La procédure en bref

• Toute personne peut faire une divulgation au Protecteur du citoyen;
• Les membres du personnel et de la communauté étudiante de l'UQTR, les membres de toute instance ou de tout comité, les professeur(e)s associé(e)s ou invité(e)s, les membres d’unités de recherche, les stagiaires postdoctoraux, les autres stagiaires, les personnes ayant fait une demande d'admission et les usagers des services ont le choix de divulguer auprès du Protecteur du citoyen ou du responsable du suivi des divulgations de l’UQTR, soit la personne assumant la fonction de protecteur universitaire.

Le responsable est la personne assumant la fonction de protecteur universitaire. Les rôles suivants lui ont été confiés :

1. Recevoir toute divulgation;
2. Vérifier, à la suite d’une divulgation, si un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être;
3. Tenir le recteur informé des vérifications qu’il a effectuées;
4. Transmettre au Protecteur du citoyen les divulgations auxquelles ce dernier, compte tenu des circonstances, est davantage en mesure de donner suite;
5. Transmettre, à tout organisme chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions, les renseignements portés à sa connaissance qui peuvent faire l’objet d’une dénonciation ou qui sont nécessaires aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi;
6. Assurer la confidentialité de l’identité de la personne ayant fait une divulgation et de la personne mise en cause;
7. Prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des dossiers de divulgation ainsi que des communications y afférentes, et ce, sur quelques supports que ce soit;
8. Faire preuve de discrétion dans l’exercice de ses fonctions;
9. Collaborer à la production du rapport annuel afin de fournir les renseignements suivants, tel qu’exigé par la Loi :
   1. Le nombre de divulgations reçues;
   2. Le nombre de divulgations auxquelles il a été mis fin conformément à l’article 8.2 de la présente procédure;
   3. Le nombre de divulgations fondées;
   4. Le nombre de divulgations réparties selon chacune des catégories d’actes répréhensibles visées à l’article 4;
   5. Le nombre de communications de renseignements effectuées en application de l’article 8.6 de la présente procédure.

Divulgation au Responsable

Les membres de la communauté universitaire, les personnes ayant fait une demande d'admission et les usagers des services de l’UQTR peuvent, en tout temps, effectuer une divulgation visant un acte répréhensible qui a été commis ou qui est sur le point de l’être à l’égard de l’UQTR. Cette divulgation se fait selon les modalités exposées à l’article 7 de la Procédure.

Divulgation au Protecteur du citoyen

Toute personne physique ou morale peut, en tout temps, effectuer une divulgation au Protecteur du citoyen visant un acte répréhensible ayant été commis ou sur le point de l’être à l’égard de l’UQTR. Cette divulgation peut s’effectuer sous le couvert de l’anonymat ou non.

Un membre de la communauté universitaire, un candidat à l’admission ou un usager des services de l’UQTR qui souhaite effectuer une divulgation peut choisir de transmettre celle-ci au Protecteur du citoyen plutôt qu’au Responsable.

Les coordonnées pour effectuer une divulgation auprès du Protecteur du citoyen sont les suivantes :

Direction des enquêtes sur les divulgations en matière d’intégrité publique
Protecteur du citoyen
800, place D’Youville, 18^edix-huitième étage,
Québec (Québec) G1R 3P4
Téléphone : 1 844 580-7993 (sans frais au Québec)
Télécopieur : 1 844 375-5758 (sans frais au Québec)
Formulaires sécurisés sur le site web : https://protecteurducitoyen.qc.ca/fr(nouvelle fenêtre)

Divulgation de renseignements confidentiels

Conformément à l’article 8 de la Loi, une personne ayant fait une divulgation ou qui collabore à une vérification, peut communiquer tout renseignement pouvant démontrer qu’un acte répréhensible a été commis, ou est sur le point de l’être.

Le premier alinéa s’applique malgré les dispositions sur la communication de renseignements prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c. P-39.1) et par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1), sauf celles prévues à l’article 33 de cette dernière loi. Il s’applique également malgré toute autre restriction de communication prévue par une loi et toute obligation de confidentialité ou de loyauté pouvant lier une personne, notamment à l’égard de son employeur ou, le cas échéant, de son client.

