Cette fiche présente les politiques et les procédures qui doivent encadrer le remboursement des frais de déplacement, de séjour (restaurants et hébergement) des bénévoles et des employés dans une organisation.
Transparence, équité et imputabilité sont les valeurs qui guident ces politiques et procédures, et qui protègent aussi bien la corporation que les bénévoles.
Le droit au remboursement de frais
Les bénévoles sont des personnes qui offrent leur temps et leurs compétences sans rémunération. Toutefois, il est reconnu que ces personnes ont droit au remboursement de dépenses qu’elles effectuent dans l’exercice direct de leurs tâches ou de leurs fonctions au bénéfice de la corporation. Ces dépenses incluent généralement les frais de transport ou de déplacement, et les frais de séjour comme les repas et l’hébergement. Selon la tâche, il peut arriver que d’autres dépenses soient remboursables. Par exemple, l’achat d’un masque pour un arbitre de baseball, l’achat de partitions pour un directeur de chorale ou l’achat de guides pour un entraineur.
Le principe général reconnu pourrait s’énoncer comme suit :
Les bénévoles n’ont pas à assumer les dépenses nécessaires à l’exercice de leur tâche ou de leur fonction.
On sait cependant que plusieurs bénévoles paient de telles dépenses de leur poche et le font volontairement.
Par ailleurs, le principe administratif qui s’applique s’énonce comme suit :
Tout remboursement doit être prévu dans une politique adoptée par le conseil d’administration.
La politique de remboursement
Le conseil d’administration prévoira dans sa politique de remboursement :
- la liste des objets de dépenses remboursables;
- les tarifs et les formules servant à calculer les remboursements, notamment le tarif au kilomètre pour les frais de voyage en automobile (ex. : 40 ¢), le montant forfaitaire ou maximal pour les repas (ex. : déjeuner = 11 $, dîner = 21 $, souper=25 $), et le montant maximal pour la nuitée d’hébergement (ex. : 95 $);
- les pièces justificatives requises (ex. : reçu de caisse);
- la procédure (ex. : tout remboursement doit être approuvé, et même dans certains cas préapprouvé, par telle ou telle personne; le délai de présentation de la demande et des pièces justificatives est de X semaines).
Considérant que les budgets de nombre d’OSBL sont limités et qu’il faut éviter les dépenses excessives, il est recommandé d’exiger la préapprobation des dépenses par les personnes désignées dans la politique.
Généralement, ces personnes sont responsables d’une section du budget. Comme on le verra plus loin, ce sont aussi ces personnes qui doivent approuver le rapport de dépenses des requérants.
La procédure de remboursement
Cette procédure, que doit adopter le conseil d’administration, encadre le cheminement des dépenses et leur remboursement. Elle inclut généralement les mécanismes de préapprobation des dépenses, d’approbation des demandes de remboursement et, dans certains cas, d’approbation des dépenses et du remboursement effectués.
En matière de préapprobation, on nomme les personnes autorisées et, dans certains cas, on identifie les pièces justificatives requises (ex. : une convocation de réunion ou une invitation). Il se peut que certaines personnes soient exemptées de la préautorisation pour simplifier la procédure et parce qu’elles sont responsables de leur budget. L’important, c’est de prévenir les dépenses qui défonceraient le budget ou seraient jugées non pertinentes.
Le rapport de dépenses (ou demande de remboursement) est souvent effectué sur un formulaire prévu à cette fin. Ce formulaire demande généralement la date des dépenses (ou de l’activité qui a occasionné les dépenses), leur nature (description et justification) et la somme réclamée; il exige la signature du requérant et d’une personne qui peut approuver les dépenses. Ce n’est que sur réception de ce formulaire que le trésorier pourra émettre ou signer le chèque de remboursement. Soit dit en passant, il est préférable, à des fins de contrôle, que les chèques de remboursement soient signés par les mandataires que le conseil d’administration a désignés.
Les remboursements au comptant par la petite caisse ne devraient s’appliquer qu’à des dépenses minimes qui ne justifient pas la mise en œuvre de la procédure (ex. : achat de bouteilles d’eau).