Selon la résolution 1999‐CA434‐13.01‐R4002 (PDF)(nouvelle fenêtre), les unités académiques ont l'obligation de transmettre, dès son adoption, l'original de tout procès-verbal, signé en version papier au SGDA et doivent en conserver copie pour leur dossier respectif.
Les procès‐verbaux sont déposés à la voûte en conservation permanente, mais demeurent accessibles auprès de l'unité les ayant déposés en complétant le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR.