Les obligations des administrateurs
La bonne gestion d’une organisation dépend directement de la qualité de ses administrateurs et de leur respect de quelques règles.
L’article 322 du Code civil du Québec stipule que « l’administrateur doit agir avec prudence et diligence. Il doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la personne morale. »
À ces devoirs, il faut ajouter ceux de toujours respecter les limites de ses pouvoirs et d’agir avant tout pour le bien de la personne morale qu’est la corporation.
Que signifient ces obligations ?
1. Agir personnellement dans les limites de ses pouvoirs
a) L’administrateur ne peut se faire représenter pour exercer ses fonctions. L’administrateur n’est pas le mandataire des membres mais de la corporation (Martel, 2011, 11-2). Cela veut dire que sa loyauté et ses choix s’exercent d’abord envers la personne morale qu’est la corporation, ses objectifs, ses orientations et ses programmes dûment adoptés par les instances.
b) L’administrateur doit respecter la loi, les règlements de la corporation et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés (art. 321 du Code civil du Québec). S’il amène la corporation à ne pas respecter la loi, il pourrait avoir à la dédommager pour les préjudices qu’elle aurait subis par sa faute.
c)Lorsque la corporation est financée par des fonds publics, ses administrateurs sont tenus de respecter les normes de gestion et de transparence établies par l’autorité publique qui fournit les fonds. (Martel, 2011, 11-4)
2. Diligence et prudence
La diligence est définie comme « soin attentif, appliqué; activité empressée dans l’exécution d’une chose ». Concrètement, cela signifie que les administrateurs doivent agir dès qu’ils sont informés d’une situation problématique. Par exemple, à la suite d’un rapport financier indiquant que le budget n’a pas été respecté ou à la suite d’un accident, les administrateurs doivent prendre les moyens pour redresser les finances ou pour empêcher qu’un accident ne se reproduise. Le défaut d’agir peut entraîner des poursuites pour négligence à l’encontre de la corporation.
3. Loyauté et honnêteté
Les administrateurs sont assujettis à une double série de devoirs d’honnêteté et de loyauté, ceux de mandataire et ceux d’administrateur de personne morale.
a) En tant qu’administrateur de personne morale, sa loyauté s’exerce envers la corporation. Il ne peut donc pas défendre les intérêts du groupe de membres qui l’a désigné, ni la majorité des membres qui l’ont élu, à moins que ce ne soit dans l’intérêt de la corporation.
b) Les administrateurs sont les mandataires de la corporation et non des membres ou d’autres groupes.
c) Les devoirs de loyauté et d’honnêteté des administrateurs leur commandent de résister à la tentation de se servir de leur pouvoir pour se procurer des avantages personnels ou en procurer à d’autres personnes ou groupes de personnes. Des décisions dans ce sens pourraient être annulées en vertu des articles 6, 7 et 1375 du Code civil du Québec.
4. Transparence
Qualité de ce qui laisse paraître la réalité tout entière, sans qu'elle ne soit altérée ou biaisée. Il n'est d'autre principe plus vertueux que la transparence de l'acte administratif par l'administrateur qui exerce un pouvoir au nom de celui de qui origine le pouvoir. Celui qui est investi d'un pouvoir doit rendre compte de ses actes.
Concrètement, les administrateurs doivent déclarer tout conflit d’intérêts lors des discussions au conseil d’administration et se retirer des débats et du vote. Cette situation pourrait se produire si, par exemple, un membre de la famille d’un administrateur postule pour un poste ou si un administrateur a des intérêts dans un commerce qui dépose une soumission. (Art. 325 du Code civil)
5. Continuité
Comportement des administrateurs qui permet à l'administration de la corporation de ne pas être interrompue dans le temps. La continuité implique l'obligation du mandataire de s'assurer de la passation de tous pouvoirs, livres et informations, et de tout ce qui est accessible à l’exercice du pouvoir lui ayant été confié.
6. Efficience
Qualité qui allie les caractères d'efficacité, c'est-à-dire l'atteinte des résultats, et d'économie des ressources dans l'acte administratif. L'administrateur est efficient s'il obtient un rendement optimal tout en maintenant une utilisation minimale des ressources.
7. Équilibre
État de stabilité découlant de la juste proportion entre des forces et des idées opposées. L'harmonie est une résultante de l'équilibre et contribue à la saine gestion des organisations. L'administrateur manifeste son équilibre dans l’exercice de ses pouvoirs par le juste choix des moyens mis à sa disposition et des actes qu'il doit effectuer pour atteindre les objectifs ou les résultats anticipés.
8. Équité
Caractère de ce qui est fondamentalement juste. L’équité émane des principes de base qui doivent gouverner toute action qu'une personne entreprend ou commet. Ces principes impliquent et produisent des effets vis-à-vis d'autres personnes. Plusieurs applications sont enchâssées dans la Charte canadienne des droits et libertés, dans la Loi canadienne sur les droits de la personne et dans la Charte québécoise des droits et libertés de la personne. Elles doivent servir de règles de conduite à tout administrateur à l'égard d'autrui dans toute circonstance afin d'assurer une qualité de saine gestion dans l'organisation.