les raisons pour lesquelles vous avez besoin de tel ou tel logiciel, quelle est la nature du travail confié aux étudiants, de même que les conditions de travail (nombre d'heures, taux horaire, etc.).
Soignez la présentation générale de votre demande
Soignez la présentation générale de votre demande.
- Suivez à la lettre les directives de l'organisme subventionnaire concernant le nombre de pages, la taille des caractères, la police, les marges, etc.);
- Si vous utilisez des abréviations, définissez-les lors de la première utilisation et gardez-les pour la suite de la demande;
- Ajoutez des titres, sous-titres, numérotation ou puces afin de faciliter la lecture;
- Identifiez clairement chacune des sections;
- Utilisez des figures, tableaux, diagrammes s'ils sont pertinents et permis;
- Faites relire la version finale pour correction des erreurs typographiques et grammaticales.
Dates limites à respecter
Toutes les demandes de subvention externe doivent recevoir l'approbation du DRC avant d'être expédiées aux organismes subventionnaires. Les grands organismes - CRSNG, CRSH, IRSC, FRQSC, FRQNT, FRQS - ont établi un processus d'approbation électronique des demandes de subvention. Les professeurs doivent néanmoins aviser le DRC de leur intention de déposer une demande de subvention et respecter les dates limites internes. Le respect de ces dates est important puisque les organismes demandent au personnel du DRC de :
- valider l'admissibilité des demandeurs et des projets de recherche;
- valider les engagements de l'Université;
- vérifier l'admissibilité des dépenses;
- s'assurer que les CV et les autres documents exigés sont joints à la demande;
- s'assurer que les règles de présentation ont été respectées.
De plus, les conseillers en développement de la recherche doivent parfois obtenir les signatures des responsables de l'Université ou rédiger une lettre d'appui. Ils peuvent aussi vous faire part de suggestions et de commentaires visant à améliorer la qualité de la proposition de recherche et permettant d'augmenter vos chances de succès.
Nous vous demandons donc de remettre votre demande de subvention à l'agent responsable de votre secteur au moins 14 jours ouvrables avant la date limite fixée par l'organisme. Ces échéances internes doivent être respectées en raison du volume des demandes qui doivent être traitées par le DRC avant les échéances des organismes externes.
N.B. Le DRC demande aux chercheurs de soumettre leur demande finale sur le portail des organismes au moins 48 h ouvrables avant la date limite fixée par l'organisme subventionnaire. Dans le cas où un professeur déposerait sa demande moins de 48 h ouvrables avant cette date, le DRC ne peut s'engager à la transmettre.
Préparation du budget
Pour préparer un budget de qualité, il est primordial de s'assurer qu'il soit réaliste. Il est très important de suivre les lignes directrices de l'organisme subventionnaire (dont l'admissibilité de chacune des catégories de dépenses). Vous devez justifier de façon adéquate chacun des items en fonction des objectifs de la recherche et bien indiquer, pour chacune des catégories budgétaires, comment le total a été obtenu. Pour faciliter la lecture de justification du budget, nous vous suggérons de reprendre les postes budgétaires tels que présentés dans le formulaire de demande.
Il ne faut pas oublier d'inclure au budget les taxes, les avantages sociaux, les frais de transport, de douane, d'installation d'équipement majeur, de garantie prolongée et, le cas échéant, les frais indirects de la recherche.
Frais indirects
Les frais indirects de la recherche sont les frais liés à l’utilisation des services, des espaces et des équipements de l'UQTR dans le cadre d’un projet de recherche. Ces frais sont perçus par le Service des finances sur tous les financements en espèces qu’une chercheuse ou un chercheur reçoit de la part d’un organisme du secteur privé, public ou sans but lucratif pour la réalisation d’un projet de recherche, sauf pour certains financements exemptés en vertu de la Directive sur les frais indirects de la recherche. En conséquence, ces frais indirects de la recherche doivent être prévus dans le budget d’un projet de recherche dans le cadre d’une demande de financement auprès d’un organisme, soit l’UQTR, la Fondation de l’UQTR et les organismes subventionnaires du gouvernement du Canada (CRSH, CRSNG, IRSC et FCI). Pour ces derniers organismes, le gouvernement fédéral paie aux universités les frais indirects de la recherche associés aux subventions accordés par ceux-ci..
Afin de connaître les taux applicables selon le type de financement et l’organisme de financement concernés, nous vous invitons à consulter la Directive sur les frais indirects de la recherche. Pour plus d’informations ou pour faire valider votre budget à ce chapitre, veuillez communiquer avec le Service des partenariats et du soutien à l’innovation à l’adresse spsi.recherche@uqtr.ca.
