Identité institutionnelle

Un prénom ou un nom de famille choisi est un prénom ou un nom de famille utilisé couramment dans le quotidien d’une personne pour s’identifier et qui est différent du prénom ou nom de famille légal.
Les raisons d’utiliser un prénom, un nom de famille ou un genre choisis sont nombreuses, notamment :

• Une personne transgenre, non-binaire ou autre peut choisir un prénom correspondant à son identité de genre ;
• Une personne ayant plusieurs prénoms ou plusieurs noms de famille légaux peut choisir un seul prénom ou un seul nom de famille pour simplifier ses interactions ;
• Une personne ayant un prénom ou un nom de famille qui est régulièrement mal prononcé peut choisir un autre prénom ou nom de famille pour simplifier ses interactions.
• Toute autre raison personnelle

Le genre choisi réfère au genre couramment utilisé dans le quotidien d’une personne pour s’identifier, et qui est différent du genre légal.
L’UQTR utilise l’adjectif « choisi » dans ce contexte pour désigner un genre autre que celui assigné à la naissance.

Toute personne étudiante ou membre du personnel de l’UQTR a la possibilité de faire une demande d’ajout de prénom, de nom de famille ou de genre choisis à son dossier.

Document produit par une autorité gouvernementale.

À titre non exhaustif, voici quelques exemples de documents légaux :

• Acte de naissance
• Certificat de citoyenneté canadienne
• Certificat d’acceptation du Québec (CAQ)
• Certificat de sélection du Québec (CSQ)
• Passeport
• Permis de travail ou d'études délivré par le gouvernement canadien

Document produit par l’UQTR qui requiert l’utilisation d’un prénom, nom de famille ou genre légal.
À titre non exhaustif, voici quelques exemples de documents officiels :

• Contrats,
• Relevés fiscaux,
• Relevés d’emploi,
• Relevés de paie,
• Demandes d’adhésion aux régimes d’avantages sociaux;
• Documents relatifs aux demandes d’admission,
• Documentation relative aux programmes d’études, aux diplômes, aux certificats, aux attestations d’études et aux relevés de notes.

Document ou outil de communication produits par l’UQTR, qui ne requiert pas l’utilisation d’un prénom, nom de famille ou genre légal.
À titre non exhaustif, voici quelques exemples de documents non officiels :

•  Adresse courriel de l’UQTR;
• Carte d’identification de l’UQTR;
• Portail d’enseignement;
• Portail étudiant;
• Portail employé;
• Bottin des membres du personnel;
• Répertoire des experts;
• Etc.

Une fois que l’UQTR approuve la demande de prénom, de nom de famille ou de genre choisis, ceux-ci seront utilisés dans les interactions avec l’UQTR ainsi que pour les documents non officiels.

Oui. Lorsque l’UQTR aura besoin de faire usage du prénom, du nom de famille ou du genre légal pour des documents officiels à des fins administratives .

Par exemples :

• Les contrats, relevés fiscaux, relevés d’emploi, relevés de paie; demandes d’adhésion aux régimes d’avantages sociaux;
• Les documents relatifs aux demandes d’admission, la documentation relative aux programmes d’études, aux diplômes, aux certificats et aux attestations d’études et aux relevés de notes

L’UQTR utilisera le prénom, le nom de famille ou le genre choisis dans les documents ou dans les contextes où le prénom, nom de famille ou genre légaux ne sont pas requis.

Les démarches pour faire modifier votre prénom ou votre nom de famille légalement se font au sein du gouvernement : http://www.etatcivil.gouv.qc.ca/fr/changement-nom.html

Il est important de savoir qu’un certain nombre de personnes employées de l’UQTR continuent d’avoir accès à l’identité légale d’une personne. Les personnes qui sont impliquées dans la production de documents officiels, et celles qui prennent part à des processus qui impliquent des systèmes externes à l’UQTR pourraient avoir accès à l’identité légale d’une personne.

• Une personne étudiante peut faire une demande d’ajout à tout moment, après son inscription à l’UQTR.
• Une personne employée peut faire une demande d’ajout à tout moment, après son embauche à l’UQTR.
• Pour les personnes qui sont à la fois étudiantes et membres du personnel, la demande peut se faire dès que l’inscription ou l’embauche est confirmée. La décision de la demande sera applicable aux deux statuts.

L’usage du prénom ou du nom de famille choisi variera selon les milieux de stage. L’UQTR ne peut imposer l’usage du prénom ou du nom de famille choisi aux organisations externes.   Il est important de se rappeler que dans certains domaines, les renseignements personnels légaux d’une personne doivent être envoyés au Ministère de l’éducation supérieure (MES).

La demande sera traitée dans les meilleurs délais par le Service des ressources humaines, dans le cas des membres du personnel, ou par le Registrariat, dans le cas de la population étudiante.

Si la décision est positive, les changements nécessaires aux registres appropriés seront réalisés dans des délais raisonnables par les services concernés.

Oui. Les démarches permettant d’ajouter un prénom, un nom de famille ou un genre choisis doivent être importantes et sérieuses. Ces démarches ont un impact sur plusieurs services et ressources universitaires.

Si après réflexion, un changement doit être apporté au prénom, nom de famille ou genre choisi, il est possible de le faire en procédant à une nouvelle demande d’ajout de prénom, de nom de famille ou de genre choisis (voir la section Comment faire une demande).

L’UQTR se réserve le droit de refuser les demandes jugées abusives ou pouvant avoir une répercussion négative pour l’UQTR.

Non, il n'y a pas de frais.

L’UQTR se réserve le droit de refuser les demandes jugées abusives ou pouvant avoir une répercussion négative pour celle-ci.

En cas de doute concernant une demande perçue comme potentiellement abusive ou pouvant entraîner une répercussion négative pour l’UQTR, l’unité responsable (Registrariat ou Service des ressources humaine) réfère la demande à la vice-rectrice ou au vice-recteur aux ressources humaines qui prendra la décision d’acceptation ou de refus de la demande. Elle ou il pourra s’appuyer sur l’avis d’une ou de personnes ayant une expertise en lien avec la présente mesure et qui pourra entrer en contact avec la personne demanderesse dans l’objectif de mieux comprendre sa démarche.

Puisque les démarches afin d’ajouter un prénom, un nom de famille ou un genre choisis sont sérieuses, il est possible pour vous de communiquer, au besoin, avec:

• le Service des ressources humaines, si vous êtes un membre du personnel
• le registraire, si tu fais partie de la population étudiante

La directive est publiée sur le site web de l’UQTR :  

Consulter la directive