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Services aux étudiants
Question 3

Le Formulaire unique est un document électronique que les étudiants de l'UQTR doivent remplir afin de participer aux différents concours de bourses d'études durant l'année scolaire.  Il est principalement utilisé pour participer à tous les concours de bourses de la Fondation de l'UQTR qui sont exclusivement destinées aux étudiants fréquentant l'UQTR. Quelques autres donateurs internes utilisent aussi ce formulaire (Syndicat des chargés de cours, Syndicat des employés de soutien, Syndicat du personnel professionnel, etc.).  Ce formulaire est disponible en version électronique seulement.  

Vous effectuez une première demande de bourse d'études :

Ce formulaire étant exclusif aux étudiants de l'UQTR, vous devrez vous identifier en indiquant votre code permanent et votre code personnel d'accès (CPA).

Le Formulaire unique est valide pour un an, soit pendant la période comprise entre le 1er mai d'une année au 30 avril de l'année suivante (année universitaire).

Dès le 1er mai, si vous désirez participer à un concours, vous devez d'abord attendre de le voir apparaître sous le bouton "Bourses offertes" au www.uqtr.ca/bourses.  Le formulaire est unique parce qu'il ne doit être rempli qu'une seule fois durant l'année académique. Il faut parfois y joindre des documents ou remplir une section spécifique du formulaire selon les exigences du ou des concours auxquels vous souhaitez postuler.  Il faut bien sûr le faire avant la date limite du concours.

Vous n'êtes pas à votre première demande de bourse d'études :

Vous devez alors mettre votre dossier à jour en fonction de la nouvelle année pour ensuite enregistrer votre demande.  

Même si vous vous inscrivez à plusieurs concours, les pièces justificatives ne doivent être fournies qu'une seule fois.  Ces pièces devront être enregistrées en format PDF, numérisées et ajoutées à votre Formulaire unique dans la section «Dépôt de document» de l'onglet «Dossier scolaire». À moins d'avis contraire, aucun document papier ne sera accepté à nos bureaux.

À quel moment puis-je remplir le Formulaire unique?

Le Formulaire unique peut être rempli en tout temps durant l'année. Cependant, votre demande de bourses doit correspondre à un concours ACTIF paru dans "Bourses offertes".

Vous devez vous assurer de répondre à toutes les exigences du concours avant d'y participer. 

Important : seuls les dossiers complets seront étudiés par les membres du comité de sélection.

Le Formulaire unique comprend 5 onglets dont seulement trois sont obligatoires (Autorisation, Dossier scolaire, Sélection concours).  Vous devez franchir toutes les étapes, une à une, dans l'ordre pour en arriver à activer votre demande à la dernière étape sous l'onglet "Sélection concours".  C'est par le choix d'un concours que vous rendez officielle votre candidature.

Le Formulaire unique est conçu de façon à ce que vous respectiez l'ordre établi pour remplir votre demande et fournir ainsi les informations pertinentes au comité de sélection.  Vous devez enregistrer une étape avant de pouvoir passer à l'autre.  Des directives sont associées à chacun des onglets.

Onglet « Autorisation» : Cette section, une fois enregistrée, sert d'autorisation et de consentement pour procéder à l'étude de votre dossier en vue de l'obtention de bourses.  Toute déclaration erronée ou fausse annule votre demande et peut entraîner des suites fâcheuses, telle que le retrait d'une bourse, le remboursement, etc.

Vérifiez si toutes les informations qui apparaissent à votre fiche sont conformes à votre statut d'étudiant ou à vos données personnelles et enregistrez-les.  Ex.: temps complet, baccalauréat en sciences comptables, nom, prénom, adresse, numéro de téléphone.

Onglet «Dossier scolaire» : Compléter les quatre étapes dans l'ordre (Projet de recherche, Publications, Implication bénévole et/ou activités parascolaires, Études antérieures). Ces quatre sections sont facultatives.  Si la situation ne s'applique pas à vous, il y a une case à cocher à cet effet avant d'enregistrer cette information et de passer à l'étape suivante.

Onglet «Sélection des concours» : Cliquez sur le bouton orange «Sélectionner un concours et participer» afin d'avoir accès à la liste déroulante des concours actifs. Sélectionnez le concours pour lequel vous souhaitez participer et enregistrez votre participation.

NOUVEAUTÉ : Pour les concours d'excellence seulement, deux répondants sont exigés. Si vous ne les avez pas déjà désignés, allez d'abord les désigner sous l'onglet «Désignation répondants».  Lorsque vous les aurez désignés, retournez sous l'onglet «Sélection concours» et cochez les cases situées à côté du nom de vos deux répondants.  En enregistrant votre participation au concours, ils recevront, électroniquement, un formulaire à remplir.

