Vue générale de la gestion des ressources humaines bénévoles.
Cette fiche présente les fonctions requises pour assurer une gestion des ressources humaines adaptée aux bénévoles.
Bien qu'inspirer des règles connues pour la gestion des personnes rémunérées, la fiche tient compte que les bénévoles ne peuvent être traités comme du personnel salarié en tous points : ils seraient alors du « cheap labor ».
Les bénévoles s'engagent volontairement et les bénéfices qu'ils attendent de l'organisme où ils s'engagent relèvent du domaine de l'intangible, comme le respect, la consultation, la reconnaissance et le soutien. Bien sûr, au plan monétaire, on évitera que les bénévoles aient trop à débourser de leur poche.
Les fonctions à exercer en gestion des ressources humaines bénévoles.
Comme dans le cas du salarié, il faut :
1. Définir ses besoins en matière de nombre, de qualité et de services attendus (définir la tâche)
- La gestion des bénévoles a comme principal défi de faire l'équilibre entre les besoins de l'organisation et les attentes des bénévoles. Pour cela, il faut connaître clairement ses besoins.
- De plus, on sait maintenant que dans un monde où tous courent, une tâche et des attentes clairement définies augmentent la satisfaction des bénévoles.
2. Recruter (rechercher, sélectionner)
- Chercher et inviter les personnes à s'engager constituent des tâches incontournables qui doivent être accomplies de façon organisée (voir fiche : Comment rejoindre des bénévoles potentiels?)
- L'entretien de sélection permet à l'organisme et au bénévole potentiel de se comprendre et d'établir les conditions optimales (mise à jour des perceptions et de la connaissance envers l'organisme, ajustement au temps disponible, meilleure utilisation des compétences). Bref, on parle de la tâche, de la cause servie par l'organisme, de l'ambiance dans l'organisation et des projets. (Voir fiche : L'entretien de sélection.)
- Dans certains cas, il faudra procéder à des vérifications sur les antécédents des futurs bénévoles (filtrage) pour assurer la sécurité des usagers. (Voir fiche : Le filtrage des bénévoles).
3. Encadrer (former, soutenir, évaluer)
- La formation prend deux formes distinctes selon qu'on parle de formation qui accrédite pour exercer une fonction (ex. : coach, arbitre, accompagnement de personnes handicapées, etc.) ou de formation de perfectionnement, la plupart du temps acquise au fil des problèmes rencontrés et stimulée par la discussion d'équipe et soutenue par l'expertise, les outils et des sessions courtes.
- Le soutien prend plusieurs formes allant de «mentors» ou de collègues aidants à la présence des bons outils, budget et autres moyens permettant de réussir sa tâche.
- Pour assurer une amélioration continue de la prestation bénévole et sa satisfaction constante, il importe régulièrement de faire le point sur les résultats atteints, les difficultés rencontrées et les bons coups réalisés et d'établir un plan de match qui tire profit de ces apprentissages.
4. Assurer un plan d'engagement ou de carrière
- On le sait, on le vit régulièrement, plusieurs bénévoles aiment bien changer de tâches pour toutes sortes de raisons. Certains «gravissent des échelons». Par exemple, on devient officiers de la corporation, on devient arbitre dans les tournois nationaux ou représentants de son organisation à des regroupements régionaux. Pour toutes ces raisons et bien d'autres, il est important que régulièrement de nouvelles tâches et des chances «d'avancement» soient connues et offertes aux bénévoles ou que la question soit abordée avec eux.
Conséquences
Une fonction essentielle, un investissement obligatoire
Longtemps on a pris les bénévoles pour acquis, aujourd'hui devant la difficulté de recrutement, devant la rareté du temps disponible de 75% des bénévoles, il faut investir dans la promotion du bénévolat, la recherche de bénévoles et la qualité de l'expérience que vivent les bénévoles. Faute de quoi, plusieurs organismes doivent réduire ou cesser leurs activités.
Le plus important, c'est qu'une communauté sans bénévolat, est une communauté qui se meurt.
Le code canadien du bénévolat recommande que chaque organisme identifie un responsable des bénévoles parmi son personnel salarié de direction ou à son conseil d'administration.
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