Les assemblées des membres se divisent en deux catégories : l’assemblée annuelle et l’assemblée extraordinaire.
L’assemblée extraordinaire se définit comme étant toute assemblée des membres autre que l’assemblée annuelle. Ce type d’assemblée ne doit être tenu que dans certaines circonstances exceptionnelles.
Cette fiche présente ce qu’est une assemblée extraordinaire des membres.
Qu’est-ce que l’assemblée extraordinaire des membres ?
Comment mentionné ci-dessus, l’assemblée extraordinaire des membres fait référence à toute assemblée des membres autre que l’assemblée annuelle. L’assemblée extraordinaire peut être convoquée par les administrateurs de l’association (en tout temps) ou par les membres de l’association (dans certaines circonstances) pour régler toute question soulevée par les membres ou par les administrateurs.
Pourquoi convoquer une assemblée extraordinaire ?
Les administrateurs doivent convoquer une assemblée extraordinaire pour faire approuver tout changement à l'acte constitutif (lettres patentes) ou pour modifier la structure de l'association. En effet, les lettres patentes et les règlements de l’organisme sont en quelque sorte les termes du contrat liant la corporation et ses membres. La corporation ne peut pas changer ces éléments sans le consentement de ses membres.
Le tableau qui suit présente les principaux changements qui nécessitent le consentement des membres en assemblée extraordinaire des membres, les formalités requises, le pourcentage du vote demandé et la référence à l’article de la Loi.
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Changements
Les éléments marqués d'un point sont obligatoirement traités en assemblée extraordinaire, les autres peuvent être soumis à l'assemblée générale annuelle qui agit alors comme assemblée extraordinaire.
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Proportion des voix
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Référence (L.C.Q)
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- Règlement pour changer les objets et les pouvoirs de la corporation
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2/3
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Article 37
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- Règlement pour changer la dénomination sociale de la corporation
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2/3
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Article 21
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- Règlement pour changer la localité du siège social de la corporation
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2/3
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Article 87
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- Règlement pour changer le nombre d'administrateurs de la corporation
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2/3
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Article 87
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Règlement pour emprunter et donner des garanties
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2/3
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Article 77
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Règlement pour créer un comité exécutif pour la corporation
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2/3
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Article 92
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Résolution pour destituer un administrateur
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50% + 1
(ou selon des dispositions différentes des lettres patentes)
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-
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Résolution pour nommer des inspecteurs pour examiner l'état des affaires de la corporation (ces inspecteurs sont différents des vérificateurs du bilan annuel). Ils sont nommés généralement pour un examen plus complet des transactions et activités de la corporation)
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50% + 1
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Article 111
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Adoption, abrogation ou modification d'un règlement de régie interne de la corporation
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50% + 1
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Article 91(3)
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Source : Martel (2011)
Qui peut convoquer une assemblée extraordinaire des membres ?
Convocation par les administrateurs
Une assemblée extraordinaire peut être convoquée à tout moment par les administrateurs de l’association pour décider de toute question.
Selon la Loi sur les compagnies (article 63), la décision de convoquer une assemblée des membres appartient au conseil d’administration. Ce sont les règlements de l’association qui déterminent la façon de procéder pour convoquer les assemblées des membres et les délais de la convocation.
Convocation par les membres
Une assemblée extraordinaire peut également être convoquée par les membres de l’association (au moins 10 % des membres). La demande doit être faite par écrit au secrétaire de l'association et indiquer la question qu’ils désirent soulever pendant l'assemblée. Les administrateurs doivent immédiatement convoquer l'assemblée demandée.
Si l'assemblée n'est pas convoquée et tenue dans les 21 jours à compter de la date à laquelle la demande a été déposée au siège de l'association, 10 % des membres, signataires de la demande ou non, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale extraordinaire.
Qui doit être convoqué à une assemblée extraordinaire des membres?
Tous les membres ayant droit d’assister à une assemblée de l’association doivent être convoqués. De plus, la Loi sur les compagnies (article 116) mentionne que l’avis de convocation doit être personnellement remis aux membres ou envoyé par la poste ou lettre recommandée ou selon d’autres mécanismes prévus dans les règlements généraux.
Que doit contenir l’avis de convocation?
Voici les éléments que doit contenir un avis de convocation à une assemblée extraordinaire des membres :
- Date
- Heure
- Lieu
- Indication de la nature « extraordinaire » de l’assemblée
- Sujet qui sera traité à l’assemblée
Références
En bibliothèque
Martel, P. (2011), La corporation sans but lucratif au Québec : aspect théoriques et pratiques, Édition Wilson & Lafleur, Martel ltée, Montréal, pp. 14-13 à 14-20.
Racine, D.M., Tardif, M-J. (2006), Votre association : personne morale sans but lucratif : pour les administrateurs et les membres d'associations, Registraire des entreprises, Sainte-Foy (Québec), pp. 53-54.