Définition
Lorsque le Registraire des entreprises a reçu tous les documents requis pour la constitution en corporation (requête, mémoire des conventions, rapport de recherche et déclaration sous serment) et perçu les droits exigibles, il a le droit d’accéder ou non à la demande des requérants et de leur octroyer les lettres patentes. Des corrections ou modifications à la requête peuvent être demandées. Il faut généralement prévoir un délai d’environ deux semaines avant l’émission des lettres patentes.
Selon le Code civil du Québec(art. 2813), les lettres patentes constituent un acte authentique, c’est-à-dire que ce document est attesté par un officier public compétent selon les lois du Québec et du Canada. Les lettres patentes portent le sceau apposé par l’officier public.
Bref, les lettres patentes sont un document émis par le gouvernement. Ce document rend officiel la constitution d’un organisme, et précise les droits, les privilèges et les obligations de celui-ci.
Contenu
Les lettres patentes sont la reproduction textuelle de la requête. Elles précisent les objectifs poursuivis par l’organisme, déterminent le lieu de son siège social et identifient les personnes qui sont à l’origine de l’organisme.
Les lettres patentes comportent les renseignements suivants :
- Loi en vertu de laquelle l’organisme a été créé
- Dénomination sociale de l’organisme
- Siège social
- Noms des requérants
- Identité des administrateurs
- Buts de l’organisme
- Pouvoirs, privilèges et droits
Dépôt au Registre et immatriculation
Après l'octroi des lettres patentes, le Registraire les dépose au Registre des entreprises du Québec. L'organisme est alors immatriculé. Il devra par la suite produire sa déclaration initiale.
Après la constitution de l’organisme, il est important de produire la déclaration initiale. Pour remplir cette obligation, il est possible d’utiliser le service en ligne Produire la déclaration initiale d'une personne morale. La production d'une déclaration initiale est gratuite si le dépôt au Registre est effectué dans les 60 jours suivant l'immatriculation.
Effet
Selon la Loi sur les compagnies (art. 220), l’organisme naît à compter de la date d’émission des lettres patentes.
Lettres patentes supplémentaires
Il est possible de modifier les lettres patentes d’un organisme, c’est ce que l’on appelle les lettres patentes supplémentaires. Les organismes qui désirent apporter des modifications aux lettres patentes initiales (nom de l’organisation, adresse du siège social, nombre d’administrateurs, biens immobiliers ou revenus en provenant, pouvoirs et objets, autres dispositions) doivent demander des lettres patentes supplémentaires.
La demande de lettres patentes supplémentaires doit :
- avoir été approuvée par les administrateurs de l’organisme;
- avoir été approuvée par au moins les deux tiers des membres présents à une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.
La demande doit être présentée dans les six mois suivant la tenue de l'assemblée. La résolution doit mentionner les changements que la personne morale (organisme) désire apporter à ses lettres patentes et l'affirmation solennelle doit être signée par l'un des signataires de la demande.
C’est le Registraire des entreprises qui déposera les lettres patentes supplémentaires au Registre des entreprises, puis qui en enverra une copie à la personne morale. L’émission des lettres patentes supplémentaires rend effectifs les amendements aux lettres patentes initiales.