La politique en bref

La Politique s'applique à l’ensemble de la communauté universitaire, à savoir toute personne qui :

• Exerce une fonction, occupe un emploi rémunéré ou accomplit des tâches bénévolement à l'UQTR;
• Poursuit des études à l'UQTR;
• Poursuit des activités à titre de stagiaire (incluant un stagiaire postdoctoral);
• Fait partie d'une association ou d'un groupe relié à l'UQTR;
• A des relations avec l'UQTR à titre de client, visiteur, invité, fournisseur ou sous-traitant.

Elle touche toute activité ou situation vécue en contexte universitaire, non seulement sur le campus, mais également dans les autres lieux où s'accomplit la mission de l'UQTR et où les personnes sont liées entre elles par leur appartenance à la communauté universitaire ou leur relation avec l'UQTR.

Elle s'étend aux médias sociaux et aux autres plateformes numériques. La politique s'applique donc notamment à l'occasion des stages, compétitions universitaires, rencontres de comités, congrès, des conférences, des activités d'accueil, sociales, sportives et culturelles.

Tout membre de la communauté universitaire assumant des fonctions de direction, qui est témoin ou informé d'une situation de harcèlement, de discrimination ou d'incivilité doit prendre les moyens raisonnables pour intervenir dans les limites de ses responsabilités. Il soutient toute personne s'adressant à lui dans la recherche de solutions, dans l'application de ladite Politique et collabore aux actions visant la résolution d'une situation.

Les membres de la communauté universitaire doivent contribuer à rendre les relations harmonieuses et le milieu exempt de toute forme de harcèlement, de discrimination et d'incivilité, en signalant de telles conduites au Bureau de prévention et de traitement des plaintes. Lorsqu'il y a une enquête administrative, les membres de la communauté universitaire doivent y collaborer avec diligence et discrétion, tout en respectant le caractère confidentiel de la procédure d'enquête.

Dans la mesure du possible, toute personne qui s'estime victime de harcèlement, de discrimination ou d'incivilité devrait faire savoir à la ou les personne(s) concernée(s) que leur comportement est inacceptable et qu'il doit cesser.

Le Vice-rectorat aux ressources humaines agit à titre de ressource conseil auprès des membres du personnel et des membres de la communauté universitaire assumant des fonctions de direction. Il dirige les personnes concernées par une possible cause de harcèlement ou de discrimination vers le Bureau de prévention et de traitement des plaintes. S'il s'agit d'incivilité, il dirige les personnes concernées vers le Service des ressources humaines. Il s'assure de la promotion de la Politique et de l'organisation d'activités de formation et de sensibilisation en matière de prévention.

Les syndicats, les associations d'employé(e)s et les associations étudiantes collaborent à l'application de la Politique, notamment en appuyant les activités de sensibilisation et en informant leurs membres de la présente Politique et des mécanismes qui y sont prévus.

Mandat du vice-recteur aux ressources humaines ou de la personne qui le représente :

• S'assurer de la diffusion de la présente Politique;
• Offrir aux membres de la communauté universitaire assumant des fonctions de direction une formation quant à leurs rôles;
• S'assurer que les personnes qui se disent victimes de harcèlement ou de discrimination, de même que les personnes soupçonnées d'en être les auteures reçoivent l'assistance requise;
• Recevoir les recommandations formulées par le Bureau de prévention et de traitement;
• Faire en sorte d'offrir des programmes de prévention, en collaboration avec le Bureau de prévention et de traitement des plaintes.