Si pour une même année académique vous avez deux différents programmes d'études (ex.: vous terminez votre baccalauréat à l'automne et vous commencez votre maîtrise à l'hiver), vous devrez cocher aussi le programme d'études dans lequel vous êtes au moment de participer au concours.  Ce programme doit faire partie des programmes admissibles au concours sélectionné.  

Cette section est très importante, car c'est seulement après l'avoir faite que votre candidature sera officielle et que votre répondant recevra le formulaire à remplir.

Il est recommandé de bien lire les directives avant de remplir vos demandes surtout si vous en êtes à vos premières démarches dans le domaine.  La validité de votre demande en dépend. Ces directives sont incluses au Formulaire unique à chacune des sections à remplir.

Poser votre candidature à plus d'un concours pour lequel vous êtes admissible, augmente vos chances d'obtenir une bourse.

Onglet « Situation financière » : Si demandé dans le concours auquel vous souhaitez participer, complétez cette section au meilleur de votre connaissance et de façon à ce que les membres du comité de sélection s'y repèrent facilement.  Il est important et obligatoire de remplir cette section SEULEMENT pour les bourses de soutien financier.  Beaucoup de concours de bourses tiennent compte de la situation financière.  Si cette partie n'est pas complète, ceci entraînera l'élimination de votre candidature. Si vous partagez votre vie avec quelqu'un (conjoint(e), époux(se), colocataire) ou habitez chez vos parents, indiquez seulement votre part des dépenses concernant l'hypothèque,  l'épicerie, etc.  Tout doit être très clair dans votre déclaration.  N'hésitez pas à faire appel à notre équipe pour vous aider à remplir cette section.

Si vous participez à au moins un concours de soutien financier, il est alors fortement recommandé de joindre une lettre expliquant votre situation financière précaire.  De l'aide pour composer cette lettre est disponible en cliquant sur le bouton «Aide pour le formulaire «Situation financière» sous l'onglet «Situation financière».

NOUVEAUTÉ : Onglet « Désignation répondants » : Deux répondants sont exigés pour les concours d'excellence. Lisez bien toutes les informations à ce sujet en cliquant sur l'onglet «Désignation répondant».

Il est essentiel de demander l'autorisation à son enseignant avant de le désigner comme répondant, car dès que vous enregistrez votre participation à un concours de bourses, le système informatique transmet immédiatement un message sur le portail de ce dernier pour lui fournir la procédure à suivre afin de compléter le formulaire électronique pour vous évaluer. De plus, en l'informant de votre intention, il vous confirmera sa disponibilité à remplir votre évaluation avant l'échéance.  Lui en parler d'abord et demander son accord avant de le désigner est une marque de respect et cela vous évitera des problèmes.

Conseil :

Pour faciliter la tâche du répondant, lorsque vous irez le rencontrer,  il serait intéressant de lui présenter un CV, une copie de votre plus récent relevé de notes et de lui rappeler ou de lui faire connaitre une ou des réalisations dont vous êtes fiers et dont il pourrait faire mention dans son évaluation. 

Pour inscrire un répondant à votre liste 

Cliquez sur le bouton «Désigner un répondant» sous l'onglet «Désignation répondants».  Inscrire ensuite dans les cases appropriées, le nom et le prénom du répondant et appuyer sur «Lancer la recherche».  Cliquez ensuite sur les croix vertes correspondant à l'enseignant choisi.  Le système les inscrira dans l'ordre que vous choisirez. Prenez note que les répondants choisis seront actifs du 1er mai de l'année au 30 avril de l'année suivante.

Attention

Participer à plusieurs concours pour lesquels vous n'êtes pas admissible n'est pas la meilleure chose à faire pour augmenter vos chances d'obtenir une bourse.  Le comité de sélection pourrait y voir un manque de rigueur et de sérieux  et cette attitude est susceptible de vous nuire.  Dans le doute concernant votre éligibilité, n'hésitez pas à nous contacter ou à venir nous rencontrer.

Prendre note : L'information sur les programmes de bourses demeure disponible toute l'année même lorsque les concours sont terminés.   Plusieurs paramètres de recherche vous sont proposés. 

Afin de mieux planifier vos demandes de bourses pour l'année, nous vous conseillons d'effectuer votre recherche dans «Bourses offertes» en choisissant  «Tous les états» dans la liste déroulante de l'«État des concours».

 

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