Description des postes du Conseil d'Administration
Président(e)
Description des tâches :
- Porte-parole de l’Association;
- Représente l’Association dans toutes les instances pertinentes aux étudiants, afin de défendre leurs droits, leurs intérêts et leurs idées, en lien avec la mission et les objectifs de l’Association;
- Un des quatre officiers à pouvoir signer tous les documents officiels au nom de l’Association et cosignataire des comptes bancaires de l’Association;
- Préside les réunions du Conseil d'Administration;
- Guide et aide chacun des officiers dans l’avancement de leurs projets relatifs à l’Association;
- Responsable des relations dans le conseil d'Administration;
- Responsable de l’intégration des officiers, tant au début qu’en cours de mandat;
- Responsable de la diffusion de l’information concernant les différentes positions et politiques de l’Association à l’intérieur et à l’extérieur du campus, en collaboration avec le conseil d'Administration;
- Responsable de la rédaction et du suivi de la planification stratégique de l’Association;
- II doit mettre à jour le registre des entreprises du Québec.
- Il rédige un rapport de fin de mandat détaillant le travail effectué par le CA durant cette période.
- Il est chargé de faire respecter le code d’éthique de l’Association.
- Il assume les tâches du trésorier ou du secrétaire général en cas de vacances.
Secrétariat général
Description des tâches :
- Il assiste et conseille le président dans ses fonctions, notamment en ce qui a trait aux instances et au travail des membres du Conseil d'Administration;
- Il assure l’intérim en cas de vacance de la présidence;
- Il est responsable du secrétariat général de l'Association;
- Il est un des quatre (4) officiers à pouvoir signer les documents officiels, à l’exception des documents financiers, sauf en cas de vacance au poste de président(e) ou de trésorier(e), au nom de l’Association et cosignataire des comptes bancaires de l’Association en cas de vacance au poste de président(e) ou du trésorier(e);
- Il a l’obligation de rapporter toutes les irrégularités légales au CA, et au besoin, de requérir conseil à ce titre auprès d’un professionnel du milieu juridique;
- Il est responsable d'émettre les convocations et les ordres du jour du Conseil d'Administration et de l’Assemblée générale avec l’aide du vice-président aux communications;
- Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale;
- Il voit au respect des règlements généraux et politiques internes de l'Association ainsi qu'au respect de l'ensemble des lois et règlements en vigueur;
- Il développe, conjointement avec le président, des outils administratifs facilitant le travail des officiers et visant à mieux coordonner leurs efforts;
- Il doit s'assurer que le registre des entreprises est à jour;
- Il est chargé de veiller à ce que le conseil d'Administration agisse de façon conséquente aux statuts et règlements généraux, aux politiques de l'Association et aux différentes résolutions adoptées
- Il est le responsable de la boîte courriel de l’AESCPF (aescpf@uqtr.ca) avec la vice-présidence aux communications.
Trésorier(e)
Description des tâches :
- Il est responsable de la gestion de la trésorerie de l'Association;
- Il est l'un des quatre officiers à pouvoir signer les documents officiels au nom de l’Association et cosignataire des comptes bancaires de l’Association;
- Il a l’obligation de rapporter au CA toutes les irrégularités financières ou administratives;
- Il doit produire les budgets trimestriels prévisionnels et réels et les présenter et faire voter en AG;
- Il doit produire le budget annuel prévisionnel et réel de l’association et le présenter et faire voter en AG;
- Il s'occupe des commandites et des subventions accordées pour et par l'Association;
- Il est responsable du développement des services de l’Association et du bon fonctionnement de ceux-ci;
- Il prépare le budget de l'Association et en assure son suivi, notamment en classant les dépenses en 4 sections (Commandite, Activités étudiantes, Gestion financière et Association);
- Il présente un suivi du budget au CA lorsque demandé;
- Il prépare les analyses financières nécessaires à la gestion de l’Association;
- Il est responsable de l’application de toutes les politiques financières et de toutes les politiques qui concernent les services de l’Association;
- Il est responsable de la gestion des différentes billetteries pour les évènements de l'Association.
Vice-présidence aux affaires sociopolitiques
Description des tâches :
- Il est responsable des dossiers sociopolitiques, internes autant qu'externes;
- Il est responsable de la mobilisation des membres de l’Association tant pour les dossiers sociopolitiques internes et externes que pour tout autre dossier qui touche l’Association;
- Il est responsable de représenter l’Association lors des instances à l’externe;
- Il veille à établir de bonnes relations avec les autres associations étudiantes sur le campus, avec l’AGE-UQTR et les différents organismes communautaires;
- Il siège d’office lors des conseils centraux de l'AGE UQTR en tant que représentant de l'Association;
- Il fait partie d'au moins un comité de travail ou de gouvernnce de l'AGE UQTR;
- Il communique les messages du conseil central de l’AGE UQTR aux membres de l’Association;
- Il assiste le secrétariat général au respect des règlements généraux et politiques internes de l'Association, ainsi qu'au respect de l'ensemble des lois et règlements en vigueur.
