L’ordre du jour fournit le cadre qui permet de structurer et de mener une réunion rondement et efficacement. Il s’agit d’un plan, étape par étape, des sujets à traiter à la réunion, pour lesquels il y aura des échanges d’informations, des discussions et des prises de décision. C’est lors de ces réunions que les décisions prises deviennent légales, engageant l’organisation comme entité juridique.
Un bon ordre du jour facilite le déroulement des réunions :
- Il renseigne sur les réalisations et les priorités.
- Il garantit que tous les points, événements et projets qui y figurent seront portés à l’attention de tous.
- Il permet de se concentrer sur un sujet à la fois sans s’en écarter.
- Il fait en sorte que le temps des participants soit utilisé à bon escient.
Sources des points à l’ordre du jour
Les sujets à l’ordre du jour proviennent de différentes sources : compte-rendu ou procès-verbal de la réunion précédente, correspondance, plan d’action annuel de l’organisme et éléments d’information recueillis par les présidents de comité et les dirigeants. Il est important de préciser que l’ordre du jour demeure modifiable tant qu’il n’a pas été adopté par le CA à la réunion même.
Trois parties distinctes
L’ordre du jour est généralement composé de trois parties distinctes : (1) l'ouverture de la réunion, (2) les points faisant l’objet de la réunion et (3) la clôture de la réunion.
1. Points d’ouverture statutaires
Ce sont les étapes à franchir avant d'aborder les questions propres à la réunion. Ce sont les points 1 à 4 indiqués dans la section suivante. Les sujets n’y sont abordés qu’à titre informatif. Ils n’appellent aucun débat, bien qu’ils puissent faire l’objet de questions d’éclaircissement.
2. Points « objets » de la réunion
Ce sont les points 5 à 8 de la section suivante. Les différents sujets qui font l’objet de la réunion y sont abordés. Vous accorderez une grande importance aux sujets inscrits à cette étape, puisque ceux-ci appellent des discussions, des analyses, des échanges et des décisions. Ces points exigent du temps et de la concentration chez les participants.
3. Points de clôture statutaires
C’est l’étape finale de la réunion qui comprend les sujets à traiter en dernier lieu. Ce sont les points 9 et 10 du modèle qui suit. Les sujets abordés y sont l’objet d’un partage de l’information.
Composition d’un ordre du jour
Habituellement, c’est au président ou au secrétaire que revient la préparation de l'ordre du jour d’une réunion.
Voici comment composer un ordre du jour qui facilite la tenue d’une réunion efficace :
1. Ouverture de la réunion
- Mot de bienvenue et énoncé par le président des objectifs ou des résultats attendus de la réunion.
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Les membres peuvent y apporter des modifications, ajoutant ou supprimant certains points, ou en modifiant la formulation.
3. Lecture et adoption du compte-rendu ou procès-verbal de la dernière réunion
- Si tous les membres sont d’accord et ont lu le procès-verbal, on peut se dispenser de sa lecture.
- Cette adoption rend les décisions exécutoires : elles deviennent des engagements de la corporation.
4. Affaires découlant de la dernière rencontre
- Généralement, à ce point, on s’interroge sur les suites données aux décisions et sur les développements survenus à propos de questions ayant été soumises à discussion ou ayant fait l’objet d’information.
5. Points de décision
- On insère ici tous les points pour lesquels il faut prendre des décisions. Ces points peuvent découler de propositions du comité exécutif, des dirigeants, des différents comités, des membres et des obligations issues des divers protocoles ou contrats avec des partenaires ou des fournisseurs (voir la fiche sur les décisions d’une corporation).
- Il est important de placer tôt dans la réunion les points de décision pour s’assurer d’avoir le temps de les traiter convenablement et d’éviter des délais indus dans les activités de l’organisation.
- Pour un complément d’information, vous pouvez consulter la fiche sur la façon de présenter une proposition pour décision.
6. Points de discussion
- On insère ici les points qui ne demandent pas de décision immédiate, mais qui invitent le CA à réfléchir ou débattre en vue d’une décision future. Ces points sont particulièrement utiles pour permettre aux membres de s’approprier une question et sont opportuns au moment d’élaborer des objectifs et de préparer un programme ou un plan d’action pour l’année à venir.
7. Points d’information
- C’est ici que le CA reçoit les rapports des groupes de travail ou des dirigeants de l’organisation, qu’il est informé du courrier reçu et des réponses faites aux demandes.
- Fréquemment, ces points prennent beaucoup de temps, notamment parce que les membres sont invités à présenter leurs commentaires. Pour se concentrer sur les informations importantes et éviter de « s’accrocher dans les fleurs du tapis », on peut déposer la liste des informations avant la réunion et n’aborder que celles sur lesquelles les membres tiennent à faire des commentaires.
8. Divers (varia)
- Les objets traités ici ont généralement été précisés au moment de l’adoption de l’ordre du jour.
- Selon la longueur de l’ordre du jour, on peut déclarer ce point « fermé » : on ne peut alors y ajouter d’autres sujets sans l’assentiment de la majorité des membres.
- À noter qu’on utilise souvent le terme « Varia », mais c’est une impropriété sur le plan linguistique. On lui préférera les termes « Divers », « Questions diverses », « Sujets divers » ou « Affaires diverses ».
9. Date, heure et lieu de la prochaine rencontre
- Il est plus facile de s’entendre avant la fin de la réunion sur ces coordonnées lorsque tous les membres sont présents.
- Toutefois, des outils électroniques tel que Doodle permettent de recourir à une autre méthode pour faire ces choix, surtout si plusieurs membres sont absents.
10. Clôture de la réunion
- Ici, il faut une proposition formelle.
Références
À consulter sur le Web
GRIng, Guide de rédaction pour ingénieur. Document consulté le 13 août 2012 à http://www.gring.ca/ordre_jour/contenu.php
Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires Rurales, L'art d'établir un ordre du jour efficace.Document consulté le 23 août 2012 à
http://www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/05-038.htm#introduction
En bibliothèque
Regroupement québécois des coopérateurs et coopératrices du travail (1999), Coopérative Jeunesse de Services, Stage d’intégration des coopérants et Démarrage CJS, 85 pages.