Après les démarches de création d'un OSBL et l'élaboration des règlements généraux, les administrateurs provisoires doivent convoquer la première assemblée générale des membres, aussi nommée assemblée de fondation. Cette fiche présente en quoi consiste cette forme d'assemblée.
L'assemblée de fondation
L'avis de convocation
Dans un OSBL, ce sont les règlements généraux qui déterminent les procédures de convocation aux assemblées. Mais comme ces règlements n'ont pas encore été adoptés par les membres de l'organisme, les administrateurs provisoires doivent envoyer un avis de convocation à toute personne susceptible d'être intéressée par l'organisme.
Il est important de prévoir une période d'inscription avant la tenue de l'assemblée. Les personnes qui veulent devenir membres de l'organisme devront signer un formulaire d'adhésion et payer le montant de la cotisation annuelle avant l'assemblée de fondation. Seuls les membres ont droit de vote à l'assemblée de fondation.
L'assemblée de fondation proprement dite
Cette assemblée regroupe tous les membres de l'organisme. On leur présentera d'abord la raison d'être de l'organisme, les objectifs poursuivis et les règlements généraux.
Voici les sujets qui doivent se retrouver dans l'ordre du jour de cette assemblée :
- Élection d'un président et d'un secrétaire d'assemblée
Les personnes éligibles peuvent être membres de l'organisme ou non.
- Lecture et ratification des règlements généraux
Les règlements généraux doivent être acceptés par la majorité des membres présents.
- Lecture et ratification du règlement d'emprunt
Selon la Loi sur les compagnies, le règlement d'emprunt requiert l'approbation de la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée.
- Lecture et ratification du règlement relatif à la formation d'un comité exécutif
Selon la Loi sur les compagnies, ce règlement doit être approuvé par la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée.
- Nomination d'un président et d'un secrétaire d'élection
Les personnes éligibles peuvent être membres de l'organisme ou non. Il est préférable de les choisir à l'extérieur.
- Élection des administrateurs
Tous les résultats des votes et toutes les résolutions découlant de l'ordre du jour doivent être consignés au procès-verbal. À partir de ce moment, l'organisme à but non lucratif a un nom, des membres, une assemblée générale, un conseil d'administration et des règles de fonctionnement.
Référence
Legros, M., Guide des premières assemblées d'une personne morale sans but lucratif, Regroupement Loisir et Sport du Québec, 2010.