Mandat du directeur du Service aux étudiants ou de la personne qui le représente :

• Intervenir, à la demande d'un membre de la communauté étudiante, dans la procédure informelle, lorsque les parties concernées sont des étudiant(e)s (art. 8.1.2);
• Répondre aux demandes d'information des étudiant(e)s; 
• Participer à la sensibilisation de la communauté étudiante en ce qui a trait aux effets néfastes du harcèlement, de la discrimination et de l'incivilité, en collaboration avec le Bureau de prévention et de traitement des plaintes;
• Assurer l'assistance requise aux étudiant(e)s qui se disent victimes de harcèlement, de discrimination ou d'incivilité, de même qu'à ceux et celles soupçonné(e)s d'en être les auteurs;
• Guider les étudiant(e)s concerné(e)s dans la recherche d'une entente par le biais de processus de facilitation et de résolution de conflits ou, dans certaines circonstances, en les invitant à faire appel à la médiation;
• Diriger les étudiants vers le Bureau de prévention et de traitement des plaintes s'ils souhaitent déposer une plainte formelle en vertu de l'article 8.2;
• Faire la promotion de la Politique auprès des associations étudiantes, en collaboration avec le Bureau de prévention et de traitement des plaintes;
• Assurer la confidentialité des procédures informelles et formelles.

• Conduire les procédures informelles, prévues à l'article 8.1, et formelles, prévues à l'article 8.2;
• Conseiller et soutenir toute personne qui s'adresse au Bureau de prévention et de traitement des plaintes pour des motifs reliés à du harcèlement ou de la discrimination, et l'informer du contenu de la présente Politique, des recours existants ainsi que de son droit d'être accompagnée par une personne de son choix;
• Assurer l'assistance requise aux personnes qui se disent victimes de harcèlement, de discrimination ou d'incivilité, de même qu'aux personnes soupçonnées d'en être les auteures;
• Guider les personnes concernées, dans le cadre de la recherche d'une entente, vers des solutions acceptables et susceptibles de corriger la situation;
• Conseiller et soutenir toute personne qui participe à une démarche pour résoudre une situation de harcèlement ou de discrimination, toute personne assumant des fonctions de direction qui désire s’outiller pour ce type de situation, de même que toute personne témoin d'une telle situation;
• Recommander au vice-recteur aux ressources humaines, dans le cas du personnel, ou au doyen des études ainsi qu'à la direction des Services aux étudiants, lorsqu'il s'agit d'un membre de la communauté étudiante, les mesures qui devraient être prises s'il estime que la sécurité de la personne qui se considère lésée est menacée;
• Assurer la gestion des demandes et des plaintes, de même que leur suivi;
• Mettre en place des programmes et des mesures de prévention en matière de harcèlement, de discrimination et d'incivilité;
• Faire rapport annuellement au conseil d'administration de ses activités.

Les procédures informelles correspondent aux démarches de premier signalement des faits et aux approches préventives pour identifier les risques d’escalade et aider à corriger le problème à la source. Les procédures informelles ne constituent pas un préalable aux procédures formelles.

L'initiative personnelle

Certains conflits ont pour origine des problèmes de communication. Des clarifications peuvent contribuer à résoudre les différends rapidement et à la satisfaction des parties. Les personnes concernées s'expliquent avec ouverture et respect afin de clarifier la situation.

L'aide d'une personne assumant une fonction de direction

Lorsque l'initiative personnelle est infructueuse, l'une ou l'autre des parties peut demander l'aide d'un membre de la communauté universitaire assumant des fonctions de direction. Celui-ci tentera, dans les limites de ses responsabilités, de faciliter la communication entre les parties. Dans le cas des membres du personnel, une personne désignée par la direction du Service des ressources humaines peut également appuyer les parties afin de les aider à clarifier la situation.

Quant aux situations potentielles d'incivilité, le membre de la communauté universitaire qui assume des fonctions de direction doit, avec le soutien du Service des ressources humaines, tenter de rectifier la situation et prendre les moyens raisonnables pour éviter qu'elle ne se reproduise.

Lorsque les circonstances le requièrent, et qu'un membre de la direction en formule la demande, le Service des ressources humaines pourra offrir son appui sous forme de conseils ou d'interventions visant à mettre en place une démarche de résolution de problèmes.

