Groupe de recherche interuniversitaire en limnologie

metaGRIL | GUIDE

> FRANÇAIS

> ENGLISH


Guide pour compléter le formulaire metaGRIL


Ce guide détaille les informations nécessaires pour compléter un formulaire de soumission de métadonnées en ligne sur metaGRIL. Ce formulaire comprend six sections, certains champs sont requis (identifié par un astérisque rouge), d'autres sont facultatifs. En bref, ce formulaire récolte l’information de base sur un jeu de données à l’aide des questions QQOQC (qui, quoi, où, quand et comment). Par exemple, il est important de fournir le plus d’information possible sur l’étendue temporelle (quand), l’étendue géographique (où) et l’étendue taxonomique (quoi).

Des informations sur chacun des champs et des exemples concrets vous sont fournis ci-dessous.

Un jeu de données est défini comme un ensemble cohérent de données caractérisé par une étendue temporelle et spatiale qui lui est propre.

Les principaux objectifs de ce formulaire de métadonnées sont d'augmenter la découvrabilité d'un jeu de données et de faciliter sa réutilisation. En remplissant ce formulaire, assurez-vous de fournir assez d'information pour faire en sorte que votre jeu de données puisse être trouvé et réutilisé en fournissant des mots clés pertinents à votre domaine de recherche.

Veuillez remplir ce formulaire en anglais pour assurer l’uniformité des éléments de texte utilisés pour affiner la recherche d’un jeux de données, à l’exception des noms de lieu qui peuvent être entrés dans la langue locale, e.g. Laurentides, QC.

Téléversement d'un fichier de données

Un formulaire de métadonnées est habituellement accompagné d'un jeu de données. Le GRIL a toutefois pris la décision de laisser au chercheur le choix de l'entrepôt de données et le niveau d'accès (incluant l'accès privé) les plus appropriés. Veuillez vous référer à la Politique d’archivage et de partage des données du GRIL (PAPDG) pour de plus amples informations sur l'archivage des données et la liste des entrepôts de données suggérés.

Une fois que vous aurez téléversé votre jeu de données dans un entrepôt de données (accès public ou privé), insérez le DOI correspondant (ou l'identifiant de l'enregistrement dans une base de données reconnue) dans le champ "Alternate Identifier" du formulaire metaGRIL au lieu de téléverser votre fichier de données sur notre serveur.

Si vous jugez utile que vos collègues puissent accéder à davantage d’informations dans metaGRIL sur les variables du fichier de données stocké dans un entrepôt de données, vous devez compléter quelques étapes additionnelles. Comme il est impossible d’ajouter de l’information sur les variables sans d’abord téléverser un fichier dans le logiciel derrière metaGRIL, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • Pour éviter de stocker des données sur metaGRIL, téléversez un fichier CSV vide du même nom que celui utilisé dans l'entrepôt de données choisi.
  • Quand le fichier vide est chargé, cliquez sur le bouton "Describe".
  • Entrez l'information requise concernant vos variables, soit le nom, l'étiquette (“Attributes”), la définition, la catégorie et l'unité de mesure pour chaque variable (voir sous-section Attributes ci-dessous).

Fichier de données

Onglet Overview

Name : nom unique du fichier

Description : Description plus longue et détaillée du fichier de données.
Exemple : Species abundance data on lake Croche (2016)

Onglet Attributes

Décrivez les attributs (i.e. champs ou variables) de ce fichier. Un attribut est souvent l’entête de colonne dans un fichier de données tabulaire. Si le nombre d’attributs est élevé (>30) et que vous préférez entrer les champs descriptifs dans un format tabulaire, veuillez télécharger ce gabarit Excel, le compléter et l’envoyer à Pierre-Olivier Benoit (pierre-olivier.benoit@uqtr.ca) qui pourra s’assurer de l’intégrer dans votre fiche de métadonnées.

