Quels sont les livres que doit tenir un OSBL ?
Les organismes sans but lucratif (OSBL) doivent tenir deux catégories de livres : le livre des comptes, le livre des actes de la corporation.
Ces livres sont obligatoires parce qu’on y consigne les décisions de la corporation personne morale et qu’ils en constituent la preuve légale.
Selon le Registraire des entreprises du Québec, « toute entreprise immatriculée au registre des entreprises doit chaque année mettre à jour les renseignements la concernant en produisant une déclaration de mise à jour annuelle durant la période prévue à cet effet. Cette obligation prend effet à compter de l'année suivant l’année de l’immatriculation de l’entreprise. » (Voir Déclaration de mise à jour annuelle sur le site du Registraire des entreprises, référence à la fin de cette fiche)
Les livres à tenir et à conserver
Le livre des comptes (appelé aussi grand livre) présente les revenus et les dépenses de l’organisme. Cela comprend la date, la nature et le montant de toutes les transactions. Particulièrement, on y trouve consignés les numéros des chèques et les numéros des factures au chapitre des dépenses. Toutes les pièces afférentes (chèques, factures, reçus) doivent être conservées.
Les rapports budgétaires font état de l’état des revenus et dépenses en fonction du budget de l’organisme
(voir l’exemple plus bas).
Ces livres doivent être tenus de façon à assurer une saine gestion de l’organisme. La plupart des règlements généraux stipulent que le trésorier « tient un relevé précis de l’actif, et du passif ainsi que des recettes et des déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. » (Martel, 2011, formule F-10, p. 305-8)
Le livre des actes de la corporation
Le livre des actes de la corporation contient entre autres les règlements de la corporation, les procès-verbaux ou comptes-rendus des assemblées, le registre des dirigeants, administrateurs et membres, ainsi que les contrats, protocoles et ententes avec des tiers. Cette liste n’est pas exhaustive, mais on pourrait dire, pour résumer, que ce livre contient tout ce qui concerne l’organisation et la gestion corporative de l’organisme.
Les règlements généraux stipulent généralement que c’est le secrétaire qui a la garde de ce registre.
Conséquences pour le gestionnaire
Tout gestionnaire de la corporation est responsable de la « personne morale » que constitue un organisme incorporé.
Cette responsabilité vous oblige à consigner les actes de la corporation pour en assurer la crédibilité, la légitimité et la légalité auprès de vos membres, du législateur et des tierces parties qui transigent avec votre organisme.
Ces livres vous protègent parce qu’ils témoignent des décisions et des actes de la corporation, personne morale distincte des administrateurs sur le plan légal, lesquels ne peuvent être tenus personnellement responsables des décisions de la corporation.
Exemple de rapport budgétaire au CA
Liste des poste budgétaires Budget Réel Écart en %
Revenus
Cotisation des membres
Inscription aux activités
Contrats de service
Subventions des gouvernements
Intérêts sur placements
Projets spéciaux
Dons
Autres
Dépenses: fonctionnement
Personnel : salaires
Personnel : avantages sociaux
Assurances
Taxes (TPS/TVQ, foncières, douanes)
Intérêts sur emprunt
Chauffage et électricité
Communication (internet, téléphone, poste, publicité)
Frais de bureau (papeterie, encre, crayon, etc.)
Imprimerie
Matériel périssable (ballons, bâtons, etc.)
Frais de déplacements, séjours, réceptions
Entretien et réparation
Formation et congrès
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