Dans les situations où les parties concernées sont des membres de la communauté étudiante, celui ou celle qui croit vivre du harcèlement, de la discrimination ou de l'incivilité doit s'adresser à la direction du Service aux étudiants pour obtenir l'assistance et le soutien nécessaires. Les étudiants et étudiantes sont référé(e)s au Bureau de prévention et de traitement des plaintes lorsqu'il y a dépôt d'une plainte, ou si la direction des Services aux étudiants estime que les circonstances le requièrent.

L'appui du Bureau de prévention et de traitement des plaintes

À l'exception des situations d'incivilité et des membres de la communauté étudiante qui doivent d'abord s'adresser aux Services aux étudiants, la personne qui s'estime victime de harcèlement ou de discrimination sollicite les services du Bureau de prévention et de traitement des plaintes, qui peut

• Inviter la personne à lui exposer la situation et la rassurer sur la discrétion de la démarche;
• Aider la personne à comprendre la situation et à clarifier avec elle s'il s'agit de gestes qui pourraient correspondre à du harcèlement ou à de la discrimination;
• Rappeler à la personne que l'UQTR désire offrir un milieu sain, exempt de harcèlement, de discrimination et d'incivilité, lui expliquer la procédure de traitement des plaintes et les délais relatifs au dépôt d'une plainte;
• Aviser la personne plaignante de la possibilité que le Bureau de prévention et de traitement des plaintes rencontre, au moment où il le juge opportun, la personne mise en cause afin qu’elle lui expose la situation à son tour;
• Rencontrer, au besoin, une personne assumant des fonctions de direction pour discuter avec elle des mesures correctives qu'elle entend prendre, si elle le juge pertinent, pour régler la situation présumée de harcèlement ou de discrimination, ou en éviter la récurrence, et ce, en conformité avec les dispositions des conventions collectives et des protocoles en vigueur;
• Recommander, s'il le juge approprié, la mise en place de mesures préventives d'aide, de soutien et de protection de la personne plaignante;
• Recommander, s'il le juge approprié, l'intervention d'une ressource d'aide (psychologue, travailleur social, spécialiste en ressources humaines);
• Proposer une démarche pour résoudre la situation ou en prévenir la récurrence, notamment par la voie de la facilitation ou de la médiation;
• Informer la personne plaignante de son droit de déposer une plainte formelle, selon les modalités prévues à l'article 8.2, ou de tout autre recours.

Les procédures formelles correspondent aux démarches découlant d'une plainte formelle, à la suite d'une situation présumée de harcèlement ou de discrimination.

• Si la démarche informelle n'apporte pas les résultats escomptés ou qu'elle n'a pas été utilisée, la personne qui s'estime victime de harcèlement ou de discrimination peut déposer une plainte écrite auprès du Bureau de prévention et de traitement des plaintes. Le formulaire de plainte doit être dûment rempli, signé et daté.
• Le Bureau de prévention et de traitement des plaintes analyse la recevabilité de la plainte.
• Si la plainte est jugée recevable, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes offre aux parties concernées de résoudre la situation par la voie de la médiation.
• Si la plainte est non recevable, c'est-à-dire qu’elle ne respecte pas les délais ou qu’elle ne correspond pas aux définitions de harcèlement ou de discrimination, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes dirige, selon le cas, la personne vers les ressources appropriées.

Enquête administrative

L'enquête administrative vise, entre autres, à recueillir des éléments de preuve et à identifier les personnes mises en cause. Des recommandations sont émises aux instances concernées à la fin du processus.

Si la médiation n'a pas permis aux parties concernées d'en arriver à une entente ou si une des parties a refusé la médiation, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes enclenche la procédure d'enquête administrative et choisit un enquêteur externe. L'enquête vise notamment à identifier les circonstances entourant les allégations, à permettre la reconstitution des événements, à obtenir les éléments de preuve, à identifier les éléments des allégations et à identifier les personnes mises en cause.

Le rapport de l'enquêteur externe doit indiquer si la plainte est jugée fondée ou non fondée et appuyer cette conclusion sur les éléments constitutifs du harcèlement ou de la discrimination au sens de la Politique et de la loi, ainsi que de la preuve recueillie en cours d'enquête.

