Question 8

Dans le Formulaire unique, le terme répondant désigne un de vos professeurs ou de vos chargés de cours, qui est en mesure de vous évaluer sur une base académique.

Seuls les concours d'EXCELLENCE utilisant ce Formulaire unique exigent DEUX répondants.

Soyez perspicaces dans le choix de vos répondants et assurez-vous qu'ils sont disposés et disponibles pour le faire avant la date limite des concours que vous aurez sélectionnés.  Puisqu'il s'agit de bourses d'études, ce sont vos professeurs ou vos chargés de cours qui sont autorisés à vous évaluer. Ce sont eux qui sont le mieux placés pour relater votre cheminement universitaire et répondre adéquatement à toutes les questions de la grille d'évaluation utilisée par les membres des comités de sélection.

Autres types de répondants :

Lettres de recommandation supplémentaires, si demandées (ex.: lettre d'implication ou lettre comme preuve de stage).

Lorsqu'elles sont exigées pour un concours, les lettres d'appui de répondants jouent souvent un rôle décisif dans la sélection finale du lauréat. Assurez-vous que les répondants vous connaissent suffisamment et qu'ils sont en mesure d'évaluer correctement votre rendement en le comparant avec celui des autres étudiants de votre programme.

Employeur : formule libre sur papier en-tête (portant le logo de l'entreprise) datée et signée par une personne reconnue de l'entreprise, idéalement votre patron.  C'est la personne qui peut le mieux définir votre contribution à l'entreprise et parler de vous et de votre travail.

Organisme communautaire : formule libre sur papier en-tête (portant le logo de l'organisme), datée et signée par une personne autorisée. La personne qui supervise votre implication est la mieux placée pour écrire cette lettre.

Conseil : Prenez-vous d'avance pour demander à vos répondants de vous évaluer, eux aussi ont des engagements. Un horaire chargé, un colloque à l'extérieur du pays ou d'autres événements imprévisibles peuvent venir vous jouer des tours.

N'oubliez pas d'informer vos répondants avant de sélectionner un premier concours de bourses, car en cliquant sur le bouton «Enregistrer », un courriel ou message sur le portail est acheminé directement à vos répondants. S'ils n'ont pas été informés de votre requête, ils risquent d'en être surpris.

Attention : La date limite est la même pour tous (candidats et répondants).

Il est très important de le souligner à votre répondant lors de votre rencontre avec lui.

Amical rappel 

Ne pas attendre à la dernière minute pour demander aux professeurs et aux chargés de cours d'être vos répondants. Leurs horaires sont souvent chargés surtout en début de session.

C'est seulement lorsque vous effectuez la sélection d'un concours, à la fin du processus de demande de bourses d'excellence du Formulaire unique, que vos répondants reçoivent le formulaire d'évaluation et les instructions pour le remplir (par courriel ou sur leur portail). Laissez-leur du temps pour remplir ce formulaire d'évaluation dans les temps requis. Votre admissibilité aux concours en dépend.  

Évolution du dossier

L'étudiant peut vérifier si ses répondants ont transmis leur lettre de recommandation au Service des bourses en se référant à  leur Formulaire unique, section « Sélection concours ».  

Si vous constatez qu'ils tardent à consulter, remplir ou transmettre leur formulaire, n'hésitez pas à les relancer poliment.