Vice-présidence aux évènements
Description des tâches :
- Il est un des quatre (4) officiers à pouvoir signer les documents officiels, à l’exception des documents financiers, au nom de l’Association;
- Il est le lien entre l’Association et les instances de l’UQTR ainsi que toute autre organisation externe à l’UQTR;
- Il est responsable de l'achat d’équipement et/ou biens consommables nécessaires à la tenue des évènements organisés par l’Association;
- Responsable des ententes et des contrats entre les différents partenaires;
- Responsable des réservations diverses de l’Association;
- Il est responsable de la création, de l'organisation, de la planification et du déroulement des différents évènements sociaux et culturels destinés aux étudiants de l'Association.
- Il établit un calendrier annuel des activités avec les comités de l'Association.
Vice-présidence à la vie étudiante
Description des tâches :
- Il s’assure de la participation de l’Association dans les activités où les associations de deuxième et/ou troisième niveaux sont mises en relation;
- Il entretient les relations avec les différentes associations étudiantes de l’UQTR de 2e et de 3e niveau;
- Il veille à stimuler la vie étudiante en organisant, en s’assurant de la coordination, en promouvant des activités socioculturelles et de rapprochement pour favoriser l’appartenance des étudiants envers l’Association;
- Il est responsable du déroulement des activités du Carnaval étudiant et de la Coupe des Associations et tout ce qui concerne la participation de l’Association envers ces activités;
- Il se doit de développer le sentiment d'appartenance auprès des étudiants de l'Association;
- Il assiste la vice-présidence aux évènements dans l’organisation des événements de l’Association;
- Il assiste la vice-présidence aux communications dans la gestion du site internet de l’Association.
- Il est responsable des objets promotionnels de l’Association.
Vice-présidence aux affaires académiques
Description des tâches :
- II veille aux intérêts académiques et universitaires des étudiants de l’association;
- II se tient au courant des conditions d'étude, de la qualité de l'enseignement, des programmes de l’Association, du Règlement des études de premier cycle et du Règlement des études de cycles supérieurs de l’UQTR;
- Il connaît les instances académiques de l’UQTR (directeur de programme, directeur de département, décanat des études, doyen des études, protectrice de l’université) et les rôles de chacun;
- II reçoit, des étudiants les différents griefs et demandes d’aide relatifs au programme et est chargé de référer ces étudiants aux bonnes instances de l’UQTR selon le problème et de soutenir et conseiller ces étudiants dans leur démarches;
- En cas de plaintes ou autre, il recommande à l’AGEUQTR les étudiants ayant besoin d’un suivi;
- II veille à la promotion de la vie intellectuelle pour les membres de l’Association;
- II est responsable du développement du contenu académique de l’Association;
- Il est le responsable quant à la veille, à la publication et à la diffusion de l’information à caractère pédagogique;
- Il est responsable de recommander au Conseil d'Administration et à l'Assemblée générale les positions adéquates à adopter sur les sujets d'ordre pédagogique;
- Il est membre d'office du comité de programme dans lequel il se situe.
- Il est l’intermédiaire entre l’association et le comité de programme et fait un rapport au conseil d’administration lors de la prochaine réunion;
Vice-présidence aux communications
Description des tâches :
- Il doit penser les communications de l’Association;
- Il doit mettre sur pied le plan de communication annuel de l’Association;
- Il est responsable de la diffusion de l’information concernant les différentes positions et politiques de l’Association auprès de ses membres et du public à l’intérieur et à l’extérieur du campus;
- Il conseille les officiers en termes de communication interne sur le campus;
- Il doit voir au maintien et à l’innovation des médiums d’information de l’Association;
- Il voit à la production d’affiches, tracts, bannières et tout autre matériel de promotion;
- Il voit à l’entretien et au développement du site Internet de l’Association en collaboration avec la vice-présidence à la vie étudiante;
- Il voit à l’entretien et au développement des médias sociaux de l’Association;
- Il est responsable de l’information diffusée via le site Internet, les médias sociaux, les listes d’envoi, et tout autre outil interne de communication de l’Association;
- Il assiste le secrétariat général dans l’émission des convocations et des ordres du jour de l’Assemblée générale;
- Il assiste le secrétariat général avec la gestion de la boîte courriel de l’AESCPF (aescpf@uqtr.ca).
Représentant(e) de première année
Description des tâches :
- Représenter sa cohorte au sein du conseil d'Administration;
- Faire valoir les opinions et les idées de sa cohorte au sein du conseil d'Administration;
- Mobiliser et recruter au sein de sa cohorte pour les postes des différents comités;
- Développer le sentiment d'appartenance auprès de sa cohorte envers l’Association, l’AGE UQTR et l'UQTR.
- Il est membre d’office du comité de programme dans lequel il se situe comme représentant étudiant.
Représentant(e) des cycles supérieurs
Description des tâches :
- Représenter les cycles supérieurs au sein du conseil d'Administration;
- Faire valoir les opinions et les idées des cycles supérieurs au sein du conseil d'Administration;
- Mobiliser et recruter au sein des cycles supérieurs pour les postes des différents comités;
- Développer le sentiment d'appartenance auprès des cycles supérieurs envers l’Association, l’AGE UQTR et l'UQTR.
- Il est membre d’office du comité de programme de cycles supérieurs dans lequel il se situe.