Attribute Name : Le nom court de l’attribut tel qu’il apparaît dans les données. On le trouve habituellement dans l’entête de colonne de données tabulaires. Il est d’ailleurs recommandé que Attribute Name corresponde à l’entête de colonne. Veuillez aussi n’utiliser que des caractères ASCII et ainsi d’éviter les caractères accentués (Environmental Data Initiative, 2017).
Exemple : “species,” “site,” "temp"

Attribute Label : Apposer une étiquette cet attribut avec un nom d’affichage, plus long et plus descriptif.
Exemple : un attribut portant le nom ‘Temp_P2’ et l’Attribute Label correspondant  ‘Temperature, probe 2.’

Definition : Définissez cet attribut (i.e. variable). Assurez-vous qu’elle soit la plus précise et complète, afin que les données puissent être interprétées et réutilisées par d’autres chercheurs moins familiers avec votre recherche ou votre domaine de recherche.
Exemple : ‘Water temperature in degrees Kelvin, measured with the backup of two [manufacturer name] probes.

Category : Choose the measurement scale type of this attribute's values. Une des quatre options suivantes : 

  • Unordered categories1 : Les valeurs de cet attribut sont des catégories non ordonnées. La variable nominale est une variable catégorielle dont les valeurs permettent de distinguer les observations entre elles.
    Exemple : male or female
  • Ordered categories1 : Les valeurs de cet attribut sont des catégories ordonnées. La variable ordinale est une variable catégorielle dont les valeurs peuvent être classées selon un certain ordre logique.
    Exemple : low, medium, high
  • Numeric2 : Les valeurs de cet attribut sont numériques et quantitatives.
    Exemple : 12.2 degrees Celsius
  • Date-Time3 : Valeurs de date ou de temps du calendrier grégorien.
    Exemple : 2002-10-22

1Si la catégorie est Unordered categories ou Ordered categories, alors le champ “Possible Values” est requis. Les choix sont : 

  • Code List : Les valeurs de cet attribut sont prises à partir d’une liste de codes.
    Exemple : les données pourraient inclure une variable nommée “site” ayant pour valeurs 'A', 'B' et 'C' et une liste de codes expliquerait comment interpréter ces codes. 
  • Particular Text : Ce texte est contraint par un patron ou une expression régulière.
    Exemple : '[0-9]{3}-[0-9]{3}-[0-9]{4}' ne permet que les chiffres tout en suivant le patron d’un numéro de téléphone américain.
  • Anything : Tout texte est permis.

2Si la catégorie est Numeric, alors le champ “Standard Unit” est requis. Une longue liste d’unités standardisées est fournie. Si l’attribut n’est associé à aucune unité, choisissez “Dimensionless”. Si l’unité ne fait pas partie de la liste, choisissez "Other / None". 

3Si la catégorie est Date-Time, alors le champ “Date-Time Format” est requis.

Section Overview

* Title : Un titre descriptif de votre jeu de données. Ce titre doit fournir suffisamment d’information (au moins quoi, où et quand) pour permettre à une personne qui parcourt une liste de titres de jeux de données de savoir si ces données sont pertinentes pour elle. Ceci implique que le contexte devrait être indiqué dans le titre tout en évitant de le rendre trop long. En général, le titre devrait indiquer quel type de données ont été collectées et les étendues spatiales, taxonomiques et temporelles couvertes par le jeu de données.

Exemples de titres descriptifs :

  • Boreal Québec Lake Zooplankton Data from 1972 to 1988.
  • Tassajara Hot Springs Reserve Water Chemistry Data from 1990 to 2000.

Exemples de titres incomplets :

  • Zooplankton Data
  • Water Chemistry Data

* Abstract : Bref résumé (maximum de 350 mots) de l'utilité et du contenu du jeu de données. L'entrée du résumé d'un jeu de données est requise. Comme le résumé est utilisé pour la recherche textuelle, il devrait être le plus descriptif possible, particulièrement pour les questions quoi, où et quand, mais aussi sur des éléments importants de l’étude qui ne correspondent à aucun des champs de métadonnées proposés.

Exemple : Data were collected every year in summer and fall from 1967 to 1979. Sampling was conducted only in the fall from 1980 to 1988. For each specimen taken, data were recorded on species, date, location, time, sex, and body measurements including total length, length of tailspine, presence/absence of eggs. The purpose of the data was to index the population size of all species present over a long time period.

