Membres du personnel

*Mise à jour | 23 juillet* Comment concilier ma prestation de travail et mes responsabilités personnelles engendrées par la COVID-19?

Bien que des mesures d'accompagnement puissent être mise en place, tous les membres du personnel (professeurs, chargés de cours, employés de soutien, salariés étudiants) sont réputés être au travail. 

Une prestation de travail normal est attendue de chacun que ce soit en télétravail ou en présentiel.

Chaque membre du personnel a la responsabilité de prendre les moyens pour concilier son travail et ses responsabilités personnelles. Les aménagements ci-dessous peuvent être explorés par les gestionnaires et leurs membres du personnel, dans la mesure où le contexte de travail le permet:

• Permettre le recours au télétravail de façon complète ou mixte (horaire alternant télétravail et présence sur les lieux de travail) lorsque c'est possible.
• Autoriser une souplesse à l'horaire régulier, qui permettrait au membre du personnel de réaliser sa prestation de travail régulière tout en assumant ses responsabilités personnelles (ex.: heure d'arrivée, de sortie, de pause, déplacement d'heures, etc.).
• Réorganiser le travail de façon temporaire (ex.: permettre une rotation de tâches, réattribuer temporairement des tâches et des mandats entre les titres d'emploi, former sur des nouvelles tâches, etc.).
• Advenant l'incapacité du membre du personnel de réaliser complètement sa prestation de travail pour des motifs personnels, utiliser les banques de congés (ex.: vacances, reprise de temps, congé sans solde, rachat de vacances, etc.).

Est-ce que les collèges et les universités devront se doter d'un protocole d'urgence en cas d'une deuxième vague de transmission?

Il est non seulement souhaitable mais essentiel que les établissements se dotent d'un protocole d'urgence en prévision d'une deuxième vague de transmission du virus à l'automne. Le Ministère transmettra des directives et des informations utiles aux établissements pour les aider à la prise de décisions à cet effet. Par ailleurs, les décisions doivent être prises de concert avec la Direction générale de la santé publique.

[Source : MEES 17 juin 2020]

Qui aura accès au campus à la session d’automne 2020?

Les membres du personnel auront accès à 100 % à leur lieu de travail. En ce qui concerne les étudiants, le Ministère s'attend à ce que les établissements prévoient un aménagement des activités d'enseignement et des services de soutien qui permettra au plus grand nombre d'étudiants d'avoir accès physiquement à leur campus au cours du trimestre.

Par ailleurs, il est demandé de porter une attention particulière à certains groupes de la communauté étudiante, notamment les étudiants nouvellement admis et qui effectuent une transition du secondaire vers le collégial ou du collégial vers l'universitaire ainsi que les étudiants en situation de handicap ou ayant des besoins particuliers, lors de la détermination des activités d'enseignement et des services de soutien qui seront offerts en présence.

[Source : MEES 17 juin 2020]

Qu’en est-il de la rémunération et de la gestion du temps?

Le salaire des employés réguliers ou ayant un contrat actuellement actif continue d’être versé selon la fréquence habituelle. Tous les employés sont rémunérés comme s’ils étaient physiquement au bureau.

Le temps supplémentaire est autorisé selon les règles habituelles. Les dispositions des conventions collectives et des protocoles s’appliquent. Le temps supplémentaire doit notamment être approuvé préalablement par le supérieur qui requiert le travail.

Vacances

Pas d’annulation possible pour des vacances entamées avant le 14 mars.

Annulation possible, après approbation du gestionnaire, pour des vacances prévues à une date ultérieure au 14 mars, mais ne pouvant être prises en raison de :

• Impossibilité de déplacements, fermetures, etc. liée à la COVID-19;
• Requis au travail par le supérieur immédiat.

Pour toute feuille de temps à annuler, le personnel doit envoyer un courriel à :

• Personnel régulier : caroline.lambert@uqtr.ca  ou chantal.carbonneau@uqtr.ca
• Personnel à statut particulier : isabelle.latour@uqtr.ca  ou morgane.peruzzo@uqtr.ca

Note : Des précisions seront transmises prochainement concernant les choix de vacances estivales 2020.

Congés de maladie et congés personnels

Les employés sont payés et réputés être au travail et la déclaration des absences doit se faire conformément aux règles habituelles.

Primes

• Maintien des primes de soir, du samedi et du dimanche uniquement si le salarié subit encore l’inconvénient, en l’occurrence dans les cas où sa présence est requise;
• Maintien de la prime de disponibilité uniquement si le salarié subit encore l’inconvénient.

*Nouveauté | 23 juillet* Qu'en est-il des vacances estivales?

La période habituelle pour prendre des vacances est la période estivale. Il est important que chacun prenne un temps significatif de repos, particulièrement pour les personnes qui doivent exécuter leur travail à partir de la maison. Il en va de même pour ceux qui, compte tenu de la nature de leur travail et du contexte, sont moins en mesure de fournir une prestation de travail. Il est souhaité que la prise de vacances soit équitable pour chacun et la durée des vacances devrait être sensiblement la même que les années précédentes.

Est-ce que je peux prendre des vacances ou du temps supplémentaire banqué?

