Les questions à se poser et les précautions à prendre
Même si la planification demande un certain temps, il s'agit d'un processus dont vous sortirez gagnants puisqu'il vous permettra certainement de recruter plus efficacement et de mieux signifier vos attentes aux bénévoles. Il faut répondre aux questions suivantes.
- Le nombre de bénévoles nécessaires pour un fonctionnement optimal des activités régulières et des projets
- La nature du travail à effectuer, le temps requis et les échéances
- La façon de structurer et de soutenir le travail (formation, encadrement, outils, etc.)
- Les compétences requises
Parmi les caractéristiques les plus importantes du bénévolat d'aujourd'hui, il y a la grande diversité du nombre d'heures et de la régularité du temps donné par les bénévoles. D'une part, on a les TLM (Toujours Les Mêmes) qui sont disponibles sur une base régulière (ils représentent 25% de tous les bénévoles, mais donnent 76% de toutes les heures) et il y a les autres qui donnent peu de temps et, souvent, de façon irrégulière. Il faut dès lors définir des tâches pour les uns et les autres.
Les étapes à réaliser
La première étape consiste identifier les activités qui permettent de réaliser les grandes fonctions ou les projets de votre organisation. Précisons tout de suite qu'il n'est pas nécessaire de faire l'examen de toutes les opérations de votre organisation en même temps. Il importe de se concentrer sur celles pour lesquelles on compte recruter des bénévoles et celles qui correspondent aux priorités de votre organisation.
Concrètement, vous devez dresser la liste de ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs sous chacune de ces fonctions. Par exemple, faut-il une lever de fonds en gestion des ressources financières, faut-il trouver un site pour réaliser votre programmation et ainsi de suite ? Ce sont là vos besoins
La deuxième étape consiste à définir les tâches qui devront être accomplies par les bénévoles. Qu'est-ce qu'une tâche ? On distingue généralement deux types de tâches : les récurrentes et les ponctuelles, mais dans tous les cas, il s'agit d'une ACTION à poser pour atteindre un objectif. Les tâches récurrentes correspondent à des actions à poser sur une base régulière pour assurer le fonctionnement quotidien d'un service ou d'un programme. Par exemple, répondre aux demandes d'information est une tâche récurrente. Par ailleurs, une tâche ponctuelle est une ACTION à poser à l'occasion d'une opération qui ne se produit que par intermittence ou même de façon unique comme par exemple, organiser une conférence de presse. Cette tâche se situe généralement dans cette catégorie.
Cette distinction est importante dans la mesure où la plupart des bénévoles d'aujourd'hui ne peuvent donner du temps sur une base régulière. D'ailleurs, il est de notoriété que le recrutement est plus facile pour des activités non récurrentes comme des événements de type tournois, festival. Par ailleurs, même les tâches récurrentes tendent à être partagées entre plusieurs personnes et être offertes selon des horaires souples.
La troisième et dernière étape consiste à évaluer les exigences de telle ou telle tâche en terme de temps demandé et de durée exigée, à établir les compétences requises et à évaluer le nombre de personnes requises. Pour établir le nombre d'heures, il faut consulter ceux qui accomplissent des tâches semblables, pour établir la durée et les échéances, il faut se référer aux contraintes et au calendrier de votre organisation, pour établir les compétences il faut identifier les capacités techniques (les savoirs et les savoir faire) et les qualités personnelles souhaitées et identifier la capacité de votre organisation à combler les lacunes que pourraient présenter un bénévole soit par de la formation ou par la présence d'un « coach » ou un »mentor ».
Références :
À télécharger :
Réseau Communautaire, La gestion et l'encadrement des bénévoles, Initiative Canadienne sur le bénévolat, consulté le 6 mai 2011
Centre de bénévolat de Montréal, Questionnaire sur les besoins en bénévoles
À consulter sur le Web :
Centre de bénévolat de Montréal, Rédiger et mettre en place un Guide de gestion des ressources bénévoles http://cabm.net/node/649064, consulté le 5 mai 2011