Si applicable, insérez la citation de la publication (incluant le DOI de la publication) liée au jeu de données à la fin du champ "Abstract".

Keywords : Fournissez l'information pour tous les mots clés nécessaires. Cette information est fournie par groupe de deux champs (un mot-clé par ligne) : "Keyword" et "Keyword Thesaurus". Répétez les étapes 1 et 2 ci-dessous pour chaque mot clé supplémentaires.

  1. Keyword: Entrez un mot ou une phrase qui décrit votre jeu de données (vos propres mots clés ou mots clés provenant d’un “Thesaurus”, soit un répertoire structuré de mots clés).
  2. Keyword Thesaurus: indiquez si vous avez utilisé un “Thesaurus” (répertoire structuré de mots clés) ou non pour choisir vos mots clés. Le seul répertorié pour l’instant est celui du NASA Global Change Master Directory (GCMD).

Pour supprimer une entrée, cliquez sur le "X".

* Funding : Entrez l'identifiant du financement fourni par l'organisme subventionnaire. Si votre projet n'est pas associé à un identifiant, insérez un nom distinctif qui permettra d’identifier facilement les sources de financement de votre projet. Pour les étudiants financés via le Programme pour projets conjoints du GRIL, l’identifiant personnel lié à votre projet conjoint doit être inscrit ici (ex: GRIL-PCR-19H01).

Publication Date : Définir une date pour la citation du jeu de données. Il s’agit de la date de publication en ligne du jeu de données. Cette date sera utilisée par ceux qui voudront citer votre jeu de données dans le futur. Il peut s’agir de l’année (AAAA) ou une date précise (AAAA-MM-JJ).

* Usage Rights : Les droits d’accès ne s’appliquent seulement qu’aux données et sont contrôlés par l’entrepôt de données que vous décidez d’utiliser. Ils devraient être les moins restrictifs que possible.

* Alternate Identifier : Si applicable, veuillez saisir toute autre information permettant d'identifier et de localiser un jeu de données à l'intérieur de votre système de gestion de données. Par exemple, fournissez le DOI du jeu de données ou l'identifiant de l'enregistrement de votre jeu de données dans une base de données reconnue.

Section People

Ajoutez une ou plusieurs personnes, organisations ou rôles associés au jeu de données. Les étudiants ou chercheurs postdoctoraux qui remplissent cette section devraient s'informer auprès de leur directeur(rice) principal(e) avant de le faire.

Au moins une entrée avec un rôle de Créateur est requise. Les créateurs sont considérés comme les auteurs responsables de l’apport intellectuel au jeu de données et seront énumérés dans la citation du jeu de données. Les autres rôles incluent, par exemple, le chercheur principal dans un projet collaboratif, le premier auteur de l'article principal utilisant ce jeu de données, etc. Le nom de l'organisation, l'adresse du site web, le numéro de téléphone, le numéro de fax et l'information de l'adresse sont des informations optionnelles.

Cette section est divisée en trois parties :

  • Dataset Creators (Authors/Owners/Originators)
  • Contacts
  • Additional Roles

Une attention particulière devrait être portée à la première personne contact. Comme cette personne devrait être disponible dans le long terme (pour fournir plus d’informations sur le jeu de données ou discuter de l’accès au jeux de données), il est fort probable qu'il s'agisse du chercheur principal responsable de l'organisation où la recherche a été menée. Cette attribution est similaire à la désignation de l'auteur correspondant ou l'auteur principal d'un article. En ce qui concerne les rôles supplémentaires (Additional Roles), le fournisseur de métadonnées (Metadata Provider) est la personne ou l’organisation qui a produit ou fourni le contenu des métadonnées.

* First Name : Le prénom de la personne est utilisé avec le nom de famille dans la construction de la citation.

* Last Name : Le nom de famille de la personne est utilisé avec le prénom dans la construction de la citation.

Position Name Le nom de la position occupée par cette personne dans l'organisation de laquelle découle le jeu de données, si applicable.

