Plan de formation des bénévoles et d'accréditation

Coordonnées de l'organisme
Comité organisateur de la 59e Finale des Jeux du Qc-T-R 2025 - PIC1001
200 rue de Grandmont, Trois-Rivières, Qc
819-944-5111

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Secteur d'intervention
Événementiel, GRH, loisir

Brève description de l'organisme
Près de 3300 athlètes de 12 à 17 ans provenant des 19 délégations de la province afflueront du 25 juillet au 2 août 2025 pour compétitionner dans 18 disciplines sportives. En plus du rayonnement provincial octroyé à la Ville, des retombées économiques de plus de 20 M$ stimuleront l’économie locale, le tout, combiné à la mise à niveau d’infrastructures sportives venant assurer un leg à la communauté.

Mission:

-Au-delà du respect des exigences et obligations de SPORTSQUÉBEC dans la réalisation de cet événement d’envergure, le Conseil d’administration et le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec - Trois-Rivières 2025 misent sur l’expérience des athlètes, la création de souvenirs impérissables, la fierté du milieu de recevoir ainsi que de la réalisation de l’équipe de travail comme vecteurs de succès à l’organisation de la 59e Finale des Jeux du Québec.

Vision :

-Pour marquer les cœurs et les esprits afin que la Finale de Trois-Rivières constitue Les Jeux de toute une vie, il est nécessaire que l’athlète soit réellement au centre des Jeux pour que les jeunes se « sentent tels de grands athlètes olympiques »; les bénévoles, des « cadre bienveillant » fiers contributeurs à l'émancipation de ceux-ci; et les parents, des « super fans » permettant d’élever l’émotion d’un cran.

-Pour y parvenir, à tous les niveaux de l’organisation, le Comité organisateur doit créer une bulle autour de l’athlète et y faire vibrer les participants. Inspirés des festivals qui génèrent de l’énergie positive dans un lieu circonscrit, les sites de compétitions, lieux de divertissement et les activités devront tourner autour de l’athlète, le mettant de l’avant pour soulever l’enthousiasme en recréant cet effet de bulle. Stimulant les cinq sens, ces bulles pourront se constituer via la combinaison de l’univers sonore tel l’apport de musique, visuel via l’ajout d’animations, logistique grâce à des installations circonscrites et autres à imaginer, pour le plus grand plaisir des athlètes, des bénévoles et des parents spectateurs.

-Capitaliser sur le phénomène de bulle qui se créer naturellement autour de l’athlète, de son coach et de leur espace de vie, lors des Jeux, est un gage de réussite. Lors de la Finale, tout tourne autour des compétitions, de l’atteinte d’un nouveau seuil de performance individuel ou d’équipe et la mise en place des conditions gagnantes. Le temps s’arrête, hors de la bulle familiale, pour permettre de vivre cette expérience totalement immersive au cœur de la famille des Jeux. Ainsi, donnons la chance à l’athlète de ressentir pleinement la bulle et de se laisser porter par la « vibe » en lui créant une expérience unique.

Valeurs :

-La création d’une Finale s’apparente grandement au démarrage d’une entreprise. Constituer une si grande équipe et réaliser une Finale, en moins de deux ans, nécessite énormément de travail, de détermination et de rigueur. Étant responsable de concrétiser une somme incommensurable de livrables sous pression, il est primordial pour ses membres de partager les mêmes valeurs. Ainsi, faire preuve de bienveillance, de respect et d’inclusion envers les collègues, les bénévoles, les athlètes, les accompagnateurs et autres personnes impliquées, constituent les fondements du bien-être de tous.  

-De plus, comme le contexte économique et les limitations budgétaires entraîneront leur lot de défis, le Conseil d’administration et le Comité organisateur doivent demeurer positifs, questionner le statut quo, s’adapter et opter pour des solutions innovantes pour l’atteinte des objectifs dans les balises établies. Nul doute que les nouvelles idées exigent plus de temps et d’efforts, d’où l’importante de considérer toutes les autres valeurs dans la prise de décision. Le travail d’équipe, la collaboration et la cohésion seront nécessaires pour y parvenir.

-Finalement, malgré les nombreux choix responsables à effectués, les défis inhérents au milieu, les alinéas de la vie et autres péripéties, une chose est commune à toutes les Finales et au cœur de tout, c’est l’athlète, son expérience, sa santé et sa sécurité. Il est donc souhaité que ces éléments demeurent le centre de l’attention et la base de toutes les décisions à prendre dans l’organisation de cette belle grande bulle, des plus rassembleuses.

Formellement, en d’autres mots...

Nos fondements:

-Rigueur, imputabilité, qualité, Respect, inclusion  

Notre focus :

-L'athlète et son bien-être

-La responsabilité sociale

-Avec l’athlète en tête

Nos façons de faire :

-Avec ingéniosité, créativité, innovation, agilité, passion et plaisir

Notre attitude :

-Dans la collaboration et le travail d’équipe

En équipe!

Problématique ciblée par le milieu
Le large bassin de bénévoles, à clientèle cible élargie. Plusieurs niveau de bénévoles différents (délégués de sites ou responsable, bénévoles santé et sécurité, bénévoles accompagnateurs ou simplement bénévoles. Plusieurs sites différents et enjeux de communication entre le site et le comité de direction pendant les Jeux. Doit avoir balises claires et bien comprises pour un niveau d'action uniforme. Chaque bénévoles doit savoir ce que l'on attend d'eux afin qu'ils puissent se sentir en contrôle et de l'empowerment.

Description du projet proposé



Les bénévoles doivent être formés pour connaître leur mandat, les attentes et leur rôle très important avec les athlètes de 12 à 17 ans mais aussi avec les visiteurs. Ils doivent également savoir comment agir dans différentes situations, et de prendre des décisions en se questionnant toujours si leurs actions pourraient venir affecter quelque chose d'autre. Ils doivent savoir la chaîne de communication, repérer les situations problématiques, connaître le plan de contingence, bien comprendre les horaires, leur projet de bénévolat, les sites, les Jeux. Un plan de formation, selon le grade et la fonction du bénévole, selon son âge et ses connaissances, doit être mis en place.
Il y a aussi le volet accréditation des bénévoles, fait par des bénévoles. Pour l’accréditation, il faut penser que la formation inclue l’utilisation du programme informatique retenu par SportsQuébec. Autre formation dans les systèmes, avec parfois une clientèle moins technologique. Comment les aider à passer par dessus le défi technologique ? Et le volet « donner la formation ». Doit être un bon narrateur. Peut se faire avec des vidéos pré-enregistrés, en présentiel, en virtuel. Selon les gens et la complexité de la formation. Peut-on aussi penser inclure des bénévoles avec certains handicaps afin de les inclure aussi. Quelle serait alors la meilleure approche pour eux afin de les glisser dans le plan de formation?

Attentes envers le projet proposé
Comment s'adresser à 100-200-1000-3000 bénévoles. Comment les rassembler, les former. Virtuel ? Présentiel ? Selon la clientèle ? Quelles formations pourraient être ajoutées au programme ? Comment captiver son auditoire ? Comment les faire participer ? Jeux ludiques ? Team Building ?

Attentes envers les étudiants
Élaborer un plan de formations diverses en lien avec les Jeux du Québec, pour les bénévoles de tous les paliers.
-Innover- être créatif- motivé- enthousiasme- dans l'inclusion.

Ce projet est-il un ajout à vos services?
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