Transfert de documents

Étapes à suivre :

  1. Insérer vos documents dans une boîte d'archives

    • Pour une demande de boites d'archives, veuillez remplir le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR .
    • Les boîtes doivent être exemptes de toute inscription, papier ou étiquette.
    • Inclure seulement des documents ou des chemises de format standard.
    • Ne pas insérer de chemise suspendue, de type PENDAFLEX.
    • Remplir les boîtes à au moins 80 % de leur capacité.

  2. Remplir le formulaire Transfert de documents
    (pour accéder au formulaire de transfert de documents, veuillez remplir le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR)

    • Utiliser un seul formulaire par boîte.
    • L'ordre des dossiers dans la boîte doit correspondre aux titres inscrits sur le formulaire.
    • Inscrire le titre de chaque dossier placé dans la boîte ainsi que les dates extrêmes des documents.
    • Utiliser maximum une ligne par dossier.
    • Ranger les dossiers dans un ordre logique (alphabétique, chronologique ou numérique) pour faciliter le repérage.
  3. Cliquer sur l'onglet TRANSMETTRE
  4. Imprimer le formulaire sur du papier lettre ou légal
  5. Insérer la copie imprimée dans la boîte à transférer

  6. Faire appel au Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers pour le déménagement des boîtes

  7. Une fois votre demande traitée, le SGDA retransmettra le formulaire incluant l'adresse de conservation

    • Vous devez le conserver dans vos dossiers pour vous y référer au besoin.
  8. Le SGDA vous contactera à la fin de la période de conservation pour déterminer si ces documents doivent être éliminés ou triés et conservés de façon permanente.