Organization Name Le nom de l'organisation de laquelle découle le jeu de données, si applicable.

* Email L'adresse courriel par laquelle la personne ou l'organisation peut être contactée.

Website L'adresse du site web de la personne ou de l'organisation.

Phone Le numéro de téléphone de la personne ou de l'organisation, incluant le code régional (999-999-9999).

Fax Le numéro de fax de la personne ou de l'organisation, incluant le code régional (999-999-9999).

* ORCID Identifiant ORCID de la personne. Faites une recherche d'identifiant ORCID en utilisant le nom de la personne ici : https://orcid.org/orcid-search/search. Si vous éprouvez des difficultés à identifier une personne avec ORCID, veuillez nous contacter.

Street Address L'adresse municipale, constituée du numéro civique suivi du nom de la rue. Exemple : 735 State Street

Address line 2 Information supplémentaire sur l'adresse municipale. Exemple : Suite 300

City Le nom de la ville de l'adresse de la personne ou de l'organisation.

State or province Le nom de l'état ou de la province de l'adresse de la personne ou de l'organisation.

Postal Code Code postal de l'adresse de la personne ou de l'organisation.

Country Pays de l'adresse de la personne ou de l'organisation.

Section Dates

* Begin Spécifiez la date et l'heure exactes du début de la collecte ou de la création du jeu de données. Spécifiez l'année seulement (AAAA) ou l'année, le mois et le jour (AAAA-MM-JJ ) et facultativement l'heure exacte (HH:MM:SS).

End Spécifiez la date et l'heure exactes du début de la collecte ou la création du jeu de données. Spécifiez l'année seulement (AAAA) ou l'année, le mois et le jour (AAAA-MM-JJ ) et facultativement l'heure exacte (HH:MM:SS).

Note : Laissez le champ "End" vide si la collecte de données votre jeu de données est toujours en cours. Mettez à jour ce champ en même temps que la mise à jour des données.

Section Locations

* Description : Entrez une description générale de la zone géographique dans laquelle les données ont été collectées. Il peut s'agir d'un seul nom d'endroit (e.g. Laurentides, QC) ou d'une description plus complète. Ce champ permet de fournir un supplément d'information aux coordonnées géographiques fournies ci-dessous et aide l'utilisateur de données à comprendre la localisation générale de l'étude. Il est préférable que les noms de lieu soient entrés dans la langue locale, e.g. Laurentides, QC.

* Bounding Box Coordinates : Les coordonnées géographiques en latitude et longitude (en décimales) de la localisation où les données ont été collectées. Au moins une paire (lat/long) de coordonnées est requise. Si vous entrez une seule paire de coordonnées, cela indique une localisation ponctuelle. Si vous entrez les deux paires de coordonnées, cela indique une boîte englobante. La première paire de coordonnées représente le coin nord-ouest et la deuxième paire le coin sud-est de la boîte englobante. Les coordonnées géographiques devraient être entrées en degrés décimaux et devraient appartenir au même système géodésique.

Des localisations supplémentaires devraient être incluses si des distances importantes séparent les sites d'étude et que de les regrouper serait trompeur ou source de confusion (Environmental Data Initiative, 2017). Les sites d’étude peuvent également être entrés individuellement.

Si vos données sont déjà décrites par des coordonnées géographiques, les minimum et maximum de longitude et latitude peuvent être calculées et entrés tel que décrit dans le tableau ci-dessous. Sinon, vous pouvez construire une boîte englobante personnalisée avec cet outil de dessin d'une boîte englobante. Entrez un nom de localisation pour laquelle vous voulez obtenir les coordonnées géographiques de la boîte englobante ou utilisez simplement l'outil de main dans le cadre de la carte pour vous déplacer jusqu’à la région de votre étude et dessinez les limites de la zone d’échantillonnage liée aux données avec l'outil de rectangle. Les coordonnées seront affichées sous le cadre de la carte. Les coordonnées du coin nord-ouest correspondent au maximum de latitude et au minimum de longitude, tandis que le coin sud-est correspond au minimum de latitude et au maximum de longitude.