Oui. Comme à l’habitude, vous devez obtenir l’autorisation de votre supérieur immédiat et compléter une feuille de temps électronique.

L’enseignement supérieur à distance est-il un service essentiel?

Oui, selon la liste émise par le gouvernement du Québec : https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/fermeture-endroits-publics-commerces-services-covid19/#c48421

Est-ce que le Ministère a prévu une aide budgétaire pour soutenir les réseaux d’enseignement supérieur dans l’organisation des services mis en place en raison de la pandémie?

Le Ministère travaille présentement à allouer le plus rapidement possible une grande partie des enveloppes budgétaires des établissements afin de soutenir le réseau de l'enseignement supérieur dans cette reprise. Toutefois, nous devons rappeler que les établissements d'enseignement supérieur doivent se gouverner en fonction des budgets disponibles.

[Source : MEES 17 juin 2020]

Est-ce que le personnel du Service des ressources humaines est en mesure de rendre des services?

Oui. Le personnel du Service des ressources humaines est disponible pour échanger des informations avec vous. Vous pouvez effectivement les contacter par courriel. Il en est de même pour le personnel du Vice-rectorat aux ressources humaines, du Service des relations de travail et du Service de la protection publique et de la santé et sécurité au travail.

Est-ce que les budgets non dépensés pourront être reportés à l’année prochaine?

La décision concernant le report des budgets à l’an prochain n’est pas encore prise. Nous vous reviendrons avec une mise à jour de la situation en temps et lieu.

Est-ce que le Service des finances fonctionne?

Est-ce possible de soumettre un rapport de dépenses?

Si un voyage/conférence/colloque est annulé, qui supporte les frais?

Nous remboursons les frais d’annulation de ces activités selon le budget prévu initialement. Vous devez démontrer avoir fait les démarches nécessaires pour obtenir un remboursement. Par exemple, un courriel du refus du fournisseur prouvant ces démarches est un moyen de le justifier. À titre d’information, les organismes subventionnaires pour les fonds de recherche acceptent ces frais. Une période de prolongation de la disponibilité des fonds a aussi été annoncée par les organismes subventionnaires. Nous vous invitons à consulter les communications provenant de ces organismes en consultant leur site Web respectif pour plus de détails.

Organismes subventionnaires fédéraux : Avis aux chercheurs concernant l’admissibilité des frais de voyage pour les perturbations causées par la COVID-19

Organismes subventionnaires provinciaux : Avis des FRQ : COVID-9 et frais de déplacement 

Voici les adresses des sites Web :

CRSNG, CRSH, IRSC : https://www.nserc-crsng.gc.ca/students-etudiants/pg-cs/cgsm-bescm_fra.asp

Chaire de recherche du Canada : https://www.chairs-chaires.gc.ca/home-accueil-fra.aspx

FRQNT : http://www.frqnt.gouv.qc.ca/accueil

FRQSC : http://www.frqsc.gouv.qc.ca/

FRQS : http://www.frqs.gouv.qc.ca/

FCI : https://www.innovation.ca/fr

MITACS : https://www.mitacs.ca/fr

Est-ce que je peux m'inscrire à un colloque à venir?

L’UQTR ne remboursera aucuns frais pour des inscriptions à des activités (congrès, colloques, etc.) ou tout autre frais connexe pour des engagements pris après le 13 mars 2020 et qui ne pourront se tenir dû à la pandémie, et ce, jusqu’à nouvel ordre. Si vous souhaitez vous inscrire et participer à ce type d’activités malgré tout, nous vous recommandons fortement de bien vérifier que toute dépense que vous allez faire pourra vous être remboursée par les organisateurs.  

Les nouvelles demandes de perfectionnement sont-elles traitées (personnel administratif)?

Les demandes liées à un programme d’étude régulier dans un établissement d’enseignement supérieur ou pour de la formation autre à distance seront traitées comme à l’habitude. À noter qu’il faudra prévoir des délais de traitement plus longs qu’à l’habitude. Cependant, les comités de perfectionnement paritaires seront en mesure de répondre à distance.  Les demandes pour des colloques, congrès ou autres formations en salle sont pour le moment non traitées : nous vous demandons d’attendre que la situation soit revenue à la normale avant d’effectuer toute nouvelle demande de cette nature.

J’ai un rapport de dépenses ou des frais de scolarité en lien avec du perfectionnement (personnel administratif ou chargés de cours) à me faire rembourser. Puis-je l’envoyer par courriel et à qui dois-je l’acheminer?

Oui. Si vous avez à nous faire parvenir un rapport de dépenses en lien avec le perfectionnement, vous pouvez nous le transmettre par courriel. Vous devez le numériser de même que les pièces justificatives. Vous pouvez également prendre des photos des pièces avec votre téléphone et nous les faire parvenir à l'adresse suivante : anick.poirier2@uqtr.ca.

Le formulaire à utiliser est sur le site Web du Service des finances. Voici le lien : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/public/docs/GSC3858/O0002251763_Formulaire_de_remboursement_de_d_penses.pdf

Vous n’avez pas à obtenir l’approbation ou la signature de votre gestionnaire pour les rapports de dépenses reliés au perfectionnement, les budgets seront autorisés par le Vice-rectorat aux ressources humaines. Veuillez conserver les originaux dans vos dossiers en cas de besoin.

