1. Comment modifier les règlements généraux
Pour modifier ou révoquer (supprimer) un règlement (ou un article des règlements généraux), il faut un autre règlement. La modification ou la révocation est d’abord adoptée par le conseil d’administration (CA), qui doit la soumettre à une assemblée générale extraordinaire ou à l’assemblée générale annuelle (Martel, 2011, 313-11).
Selon les dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification des règlements généraux doit être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents ayant droit de vote lors de l’assemblée générale annuelle ou d’une assemblée générale extraordinaire (ou spéciale) de l’organisation.
Les articles ou paragraphes portant sur le nom, l’emplacement du siège social, les objectifs, les objets, les pouvoirs et le nombre d’administrateurs doivent être soumis obligatoirement à une assemblée générale extraordinaire, tandis que les autres articles peuvent être ratifiés à l’assemblée générale annuelle.
Si l’abrogation ou la modification est rejetée ou n’est pas ratifiée à ladite assemblée, elle cessera, mais à partir de ce jour seulement, d’être en vigueur.
Même si ce n’est pas obligatoire, il est recommandé que le texte de toute modification des lettres patentes ou des règlements de l’organisme soit expédié aux membres avec l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle il sera soumis pour ratification. Par ailleurs, il est obligatoire de joindre à l’avis de convocation la liste des points qui seront traités.
2. Comment modifier l’acte constitutif (lettres patentes)
Si les modifications des règlements généraux concernent certains éléments des lettres patentes (par exemple, le nom de l’organisation, l’adresse du siège social, le nombre d’administrateurs, les biens immobiliers ou les revenus en provenant, les pouvoirs et objets), il faudra faire une demande de lettres patentes supplémentaires.
La demande de lettres patentes supplémentaires doit :
- avoir été approuvée par les administrateurs de l’organisation;
- avoir été approuvée par au moins les deux tiers des membres présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.
La demande doit être présentée au Registraire des entreprises dans les six mois suivant la tenue de l'assemblée extraordinaire. La résolution doit mentionner les changements que la personne morale (organisation) désire apporter à ses lettres patentes initiales et une « affirmation solennelle » (voir note) doit être signée par l'un des requérants.
Le Registraire des entreprises déposera les lettres patentes supplémentaires au Registre des entreprises, puis en enverra une copie à la personne morale. L’émission des lettres patentes supplémentaires a pour effet de mettre en application les modifications aux lettres patentes initiales.
Note. Une affirmation solennelle est une déclaration, orale ou écrite, par laquelle une personne atteste, en invoquant ou non un objet sacré, la véracité d'une déclaration ou s'engage à se comporter d'une certaine manière. On emploie souvent le terme « affidavit », mais c’est un emprunt à l’anglais qu’il vaut mieux éviter.