Section Taxa

General Taxonomic Coverage : Comment ont été identifiés les taxons concernés par ce jeu de données.

Fournissez la liste des taxons associées au jeu de données. Cette liste inclut les taxons pour lesquels le jeu de données contient des mesures, mais aussi les taxons qui sont associés de façon moins directe au jeu de données. En général, si un utilisateur de données à la recherche d'un taxon spécifique devait trouver ce jeu de données, le taxon en question devrait se retrouver dans cette liste.

Taxonomic Classification(s)

The lowest level available should always be included, preferably the species binomial and common name (Environmental Data Initiative, 2017). Si le nombre de taxons est élevé (>30) et que vous préférez entrer les champs dans un format tabulaire, veuillez télécharger ce gabarit Excel et l’envoyer à Pierre-Olivier Benoit (pierre-olivier.benoit@uqtr.ca) pour son intégration prochaine dans votre fiche de métadonnées. Prière de vous référer au Glasgow Taxonomic Name Server ou au Integrated Taxonomic Information System pour vous assurer du bon orthographe des noms taxonomiques.

Pour chaque taxon, suivez les deux étapes suivantes :

  1. Taxonomic Rank : Entrez le niveau dans la hiérarchie taxonomique (Kingdom, Phylum, Class, Order, Family, Genus, or Species).
  2. Taxonomic Name : Entrez le nom scientifique pour le niveau entré (e.g. Animalia, Chordata, Mammalia, Carnivoria, Ursidae, Ursus, ou Ursus arctos).

Pour éditer une entrée, cliquez sur l'information taxonomique entrée, changez le rang et/ou le nom taxonomique et cliquez sur la zone à droite du champ de texte du nom (les deux champs de texte disparaîtront). Pour supprimer une entrée, cliquez sur le "X".

Section Methods

Methods :

Step Description de la procédure utilisée pour produire les données. Cette description générale de la méthode est destinée à aider les utilisateurs potentiels du jeu de données à déterminer s'il répond à leurs besoins. Les étapes représentent une suite logique de procédures résultant au jeu de données final, par exemple terrain, laboratoire et technique (Environmental Data Initiative, 2017). Un nouveau champ de texte est ajouté automatiquement dès que du texte est saisi dans un premier champ de texte.

Sampling :

Study Extent Décrivez l'étendue temporelle, spatiale et taxonomique de l'étude, en complétant l'information fournie plus haut. Par exemple, si la couverture temporelle des données est 1990-2000, vous pourriez fournir le détail des années manquantes ou encore les mois où l'échantillonnage a été effectué.

Description Décrivez le plan d'échantillonnage de l'étude. Par exemple, vous pourriez décrire la manière dont les traitements ont été attribués aux unités d'échantillonnage.

Références

Best Practices for Dataset Metadata in Ecological Metadata Language (EML Best Practices V3). 2017. Environmental Data Initiative.


Guide for Completing metaGRIL Data Submission Form


This guide provides information on how to complete the metaGRIL data submission form. There are six sections to the form, and some fields are required (denoted by a red asterisk *), while others are optional. In brief, this form collects basic information on a dataset using the Five Ws and How (what, why, who, when, where, and how) questions. For example, you should provide as much information as possible about temporal coverage (when), geographical coverage (where), and taxonomical coverage (what).

Information on individual fields and examples for their content are provided below.

A dataset is here defined as a coherent collection of data characterized by both temporal and spatial coverage.

The main objectives of this metadata form are to increase the discoverability of a dataset and to facilitate its reuse. As you fill in this form, be sure to give enough information so your dataset can be found and reused using keywords from your research area.

Please fill in this form in English to insure uniformity of text elements used to refine the search of a dataset, except for location names that can be entered in the local language, e.g. Laurentides, QC.

Data File Upload

A metadata form is usually accompanied by a dataset. However, GRIL has decided to let their members choose the most appropriate online data repository and the level of access (including private). Please refer to the GRIL Policy on Data Archiving and Sharing (GPDAS) for more information on data archiving and to access the list of suggested data repository.