Toutefois, la levée du secret professionnel autorisé par le présent article ne s’applique pas au secret professionnel liant l’avocat ou le notaire à son client.

Situation urgente présentant un risque grave pour la santé, la sécurité ou l’environnement

Si une personne a des motifs raisonnables de croire qu’un acte répréhensible commis ou sur le point de l’être à l’égard de l’UQTR présente un risque grave pour la santé ou la sécurité d’une personne ou pour l’environnement et qu’elle ne peut, compte tenu de l’urgence de la situation, s’adresser à l’une des personnes visées aux articles 6.1 et 6.2 de la présente procédure, elle peut divulguer au public les renseignements qu’elle estime raisonnablement nécessaires pour parer à ce risque et bénéficier de la protection contre les représailles prévue à l’article 12 de la présente procédure.

Toutefois, cette personne doit, au préalable, communiquer ces renseignements à un corps de police ou au Commissaire à la lutte contre la corruption. De plus, la communication de ces renseignements ne doit pas avoir comme effet prévisible de nuire aux mesures d’intervention pour parer au risque grave pour la santé ou la sécurité d’une personne ou pour l’environnement.

Modalités relatives au dépôt d’une divulgation

Une divulgation est transmise directement au Responsable.

Le Responsable doit prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité des communications. Il doit établir les modes de communication privilégiés permettant de faire une divulgation et de communiquer avec lui en toute confidentialité.

Divulgation anonyme

La personne qui fait une divulgation doit s’identifier et indiquer de quelle manière elle a obtenu les renseignements faisant l’objet de la divulgation. La personne qui souhaite effectuer une divulgation anonyme doit s’adresser au Protecteur du citoyen.

À la réception d’une divulgation anonyme, le Responsable la transfère au Protecteur du citoyen, sauf si, à sa face même, elle n’est pas recevable conformément à l’article 8.2.

Avis de réception

Le Responsable transmet par écrit un avis de réception au divulgateur dans les 7 jours ouvrables de la réception de la divulgation.

Détermination de la recevabilité de la divulgation

Le Responsable détermine si la divulgation est recevable dans un délai de 15 jours ouvrables.

À tout moment, le Responsable doit mettre fin au traitement d’une divulgation si l’acte répréhensible allégué fait l’objet d’un recours devant un tribunal ou porte sur une décision rendue par un tribunal.

En outre, il met fin à son examen s’il estime notamment que :

1. L’objet de la divulgation ne relève pas de son mandat;
2. La divulgation est effectuée à des fins personnelles et non d’intérêt public, par exemple si son objet porte uniquement sur une condition de travail de la personne qui effectue la divulgation;
3. L’objet de la divulgation met en cause le bien-fondé d’une politique ou d’un objectif de programme du gouvernement, de l’UQTR ou d’un autre organisme public, au sens de la Loi;
4. La divulgation est frivole.

Lorsque le Responsable met fin au traitement ou à l’examen d’une divulgation, il transmet un avis motivé à la personne ayant fait la divulgation.

Délais de traitement du responsable

Les délais de traitement des divulgations sont à titre indicatif et ne sont pas de rigueur. Ils peuvent être prolongés par le Responsable si les circonstances le requièrent.

Transfert de la divulgation au Protecteur du citoyen

Si le Responsable estime que, compte tenu des circonstances, le Protecteur du citoyen est davantage en mesure de donner suite à une divulgation, il la lui transfère en communiquant avec la Direction des enquêtes en matière d’intégrité publique du Protecteur du citoyen afin de convenir des modalités de transfert.

Le Protecteur du citoyen peut être davantage en mesure de donner suite à une divulgation lorsque la divulgation de l’acte répréhensible requiert une enquête approfondie ou le pouvoir de contraindre une personne par assignation à fournir des renseignements ou à produire des documents.

Le Responsable avise, par écrit, le divulgateur du transfert.

Obligation de collaboration

En vertu de la Loi, toute personne a l’obligation de collaborer et de donner suite à une vérification effectuée par le Responsable en vertu de la présente procédure, sous peine de sanctions pénales prévues à la Loi.

