Comment effectuer l'émission et le traitement des chèques?
Cette fiche montre comment effectuer l’émission et le traitement des chèques. On y présente un exemple de chèque et de talon de chèque.
Les règles à suivre
Pour la gestion quotidienne de votre organisation, vous avez à émettre des chèques, que ce soit pour payer des salaires, un compte de téléphone ou toute autre dépense. Sauf quelques petites exceptions (achats avec l'argent de la petite caisse), tout devrait être payé par chèque.
Il faut savoir que toute émission de chèque doit être faite au nom de votre organisation et dans le respect des règles de cette organisation. À défaut, on pourrait parler de fraude.
Voici quelques règles d'or dans l'art d'utiliser les chèques :
- Assurez-vous que les signataires sont autorisés par une résolution officielle du conseil d’administration (CA) et que votre institution bancaire possède un spécimen de leurs signatures.
- Dans tous les cas, le chèque doit porter la signature de plus d’une personne.
- Le CA peut fixer un montant maximum autorisé sans que les signataires mandatés n’obtiennent au préalable sa permission. En d’autres termes, le CA autorise une limite de dépense en deçà de laquelle toute dépense n’a pas à faire l’objet d’une résolution spécifique. Ce sont généralement les dirigeants (président, vice-président, trésorier, secrétaire ou directeur général) qui obtiennent ce mandat. Il peut arriver aussi que les responsables d’un projet particulier soient autorisés à signer des chèques.
- Assurez-vous de toujours avoir suffisamment de chèques à votre disposition, car lorsque vient le temps de payer les comptes d’une activité, le chéquier (ou carnet de chèques) subit souvent une cure d'amaigrissement instantanée.
- Utilisez seulement un chéquier à la fois. Lorsqu'un chéquier est terminé, assurez-vous que le prochain commence avec le numéro qui suit le dernier chèque émis. Si, par exemple, le dernier chèque d'un chéquier est le numéro 030, le premier chèque du prochain chéquier devrait porter le numéro 031. Vous éviterez ainsi d'avoir deux chèques portant le même numéro. Il est important que tous les chèques soient numérotés d'avance pour éviter les chèques frauduleux.
- Ne détruisez jamais un chèque ou son talon. Si une erreur s'est glissée, inscrivez simplement « annulé » sur le chèque et conservez-le avec les talons de chèque.
- Ne signez jamais de chèques à l'avance et jamais de chèques en blanc (sans montant inscrit).
Traitement des chèques
Chaque fois que vous émettez un chèque, vous devez l'inscrire deux fois dans le GRAND-LIVRE, dans les colonnes qui correspondent à la nature de la dépense : une fois comme « entrée » d’argent et l’autre comme « sortie » d’argent. À titre d’exemple, si vous payez quelqu’un pour un travail accompli, vous devez inscrire le montant du chèque dans la colonne « Entrée / Salaire » et l’autre dans la colonne « Sortie / Banque ».
La composition du chèque
Chaque feuille du chéquier comporte deux parties distinctes qui sont tout aussi importantes l'une que l'autre : le talon du chèque et le chèque comme tel. Le talon reste dans le chéquier après l'émission du chèque, ce qui permet de garder en mémoire les informations sur le chèque.
Voici une liste des renseignements qui devraient se retrouver sur chacune des parties d'un chèque :
Le chèque
- Date
- Nom de l’organisme et coordonnées
- Numéro du chèque
- Destinataire du chèque
- Montant du chèque en chiffres
- Montant du chèque en lettres
- Numéro du compte
- Signature de deux des trois signataires (désignés par le CA pour signer les chèques de l’organisme, dont l’un devrait être le trésorier et l’autre un autre membre du comité des finances).
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001
NOM DE L’ORGANISME :
DATE : / /
PAYEZ À L’ORDRE DE :
/ 100 DOLLARS $
POUR :
REPRÉSENTANT DE L’ORGANISME
0001 0023 00034 PAR :
ET :
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Le talon de chèque
- Solde réel en banque (pour savoir si on a assez d'argent pour émettre ce chèque). Pour trouver le solde réel, on additionne le montant total des dépôts qui ont été faits depuis l'émission du dernier chèque et le solde inscrit sur le dernier talon de chèque
- Numéro du chèque
- Nom de la personne à l’ordre de qui le chèque est fait
- Montant du chèque
- Nouveau solde en banque
- Raison du chèque
- Date d'émission du chèque
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001
DATE : / /
SOLDE REPORTÉ : $
À :
POUR :
MONTANT DE CE CHÈQUE : __ $
DÉPÔT : $
SOLDE : $
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Références
En bibliothèque
Regroupement québécois des coopérateurs et coopératrices du travail (1999), Coopérative Jeunesse de Services, Stage d’intégration des coopérants et Démarrage CJS, 85 pages.
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