Qu’est-ce qu’une petite caisse?
Il est habituellement recommandé de tout payer par chèques. Par contre, les chèques ne sont pas très pratiques pour des petits achats tels que du savon, du papier, des stylos et autres articles. La petite caisse vient alors à votre rescousse dans ce type de situation.
La petite caisse est en fait une boîte contenant une somme d'argent liquide pour payer les petites dépenses quotidiennes. Elle doit toujours rester en lieu sûr et être verrouillée si possible.
Qui est responsable?
Pour démarrer une petite caisse, vous devez nommer un ou deux responsables, provenant par exemple du comité des finances, et émettre un chèque à l'ordre de « renflouement de la petite caisse » d’un montant que vous voulez y garder.
Comment établir le montant au départ?
Pour établir le montant de départ d’une petite caisse, vous pouvez relever les dépenses que vous avez effectuées au cours des derniers mois et qu’il aurait été plus facile de payer comptant (en espèces) que par chèques. À titre d’exemple, si vous voulez débuter avec 100 dollars, un des responsables ira changer un chèque de 100 $ à la banque ou à la caisse et déposera l'argent comptant dans une petite boîte.
Quels contrôles mettre en place?
Chaque fois que quelqu'un veut effectuer un achat, le responsable doit inscrire certaines informations dans le registre de petite caisse. Si ce responsable n'est pas disponible, la personne peut faire l'achat avec son argent personnel et se faire rembourser par la suite. L'important est de TOUJOURS GARDER LA FACTURE comme preuve d'achat. On doit joindre cette dernière au registre comme preuve d'achat. Identifier les pièces justificatives (reçus) par le numéro qu'on retrouve sur la ligne correspondant à la dépense dans le registre peut simplifier la vie du responsable.
Lorsque la petite caisse ne contient plus assez d'argent, on additionne les factures et on émet un chèque équivalant à cette somme. Ainsi, la petite caisse contiendra à nouveau 100 $. Le principe est simple : en additionnant toutes les factures et l’argent qui reste dans la caisse, le total devrait toujours être égal à 100 $.
Note importante
Chaque fois que l'on émet un chèque pour la petite caisse, on doit l'inscrire dans le GRAND-LIVRE à « Petite caisse, entrée » et « Banque, sortie ».
Les responsables de la petite caisse doivent inscrire toutes les dépenses dans le GRAND-LIVRE au moins une fois par semaine, et avant la fin du mois dans « Petite caisse, sortie » et « Dépenses, entrée ».
Il est également important d'indiquer dans le registre de petite caisse les informations déjà entrées dans le GRAND-LIVRE pour éliminer les possibilités d'erreur.