Recommandations du Bureau de prévention et de traitement des plaintes

Le Bureau de prévention et de traitement des plaintes soumet son rapport au vice-recteur aux ressources humaines ou au doyen des études et au directeur des Services aux étudiants, lorsqu'une des parties est un membre de la communauté étudiante. Il en informe la personne plaignante, la personne mise en cause et toute personne qu'il juge utile.

Si la plainte est non fondée, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes fait rapport au vice-recteur aux ressources humaines ou, le cas échéant, au doyen des études et au directeur des Services aux étudiants, en informe la personne plaignante, la personne mise en cause et toute personne qu'il juge utile.

Si la plainte est fondée, et selon la gravité des comportements reprochés, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes peut suggérer de faire appel à la médiation ou recommander les mesures réparatrices et correctives pertinentes.

Lorsqu'une plainte est jugée fondée après l’enquête, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes remet son rapport au vice-recteur aux ressources humaines ou, le cas échéant, au doyen des études ainsi qu'au directeur des Services aux étudiants. L'UQTR prend alors les dispositions nécessaires afin de faire cesser la conduite visée par la présente Politique et de réparer, s'il y a lieu, le préjudice subi par la personne plaignante et sanctionner la conduite répréhensible.

La personne mise en cause qui est reconnue comme ayant commis du harcèlement ou de la discrimination est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement, dans le cas d'un membre du personnel, et jusqu'à l'expulsion d'un programme d'études ou de l'UQTR, dans le cas d'un membre de la communauté étudiante.

La mise en application et la contestation des mesures prises par l'UQTR se font conformément aux règlements, politiques, conventions et protocoles en vigueur.

S’il est établi, à la suite de l’enquête, qu’une plainte formelle comporte un mensonge, qu’elle a été faite de mauvaise foi ou avec l’intention de nuire, la personne plaignante est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement, dans le cas d’un membre du personnel, et jusqu’à l’expulsion d’un programme d’études ou de l’Université, dans le cas d’un membre de la communauté étudiante.

La mise en application et la contestation des mesures prises par l’Université se font conformément aux règlements, politiques, conventions et protocoles en vigueur.

Toute situation de harcèlement ou de discrimination doit être signalée dans les 2 ans de la dernière manifestation.

Une personne syndiquée qui croit subir du harcèlement peut recourir au grief dans les délais prévus à sa convention collective.

Dans le cas d'une personne non syndiquée, celle-ci peut formuler une mésentente selon les règles et les délais prévus dans son protocole de travail. Une personne non syndiquée peut également acheminer une plainte écrite à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail dans les 2 ans de la dernière manifestation de la conduite de harcèlement ou de discrimination, conformément aux dispositions prévues à la Loi sur les normes du travail.

Dans l'application des diverses mesures visant à prévenir, corriger ou sanctionner des conduites reliées à du harcèlement, de la discrimination ou de l'incivilité, l'UQTR s'engage à assurer la protection des personnes impliquées. Toute personne a le droit de signaler une conduite répréhensible et de déposer une plainte formelle sans crainte de représailles, à moins que la démarche ou la plainte déposée ne soit faite dans l'intention de nuire, notamment par une fausse déclaration ou accusation.

Toute personne peut témoigner sans crainte de représailles, à moins que son témoignage ne soit fait dans l'intention de nuire par une fausse déclaration.

Il en est de même pour les personnes appelées à intervenir dans le processus d'enquête.

Tous les renseignements relatifs à une plainte ainsi que l’identité des personnes impliquées doivent être traités confidentiellement par les parties concernées. Un engagement de confidentialité doit ainsi être signé par les parties.

De même, le Bureau de prévention et de traitement des plaintes préserve la confidentialité des informations qui lui sont confiées sous réserve des informations qu’il doit divulguer pour permettre à l’UQTR de s’acquitter de son obligation de prévenir toutes formes de harcèlement et de discrimination et de les faire cesser, ainsi que celles utiles pour exercer son mandat.