Pour le remboursement des frais de scolarité (cours suivis à l’UQTR), veuillez, comme à l’habitude, transmettre votre preuve de réussite à anick.poirier2@uqtr.ca.  

J’étais inscrit à une activité de perfectionnement (congrès, colloque, etc.). Est-ce que je peux m’y rendre?

Non. Compte tenu des restrictions liées aux rassemblements et aux déplacements, toutes ces activités sont suspendues jusqu’à nouvel ordre. Vous devez faire les démarches nécessaires pour procéder à l’annulation ou au remboursement des frais que vous avez engagés.

J’étais inscrit à une activité de formation de type Webinaire. Est-ce que je peux y participer?

Oui.

Quel type de soutien est offert aux membres de la communauté chez qui la situation génère inquiétudes et anxiété?

Vous trouverez à ce lien un outil pour vous aider à minimiser les répercussions du stress et de l’anxiété que peut provoquer l’actuelle situation liée à la COVID-19.

Les employés de l'Université disposent d'un programme d'aide aux employés réguliers pour tout problème affectant leur bien-être, qu'il soit personnel ou vécu par un proche, incluant le soutien psychologique. Ce soutien est offert par IMPACT-MAURICIE, une entreprise composée d'une équipe de professionnels ayant pour but la qualité de vie, de travail et du milieu de travail. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la page « Programme d'aide aux employés » sur votre Personet : Services/Personnes à contacter (informations générales)/Programme d'aide aux employés.

819 370-3348 et 1 888 340-3348 (sans frais)

Étant donné la situation actuelle, les consultations sont présentement offertes par visioconférence (skype ou autre) ou par téléphone, au choix de l’employé.

Nous vous invitons à visionner la vidéo suivante : https://blogue.uqtr.ca/2020/04/14/decouvrez-le-defi-ker-la-vie-nest-pas-arretee-elle-est-transformee/ ainsi qu'à consulter le « Guide pratique pour le télétravail ».

Assurances Desjardins, dans le cadre de la présente pandémie, offre dès maintenant, aux adhérents et à leur famille, l’accès gratuit à quatre (4) heures de consultation psychologique en ligne ou par téléphone par l’intermédiaire de leur Programme d’aide aux employés 360°. On peut y accéder en appelant au 1 877 455-3561. À noter qu’il faut mentionner, dès le début de l’appel, que l’on souhaite faire une demande pour le nouveau service offert de 4 heures gratuites de consultation psychologique destiné aux assurés d’un régime collectif avec Desjardins. Le traitement de la demande se fait généralement dans les 48 heures.  Selon la nature de la problématique, un psychologue, un travailleur social ou un psychothérapeute contactera l'assuré.

Qu’en est-il de la couverture d’assurance?

Les informations relatives aux assurances sont disponibles aux liens suivants : Manuvie COVID-19 (F)

https://www.desjardinsassurancevie.com/fr/faq/faq-assurance-collective-coronavirus

Avez-vous des conseils ergonomiques pour mon installation de télétravail à domicile?

La réponse ici : https://blogue.uqtr.ca/2020/03/23/teletravail-et-ergonomie/

*Mise à jour | 23 juillet* Est-ce que je peux me rendre sur les campus pour effectuer mon travail au bureau?

La reprise des activités en présentiel se déroulera de manière planifiée et ordonnée, ce qui implique qu'elle se fera de façon graduelle et en plusieurs phases. L'Université a pour objectif d'assurer une présence adéquate dans l'ensemble des secteurs d'ici la semaine du 17 août prochain. Votre gestionnaire vous informera du moment où votre secteur sera déconfiné et où les activités en présentiel pourront être reprises. À compter de ce moment, l'accès au campus pour les membres du personnel des secteurs déconfinés devra se dérouler conformément à la Directive d'accès en présentiel.

Les personnes dont le secteur n'est pas déconfiné et qui doivent aller récupérer du matériel et/ou accomplir des tâches ponctuelles devant absolument se faire au bureau doivent obtenir l'autorisation d'accès auprès de leur gestionnaire.

Depuis le 22 juin 2020, les cartes d'employés de tous les membres du personnel ont été programmées et les portes de tous les pavillons sont ouvertes avec station de lavage de mains et affiches rappelant les consignes à chaque entrée.

*Mise à jour | 23 juillet* Est-il possible d’aller chercher du mobilier à l’Université (ex. : chaise de bureau) pour l’apporter à la maison?

Qu’adviendra-t-il de mon abonnement ou de mon inscription à une activité du CAPS?

Chaque client recevra une communication du CAPS avec les options qui s’offrent à lui.

Consultez la page covid-19 du site Web de la bibliothèque afin de connaître les services à distance offerts ainsi que les modalités des autres services tels que la cueillette et le retour de documents sans contact.

Vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse suivante : biblio.infodoc@uqtr.ca. Nous vous ferons parvenir l’information dans le délai le plus court possible.