Gestion des documents

Pour toute demande de dossier, vous devez écrire à l'adresse courriel du SGDA (sgda@uqtr.ca) et mentionner :

  • Le titre exact du dossier demandé
  • L'adresse de conservation
  • Le numéro de local où le dossier doit être livré
  • Si la demande est urgente

Le dossier emprunté doit être retourné directement au SGDA sur demande en communiquant avec celui-ci.

Étapes à suivre :

  1. Insérer vos documents dans une boîte d'archives

    • Communiquer avec le SGDA pour obtenir les boîtes d'archives nécessaires.
    • Les boîtes doivent être exemptes de toute inscription, papier ou étiquette.
    • Inclure seulement des documents ou des chemises de format standard.
    • Ne pas insérer de chemise suspendue, de type PENDAFLEX.
    • Remplir les boîtes à au moins 80 % de leur capacité.

  2. Remplir le formulaire Transfert de documents
    (pour accéder au formulaire : communiquer avec le SGDA par courriel au sgda@uqtr.ca)

    • Utiliser un seul formulaire par boîte.
    • L'ordre des dossiers dans la boîte doit correspondre aux titres inscrits sur le formulaire.
    • Inscrire le titre de chaque dossier placé dans la boîte ainsi que les dates extrêmes des documents.
    • Utiliser maximum une ligne par dossier.
    • Ranger les dossiers dans un ordre logique (alphabétique, chronologique ou numérique) pour faciliter le repérage.
  3. Cliquer sur l'onglet TRANSMETTRE
  4. Imprimer le formulaire sur du papier lettre ou légal
  5. Insérer la copie imprimée dans la boîte à transférer

  6. Faire appel au Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers pour le déménagement des boîtes

  7. Une fois votre demande traitée, le SGDA retransmettra le formulaire incluant l'adresse de conservation

    • Vous devez le conserver dans vos dossiers pour vous y référer au besoin.
  8. Le SGDA vous contactera à la fin de la période de conservation pour déterminer si ces documents doivent être éliminés ou triés et conservés de façon permanente.

En cas de doute, n'hésitez pas à contacter le SGDA par courriel au sgda@uqtr.ca.

Le SGDA n'accepte que les boîtes de papier d'imprimerie* avec un couvercle (37,5 cm x 45 cm x 30 cm).

* Vous pouvez vous procurer les boîtes autorisées pour le déchiquetage, en communiquant avec le SGDA ou avec le Service de l'imprimerie qui peut vous en remettre, sur confirmation de disponibilité.

Les documents des unités de l'UQTR voués à la destruction et comportant des renseignements de nature confidentielle peuvent être pris en charge par le Service de la gestion des documents et des archives (SGDA), responsable du déchiquetage.

Pour ce faire, vous devez effectuer une demande dans PersoNet(nouvelle fenêtre), sur le site du Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers(nouvelle fenêtre) en cliquant sur Appel de service (endroit de la livraison : 0253b Albert‐Tessier).

Le SGDA se réserve le droit de refuser les boîtes de documents qui ne seront pas conformes aux exigences.

Les boîtes seront ramassées directement à l'unité par le Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers et remises au SGDA qui en assurera le déchiquetage, sur place, via une entreprise spécialisée.

Le mot DÉCHIQUETAGE doit apparaître sur la boîte.

Transmission et conservation des procès‐verbaux des unités académiques de l'UQTR

Selon la résolution 1999‐CA434‐13.01‐R4002 (PDF)(nouvelle fenêtre), les unités académiques ont l'obligation de transmettre, dès son adoption, l'original de tout procès-verbal, signé en version papier au SGDA et doivent en conserver copie pour leur dossier respectif.

Les procès‐verbaux sont déposés à la voûte en conservation permanente, mais demeurent accessibles auprès de l'unité les ayant déposés en communiquant avec le SGDA à l’adresse courriel sgda@uqtr.ca.