Once you have uploaded your private or public dataset to a repository, insert the corresponding DOI (or the identifier of your record in a recognized database) in the field "Alternate Identifier" of the metaGRIL form instead of uploading your dataset file on our server.

If on the other hand, it is useful for your colleagues to have more information in the metaGRIL about the fields in your online dataset stored elsewhere, you must proceed with some extra steps. Because additional information on variables cannot be added without first uploading a file in the software behind metaGRIL, please follow these steps:

  • To get around having to upload your data itself, you should instead load an empty CSV file, using the same name as that used for the file deposited in the chosen data repository.
  • Once the dummy file is loaded, click "Describe".
  • Proceed to add the information requested regarding variables in your dataset by providing names, attributes, definitions, categories and units for each variable type (see the Attributes subsection below).

Data file

Overview Tab

Name: Unique name of data file. 

Description: Longer and more detailed description of data file.
Example: Species abundance data on lake Croche (2016).

Attributes Tab

Describe the attributes (i.e., fields or variables) of this file. An attribute is often the column header in a tabular data file. If the number of attributes is high (>30) and you would prefer to enter description fields in tabular format instead, please download this Excel template, fill it and send it to Pierre-Olivier Benoit (pierre-olivier.benoit@uqtr.ca) for integration in your metadata record. 

Attribute Name: The short name of the attribute as it appears in the data. It is usually found in the column header of tabular data. It’s then recommended that Attribute Name match column headers. Please also use ASCII characters only and thereby avoid accented characters (Environmental Data Initiative, 2017).
Example: “species,” “site,” "temp"

Attribute Label: Label this attribute with a display name, longer and more descriptive than Attribute Name.
Example: an attribute might have the attribute name ‘Temp_P2’ and a corresponding attribute label ‘Temperature, probe 2.’

Definition: Define this attribute (i.e. variable). Make sure it is as precise and complete as possible so the data can be interpreted and reused by other scientists not familiar with your research or field of study.
Example: ‘Water temperature in degrees Kelvin, measured with the backup of two [manufacturer name] probes.

Category: Choose the measurement scale type of this attribute's values. One of four options: 

  • Unordered categories1: The values of this attribute are unordered categories or classifications. The nominal variable is a categorical variable whose values make it possible to distinguish observations between them.
    Example: male or female
  • Ordered categories1: The values of this attribute are ordered categories or classifications. The ordinal variable is a categorical variable whose values can be classified according to a certain logical order.
    Example: low, medium, high
  • Numeric2: The values of this attribute are numeric and quantitative.
    Example: 12.2 degrees Celsius
  • Date-Time3: Date or time values from the Gregorian calendar.
    Example: 2002-10-22

 

1If category is Unordered categories or Ordered categories, then “Possible Values” field is required. Choices are:

  • Code List: The values of this attribute are taken from a list of codes
    Example: data might have a variable named 'site' with values 'A', 'B', and 'C', and the code list would explain how to interpret those codes
  • Particular Text: This text is constrained to a pattern or regular expression
    Example: '[0-9]{3}-[0-9]{3}-[0-9]{4}' allows for only numeric digits in the pattern of a US phone number.
  • Anything: Any text is allowed

2If category is Numeric, then “Standard Unit” field is required. A long list of standard units is provided. If the attribute is not associated with any unit, choose Dimensionless. If the unit used is not part of the list, choose Other / None

3If category is Date-Time, then “Date-Time Format” field is required. 

Overview

* Title: A descriptive title of the dataset. The title should provide enough information (at least what, where, and when) for someone casually scanning a list of dataset titles to know whether the data are relevant to them. This implies that the data context should be indicated in the title without making the title too long. In general, the title should indicate what kind of data were collected and the spatial, taxonomic, and temporal extents the dataset covers.

Examples of descriptive titles:

  • Boreal Québec Lake Zooplankton Data from 1972 to 1988.
  • Tassajara Hot Springs Reserve Water Chemistry Data from 1990 to 2000.