Transmission de renseignements à un organisme qui est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois

S’il estime que des renseignements portés à sa connaissance peuvent faire l’objet d’une dénonciation en application de l’article 26 de la Loi concernant la lutte contre la corruption (RLRQ, chapitre L-6.1), le Responsable les transmet dans les plus brefs délais au Commissaire à la lutte contre la corruption. En outre, le Responsable communique également les renseignements qui sont nécessaires aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi à tout autre organisme chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois, dont un corps de police et un ordre professionnel.

Lorsqu’il a transmis des renseignements à un tel organisme, le Responsable met fin au traitement de la divulgation ou le poursuit, selon les modalités convenues avec cet organisme.

Lorsque le Responsable l’estime à propos, il avise le divulgateur du transfert des renseignements.

Vérifications par le responsable

S’il estime la divulgation recevable, le Responsable vérifie si un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être à l’égard de l’UQTR.

Droits de la personne mise en cause par la divulgation

Le Responsable doit protéger la confidentialité de l’identité de la personne mise en cause par la divulgation lorsque les vérifications sont en cours et lui offrir l’occasion de donner sa version des faits.

Le Responsable doit communiquer à la personne mise en cause les informations nécessaires pour lui permettre de connaître la nature et répondre aux allégations qui lui sont reprochées. Cependant, cette communication ne doit pas révéler l’identité du divulgateur ou de toute personne qui collabore aux vérifications ni aucune information permettant de les identifier.

Droit du divulgateur ou de la personne qui collabore à une vérification

La personne qui fait une divulgation ou collabore à une vérification, peut être accompagné (et non représentée) par la personne de son choix lors de toute rencontre ou de tout entretien avec le Responsable, le cas échéant.

Fin de la vérification

Lorsque le Responsable constate qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, il en fait rapport au recteur.

Le Responsable avise la personne ayant fait une divulgation que le traitement de sa divulgation est terminé et peut, s’il l’estime à propos, l’informer des suites qui ont été données à sa divulgation.

Suivi au recteur

Conformément à la Loi, le Responsable tient le recteur informé des démarches qu’il a effectuées, sauf s’il estime que la divulgation est susceptible de le mettre en cause.

Lorsque le Responsable conclut, au terme de ses vérifications, qu’aucun acte répréhensible n’a été commis, il doit préserver l’entière confidentialité des informations recueillies.

Lorsqu’il constate qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, son rapport au recteur doit préserver l’identité de la personne qui a fait la divulgation et exposer sommairement les constats relatifs à l’acte répréhensible ayant fait l’objet de sa vérification. S’il y a lieu, le recteur apporte les mesures correctrices qu’il estime appropriées.

Le Responsable est tenu à la discrétion dans l’exercice de ses fonctions. Il doit notamment prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements qui lui sont communiqués, y compris l’identité de la personne ayant fait la divulgation et celle des personnes qui collaborent à une vérification.

Interdiction d’exercer des représailles

Il est interdit d’exercer des représailles contre une personne pour le motif qu’elle a de bonne foi fait une divulgation ou collaboré à une vérification ou une enquête menée par le Protecteur du citoyen en raison d’une divulgation.

Il est également interdit de menacer une personne de représailles pour qu’elle s’abstienne de faire une divulgation ou de collaborer à une vérification ou une enquête menée par le Protecteur du citoyen, menée en raison d’une divulgation.

Une telle infraction est passible d’une amende de 2 000 $ à 20 000 $ dans le cas d’une personne physique ou, dans tous les autres cas, d’une amende de 10 000 $ à 250 000 $.

En cas de récidive, l’amende est portée au double.

Recours en cas de représailles

Le Responsable doit informer la personne qui a fait la divulgation et les personnes qui collaborent à la vérification qu’elles sont protégées dans l’éventualité de l’exercice de représailles à leur endroit et les informer du délai pour exercer leur recours en cas de représailles, le cas échéant.

Un membre du personnel qui croit avoir été victime d’une pratique interdite en vertu de l’article 122 de la Loi sur les normes du travail doit exercer son recours auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) dans les 45 jours de la pratique dont il se plaint.

Le membre du personnel syndiqué peut avoir plusieurs recours. Il peut faire une plainte à la CNESST dans les 45 jours de la pratique dont il se plaint mais, dans ce cas, il ne pourra pas être représenté par un avocat de la CNESST. Le membre du personnel syndiqué a aussi la possibilité de s’adresser à son syndicat.