1. Le contenu général et la fonction des règlements généraux
Les règlements généraux constituent « les règles du jeu » ou « la loi cadre » de la corporation. Ils définissent les responsabilités et les pouvoirs des membres et des instances décisionnelles, et fixent les règles à suivre dans certaines circonstances.
Au minimum, ils situent le lieu du siège social de la corporation, définissent ce que sont les membres, les assemblées des membres, le conseil d’administration, les règles de nomination et de destitution des membres, des administrateurs et des dirigeants. Ils encadrent les dispositions financières et la façon de modifier ces mêmes règlements. Ils peuvent, en outre, contenir toute disposition qui est jugée utile pour encadrer le fonctionnement de la corporation.
On prendra note que le choix et la formulation finale des éléments qui composent les règlements généraux appartiennent à chacune des corporations et doivent refléter le contexte et les valeurs dans lequel évolue chacun, tout en respectant la Loi des compagnies et les autres lois.
Cette fiche présente diverses options aux administrateurs. D’autres fiches présentent, plus en détail, certains des éléments comme le conseil d’administration (CA) et le comité exécutif.
2. Les formules courte et longue de règlements généraux
Selon la complexité des activités de l’organisation, on peut opter pour une formule courte ou longue. Dans le premier cas, on se limite à définir les éléments de base, alors que dans la formule longue on ajoute ou précise des règles ou des procédures. Par exemple, on peut intégrer aux règlements un code de déontologie, des procédures d’appel en cas de renvoi d’un membre ou un pourcentage de membres nécessaire pour atteindre le quorum à l’assemblée générale, c’est-à-dire le nombre nécessaire pour tenir cette assemblée.
3. Le contenu
3.1 Les membres : les règlements généraux définissent qui sont ou peuvent être les membres de l’organisation.
3.1.1 Les types de membres possibles :
- Les membres actifs sont des individus qui votent et peuvent occuper des fonctions dans l’organisation. Ce sont souvent des résidents sur le territoire de l’organisation ou encore des usagers des services qu’offre l’organisation, ou toute autre personne correspondant aux caractéristiques définies par les règlements généraux.
- Les membres associés sont généralement des organisations qui peuvent désigner une personne à titre de membre actif et correspondent aux caractéristiques définies par les règlements généraux.
- Les membres honoraires peuvent participer aux assemblées, mais n’ont pas droit de vote.
3.1.2 Nominations : comment se font-elles ?
3.1.3 Suspension ou renvoi : dans quelles circonstances, pour quelle durée?
-
C’est toujours une prérogative du conseil d’administration, qui doit intervenir lorsqu’un membre est en conflit d’intérêts, ne respecte pas les règlements, ne partage plus les buts de la corporation ou ne paie pas sa cotisation.
3.1.4 Retrait : comment un membre peut-il se retirer?
3.1.5 Cotisation
3.2 Les assemblées
Les règlements généraux définissent la composition, le quorum, le mode de scrutin, les modalités de convocation, le nombre annuel minimal, la date des assemblées du conseil d’administration et de l’assemblée générale, et le mode de présidence de leurs réunions. Plus précisément, pour les assemblées (conseil d’administration, comité exécutif, assemblée générale), ils définissent les responsabilités, les pouvoirs, la composition, le quorum et le processus de choix des membres.
Note. Pour chacune des instances, on trouvera au moins une fiche sur le présent portail.
Conseil d’administration
3.2.1 Combien d’administrateurs? D’où viennent-ils?
- Au minimum trois, généralement sept, ou tout autre nombre précisé dans les règlements. Peut varier selon la composition de l’assemblée générale (ex. : on peut tenir compte de l’origine des membres, des groupes représentés, des âges, des sexes, etc.).
- Idéalement un nombre impair pour éviter l’égalité des votes lors de prises de décision.
3.2.2 Comment les élit-on?
- Dans les organismes de proximité, l’assemblée générale annuelle élit les administrateurs.
- Le CA peut coopter des personnes pour leurs qualités personnelles ou professionnelles (dans ce cas, il s’agit d’administrateurs non élus).
- Le processus électoral est décrit dans les règlements généraux.
3.2.3 Quelle est la durée de leur mandat, est-il renouvelable?
3.2.4 Quels postes de dirigeants sont nécessaires?
- Les dirigeants sont habituellement le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, ainsi que tout autre administrateur (ex. : responsable des bénévoles) dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du CA. Une même personne peut cumuler plusieurs postes de dirigeant.
Note. On emploie souvent le mot « officiers » pour désigner les dirigeants. Or, c’est un calque de l’anglais à éviter. De même, les membres du CA qui ne sont pas des dirigeants ne devraient pas être identifiés comme des « directeurs », mais bien comme des administrateurs.
3.2.5 Comment les dirigeants sont-ils élus?
3.2.6 Comment comble-t-on une vacance en cas de démission ou de renvoi d’un administrateur?
3.2.7 Quelles sont les responsabilités de chacun des dirigeants?
3.2.8 Quorum, vote, convocation, lieu et règles des débats
- Les règlements précisent qui convoque le CA et dans quels délais. C’est généralement le secrétaire, à au moins deux jours d’avis, et la réunion a lieu au siège social ou en tout autre endroit désigné par le CA ou le président.
- Les règlements fixent le nombre de membres minimum nécessaires pour la tenue de la réunion (quorum). C’est souvent 50 % +1.
3.2.9 Remboursement et indemnités
Assemblée générale (annuelle ou extraordinaire)
3.2.10 Quel est le nombre minimal de rencontres?
3.2.11 Qui convoque ?
3.2.12 Les délais de convocation des réunions
3.2.13 Quorum
-
Les règlements fixent le nombre minimal de membres présents pour que la réunion soit valide.
-
À des fins de souplesse et d’efficacité, on peut fixer le quorum au nombre de membres présents ou encore à un nombre relativement bas.
3.2.14 Code de procédure pour encadrer les débats
-
La procédure s’applique notamment aux propositions, au droit de parole, à la demande de vote, aux points d’ordre et aux votes.
- Les règlements indiquent le code de procédure auquel on peut se référer au besoin; au Québec, le code Morin est la référence la plus utilisée (voir Références à la fin).
3.2.15 Règles de vote selon les cas
- Généralement à la majorité (50 %+ 1) dans le cas des résolutions simples.
- Souvent les 2/3 ou les 3/4 pour l’adoption ou la modification des règlements généraux ou la destitution de membres ou d’administrateurs.
3.3 Dispositions financières
3.3.1 Début et fin de l’année ou de l’exercice financier
3.3.2 Mandat et procédure de nomination du vérificateur
3.3.3 Règles de gestion des effets bancaires
-
Par exemple, on indique comment on désignera les signataires des chèques. Ceux-ci sont souvent le trésorier, le président et le directeur général, le cas échéant.
3.4 Autres dispositions
Les règlements généraux indiquent :