Quels sont les livres que doit tenir un OSBL ?

Les organismes sans but lucratif (OSBL) doivent tenir deux catégories de livres : le livre des comptes, le livre des actes de la corporation.

 

Ces livres sont obligatoires parce qu’on y consigne les décisions de la corporation personne morale et qu’ils en constituent la  preuve légale.

 

Selon le Registraire des entreprises du Québec, « toute entreprise immatriculée au registre des entreprises doit chaque année mettre à jour les renseignements la concernant en produisant une déclaration de mise à jour annuelle durant la période prévue à cet effet. Cette obligation prend effet à compter de l'année suivant l’année de l’immatriculation de l’entreprise. » (Voir Déclaration de mise à jour annuelle sur le site du Registraire des entreprises, référence à la fin de cette fiche)

 

Les livres à tenir et à conserver

Le livre des comptes (appelé aussi grand livre) présente les revenus et les dépenses de l’organisme. Cela comprend la date, la nature et le montant de toutes les transactions. Particulièrement, on y trouve consignés les numéros des chèques et les numéros des factures au chapitre des dépenses. Toutes les pièces afférentes (chèques, factures, reçus) doivent être conservées.

Les rapports budgétaires font état de l’état des revenus et dépenses en fonction du budget de l’organisme

(voir l’exemple plus bas).

Ces livres doivent être tenus de façon à assurer une saine gestion de l’organisme. La plupart des règlements généraux stipulent que le trésorier « tient un relevé précis de l’actif, et du passif ainsi que des recettes et des déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. » (Martel, 2011, formule F-10, p. 305-8)

Le livre des actes de la corporation

Le livre des actes de la corporation contient entre autres les règlements de la corporation, les procès-verbaux ou comptes-rendus des assemblées, le registre des dirigeants, administrateurs et membres, ainsi que les contrats, protocoles et ententes avec des tiers. Cette liste n’est pas exhaustive, mais on pourrait dire, pour résumer, que ce livre contient tout ce qui concerne l’organisation et la gestion corporative de l’organisme.

Les règlements généraux stipulent généralement que c’est le secrétaire qui a la garde de ce registre.

Conséquences pour le gestionnaire

Tout gestionnaire de la corporation est responsable de la « personne morale » que constitue un organisme incorporé. 

Cette responsabilité vous oblige à consigner les actes de la corporation pour en assurer la crédibilité, la légitimité et la légalité auprès de vos membres, du législateur et des tierces parties qui transigent avec votre organisme.

Ces livres vous protègent parce qu’ils témoignent des décisions et des actes de la corporation, personne morale distincte des administrateurs sur le plan légal, lesquels ne peuvent être tenus personnellement responsables des décisions de la corporation.

Exemple de rapport budgétaire au CA

 

Liste des poste budgétaires                                                                             Budget                    Réel            Écart en %

 

Revenus                                                                                                            

Cotisation des membres                                                                                                                                      

Inscription aux activités                                                                                                                                      

Contrats de service                                                                                                                                               

Subventions des gouvernements                                                                                                                       

Intérêts sur placements                                                                                                                                       

Projets spéciaux                                                                                                                                                    

Dons                                                                                                                                                                        

Autres                                                                                                                                                                      

                                                                                                                                                                                  

Dépenses: fonctionnement                                                                                                                             

Personnel : salaires                                                                                                                                              

Personnel : avantages sociaux                                                                                                                            

Assurances                                                                                                                                                             

Taxes (TPS/TVQ, foncières, douanes)                                                                                                             

Intérêts sur emprunt                                                                                                                                            

Chauffage et électricité                                                                                                                                         

Communication (internet, téléphone, poste, publicité)                                                                                

Frais de bureau (papeterie, encre, crayon, etc.)                                                                                             

Imprimerie                                                                                                                                                             

Matériel périssable (ballons, bâtons, etc.)                                                                                                      

Frais de déplacements, séjours, réceptions                                                                                                    

Entretien et réparation                                                                                                                                         

Formation et congrès       

Références

Sur le Web

Mise à jour des renseignements sur la corporation : Registraire des entreprises du Québec, http://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/modifier/mettre_a_jour/declaration_annuelle.aspx

Thème : ORGANISATIONS: Savoir gérer un organisme
Sous-thème :