Examples of incomplete titles:

  • Zooplankton Data
  • Water Chemistry Data

* Abstract: Short (maximum of 350 words) summary of the purpose and content of the dataset. Entering a dataset abstract is required. As the abstract is used for full-text searches, it should be as descriptive as possible, providing information especially on what, where, and when questions but also on important elements of the study that don’t correspond to any of the proposed metadata fields.

Example: Data were collected every year in summer and fall from 1967 to 1979. Sampling was conducted only in the fall from 1980 to 1988. For each specimen taken, data were recorded on species, date, location, time, sex, and body measurements including total length, length of tailspine, presence/absence of eggs . The purpose of the data was to index the population size of all species present over a long time period. If applicable, insert the citation of the publication (including the publication DOI) related to the dataset, at the end of the Abstract field.

Keywords: Provide information for as many keywords as needed. The information is provided in groups of two fields (one keyword per line): keyword and keyword thesaurus. Repeat steps 1-2 below for each additional keyword.

  1. Keyword: Enter a word or phrase that describes your dataset (your own keywords or keywords from a "Thesaurus", i.e. a structured directory of keywords).
  2. Keyword Thesaurus: Select whether you used a Thesaurus (structured directory of keywords) or not to choose your keywords. The only one you can select for now is the NASA Global Change Master Directory (GCMD).

To delete an entry, click on the "X".

* Funding: Add the award number from the funding agency. If your project is not associated with any funding agency number, insert a distinctive name that could easily identify the project funding sources. For students who have received funding from the GRIL Program for Collaborative Projects, the personal identifier related to your collaborative projects should be entered here (ex: GRIL-PCR-19H01).

Publication Date: Set a citation date for this dataset if desired. This is the date of online publication of the dataset. This will be the date used by others who might want to cite your dataset in the future. This can be a year (YYYY) or an exact date (YYYY-MM-DD).

* Usage Rights: Usage rights only apply to data and are controlled by the repository you decide to use to upload your data. They should be as less restrictive as possible.

* Alternate Identifier: If available, please provide other pertinent information that can identify and locate the dataset within your site's data management system. For example, provide the DOI of the dataset or the identifier of a recognized database where your dataset has been integrated.

People

Add one or more people, organizations, or position names associated with the dataset. Students or postdocs filling out the metaGRIL form should check with their main advisor before filling out this section.

At least one entry with a Creator role is required. Creators are considered as the authors responsible for the intellectual input in the dataset and will be listed in the dataset citation. Other roles include, for example, the principal investigator in a collaborative project, the first author of the main publication using the dataset, etc. The organization name, website link, phone, fax, and address information are optional.

This section is divided in three parts:

  • Dataset Creators (Authors/Owners/Originators)
  • Contacts
  • Additional roles

Special attention should be given to the first contact that is to be contacted for more information on the dataset or to obtain the dataset itself. This person is likely to be the researcher in whose organization the work was conducted as they should be available to be contacted in the long term. This attribution is similar to the assignment of a corresponding author or a senior author for a publication. As for additional roles, Metadata Provider is the person or organization that produced or provided metadata content.

* First Name: The given name(s) of the person. Used with Last Name to build citation.

* Last Name: The last name (surname) of the person. Used with First Name to build citation.

Position Name: A named position in an organization from which the dataset originated, if any.

Organization Name: The name of the organization from which the dataset originated, if any.

* Email: The e-mail address by which the person or organization can be contacted.

Website: The website address of the person or organization.

Phone: The phone number of the person or organization, including the area code (999-999-9999).

Fax: The fax number of the person or organization, including the area code (999-999-9999).

* ORCID: ORCID identifier of the person. Search for an ORCID by name here: https://orcid.org/orcid-search/search. If you have difficulty generating an ORCID ID, please contact us.

Street Address: Street address consisting of street number followed by street name. Example: 735 State Street

Address line 2: Additional information about address, other unit, etc. Example: Suite 300

City: The city name of the person's or organization's address.

State or province: State or a province for the person or organization's address.

Postal Code: The postal code or ZIP code for the person or organization's address.

Country: The country for the person or organization's address.

Dates

* Begin: Specify the exact date and time of the beginning of the collection or creation of this dataset. Specify a year only (YYYY) or a year, month, and date (YYYY-MM-DD) and optionally, an exact time (HH:MM:SS).