Congrès et colloques
Veuillez consulter le document : Politique de frais de services institutionnels (PDF)(nouvelle fenêtre).
Coût des dégagements et libérations et autres ressources humaines
Pour bien préparer vos demandes de subvention, vous trouverez dans le tableau ci-dessous le coût des dégagements et des libérations à l'UQTR.
| Année | Coût total |
|---|---|
| 2024-2025 | 13 328,00 $ |
Voici une approximation de coût pour d'autres ressources humaines.
Rémunération des étudiants et du personnel professionnel
Le tableau ci-dessous présente une estimation du salaire des étudiants et du personnel professionnel jusqu'aux années 2028-2029. Cette estimation vise à aider les professeurs à préparer le budget de leurs demandes de subvention. Les taux horaires inscrits dans le tableau sont sujets à révision.
Étudiants
| 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | 2027-2028 | 2028-2029 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Assistant de recherche 1er cycle | 21,56 $ | 21,94 $ | 22,32 $ | 22,70 $ | 23,11 $ |
| Assistant de recherche 2e cycle | 26,48 $ | 26,94 $ | 27,41 $ | 27,89 $ | 28,37 $ |
| Assistant de recherche 3e cycle | 29,59 $ | 30,09 $ | 30,61 $ | 31,12 $ | 31,66 $ |
| Étudiant - tâches non spécialisées (tous les cycles) | 21,56 $ | 21,93 $ | 22,31 $ | 22,69 $ | 23,07 $ |
* Les données ont été mises à jour le 2 mars 2022.
** Les indemnités de vacances (8 %), les indemnités pour compenser l'absence d'assurances collectives (3 %), les indemnités tenant lieu de jours fériés (5 %) et les avantages sociaux (12 %) sont inclus dans le tableau.
*** Exemples de tâches non spécialisées : surveillance d'examen, EIF, etc.
Personnel professionnel
| Échelon | 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | 2027-2028 | 2028-2029 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Échelle 1 | 1 | 73 628 $ | 75 690 $ | 77 809 $ | 79 988 $ | 82 227,44 $ |
| 7 | 105 395 $ | 108 346 $ | 111 379 $ | 114 498 $ | 117 703,87 $ | |
| 14 | 133 423 $ | 137 159 $ | 140 999 $ | 144 947 $ | 149 005,64 $ | |
| Échelle 2 (Maintien) | 1 | 72 075 $ | 74 093 $ | 76 168 $ | 78 301 $ | 80 492,99 $ |
| 7 | 103 173 $ | 106 062 $ | 109 032 $ | 112 084 $ | 115 222,78 $ | |
| 14 | 130 613 $ | 134 270 $ | 138 030 $ | 141 895 $ | 145 867,83 $ | |
| Échelle 2 | 1 | 71 776 $ | 73 786 $ | 75 852 $ | 77 976 $ | 80 159,18 $ |
| 7 | 102 741 $ | 105 618 $ | 108 575 $ | 111 615 $ | 114 740,46 $ | |
| 14 | 130 068 $ | 133 710 $ | 137 454 $ | 141 302 $ | 145 258,80 $ | |
| Échelle 3 | 1 | 70 299 $ | 72 267 $ | 74 291 $ | 76 371 $ | 78 509,21 $ |
| 7 | 100 627 $ | 103 444 $ | 106 341 $ | 109 318 $ | 112 379,27 $ | |
| 14 | 127 391 $ | 130 95 $ | 134 625 $ | 138 394 $ | 142 269,50 $ |
*Les chiffres sont basés sur la convention collective du personnel professionnel 2019-2024. Pour les années suivant la fin de la convention collective, un taux de 2,8% d'augmentation annuelle a été appliqué.
** Les avantages sociaux de 22% sont inclus dans les montants du tableau.
*** Pour une meilleure visibilité, seuls les échelons 1, 7 et 14 ont été indiqués.
Liens à consulter (nouvelle fenêtre)
- IRSC : Guide à l'intention des nouveaux chercheurs principaux(nouvelle fenêtre)
- National Science Foundation : A Guide for Proposal Writing(nouvelle fenêtre)
- Jacob Kraicer : The Art of Grantsmanship (PDF) (nouvelle fenêtre)
- National Institutes of Health : Grant Writing Tips Sheets(nouvelle fenêtre)
- C.V. commun canadien(nouvelle fenêtre)
- C.V. électronique du CRSH(nouvelle fenêtre)
- C.V. électronique du CRSNG(nouvelle fenêtre)
Intégrité et conduite responsable