End: Specify the exact date and time of the end of the collection or creation of this dataset. Specify a year only (YYYY) or a year, month, and date (YYYY-MM-DD) and optionally, an exact time (HH:MM:SS).

Note: Leave "End" blank if your dataset is open-ended. Please update this field along with data updates.

Locations

* Description: Enter a general description of the geographic area in which the data were collected. This can be a simple place name (e.g., Laurentides, QC) or a fuller description. This field supplements the coordinates provided here and helps orient the data user about the general location of the study. It’s preferred that location names can be entered in the local language, e.g. Laurentides, QC.

* Bounding Box Coordinates: The latitude and longitude coordinates (in decimals) of the location where the data were collected. At least one lat/long pair is required. If you enter one coordinate pair only: This indicates a point location. If you enter both coordinate pairs: This indicates a bounding box. The first coordinate pair is the northwest corner and the second coordinate pair is the southeast corner of the bounding box. Geographic coordinates should be entered in decimal degrees and should belong to the same geodetic system.

Additional locations should be included if there are significant distances between study sites and grouping them would be misleading or confusing (Environmental Data Initiative, 2017). Study sites can also be entered individually.

If your data are already described by geographic coordinates, minimum and maximum of longitude and latitude fields can be calculated and entered as described in the table below. If not, you can build a custom bounding box with a tool like Bounding Box Drawing Tool. Enter the location which you want the bounding box to cover or simply use the hand tool in the map box to move to the right region on the map and then use the rectangle tool to draw the geographic limits of your data
sampling. The coordinates will be shown below the map box. Northwest coordinates correspond to maximum latitude and minimum longitude, and southeast coordinates to minimum latitude and maximum longitude.

Taxa

General Taxonomic Coverage: How you identified the range of taxa addressed in this dataset.

Provide a list of the taxa that are associated with this dataset. This includes taxa for which the dataset contains measurements, and taxa for which the data have relevance in less direct ways. In general, if a data user searching for a particular taxonomic name should find this dataset, then the taxon should be included in this list.

Taxonomic Classification(s)

The lowest taxonomic level available should always be included, preferably the binomial (gender and species) and the common name (Environmental Data Initiative, 2017). If the number of taxons is high (>30) and you would prefer to enter fields in tabular format instead, please download this Excel template and send it to Pierre-Olivier Benoit (pierre-olivier.benoit@uqtr.ca) for later integration in your metadata record. Please check the Glasgow Taxonomic Name Server or the Integrated Taxonomic Information System for correct spelling of taxonomic names.

For each taxon, follow the two steps below:

  1. Taxonomic Rank: Enter the level in the taxonomic hierarchy (Kingdom, Phylum, Class, Order, Family, Genus, or Species).
  2. Taxonomic Name: Enter the scientific name for the level entered under Taxonomic Rank (e.g. Animalia, Chordata, Mammalia, Carnivoria, Ursidae, Ursus, or Ursus arctos).

To edit an entry, click on the taxonomic information entered, change the taxonomic rank and/or name, and click on the area just right of the text field for the name (the two text fields will disappear). To delete an entry, click on the "X".

Methods

Methods:

Step: Description of the procedure used to produce the data. This is intended to be a general method description that is suitable to help potential users of the data decide if the data are appropriate for their purposes. Steps represent a logical series of procedures to result in the final dataset used for publication, for example field, lab and technical (Environmental Data Initiative, 2017). A new text block is added after each text block is filled.

Sampling:

Study Extent: Describe the temporal, spatial and taxonomic extent of the study, supplementing the information on coverage provided above. For example, if the temporal coverage of the data is 1990-2000, you might provide details about any years that were missed or the months in which sampling actually occurred.

Description: Describe the sampling design of the study. For example, you might describe the way in which treatments were assigned to sampling units.

References:

Best Practices for Dataset Metadata in Ecological Metadata Language (EML Best Practices V3). 2017. Environmental Data Initiative.

Dernière mise à jour : 26 septembre 2019