Marche à suivre pour devenir stagiaire postdoctoral à l'UQTR

Embaucher un stagiaire postdoctoral - marche à suivre

1re étape : Trouver du financement

Afin d’embaucher votre stagiaire postdoctoral, vous devez disposer de ressources financières suffisantes pour assurer son financement pendant toute la durée du stage. 

Le financement peut provenir de l'une des situations suivantes :

  • Le postdoctorant n'est pas titulaire d'une bourse nominative externe. Son salaire sera entièrement financé par les fonds de recherche du directeur. 
  • Le postdoctorant possède une bourse nominative d'un organisme externe (fournir la lettre d'octroi de la bourse) qui couvre la totalité de sa rémunération pendant son stage postdoctoral. 
  • Le postdoctorant détient une bourse nominative d'un organisme externe (fournir la lettre d'octroi de la bourse) mais celle-ci sera complétée par un supplément salarial provenant des fonds de recherche du directeur. 

Le financement ne peut en aucun cas être inférieur au salaire minimum établi par la Loi sur les normes du travail. Vous pouvez utiliser l'outil de calcul afin de déterminer le salaire de votre stagiaire. 

2e étape : Demande JIRA

Pour toute demande de nouveau contrat, de modification, de prolongation, d’annulation ou de fin de stage postdoctoral, vous devez soumettre une demande dans JIRA. 

Nouveau contrat

Si une création de nouveau contrat de stage postdoctoral doit être effectuée pour une durée maximale de 12 mois. Si un stage d’une durée de 24 mois est envisagé, le demandeur reconnaît que le montant nécessaire au financement de la deuxième année devra être réservé et demeurera engagé dans son UBR de recherche.

Modification

Si des heures et un montant doivent être ajoutés à un contrat existant sans le prolonger (date de fin initiale demeure la même).

Prolongation 

Si un contrat de stagiaire postdoctoral existant doit être prolongé. La demande doit être faite avant la fin du contrat initial. La date de début doit être en continu du contrat précédent. 

Annulation/fin de contrat 

Si un contrat doit être annulé en entier, ou s’il doit être arrêté à une date précise avant la fin initiale prévue

Important 

Les conditions suivantes doivent normalement être respectées : un salaire conforme au minimum requis (16,60$/h), une durée de stage d’au moins six mois et une charge de travail minimale de 28 heures par semaine. Si l’une de ces conditions ne peut être respectée, les motifs de la dérogation doivent être indiqués dans la demande JIRA, dans la section prévue à cet effet.

De plus, la personne candidate doit :

  • être titulaire d’un doctorat ou être en voie de l’obtenir (un délai maximal de six mois est accordé pour l’obtention du diplôme) ;
  • avoir obtenu son doctorat (Ph. D.) depuis moins de cinq ans au moment du début du stage ou du dépôt de sa candidature.

Un guide d'utilisation de JIRA est mis à votre disposition afin de faciliter la compréhension du processus et la soumission de vos demandes.

Personnes stagiaires nécessitant un permis de travail

Avant de soumettre la demande JIRA, assurez-vous que la personne candidate vous a informé de ses besoins en matière d'immigration.

Toute personne stagiaire devant obtenir un permis de travail doit préalablement demander une offre d'emploi. Le cas échéant, elle devra remplir le formulaire Demande d'information - Offre d'emploi afin que les démarches puissent être entreprise.  Si une demande d’offre d’emploi est nécessaire veuillez noter que les délais peuvent être long il est donc important que la date de début du stage tienne compte de ces délais. 

3e étape : Lettre d'invitation et offre d'emploi

Une fois la demande soumise elle sera analysée par différents services (décanats, ressources humaines et finances). Lorsque toutes les conditions requises sont remplies, une lettre d’invitation sera produite par le Décanat des études. Celle-ci sera ensuite transmise par courriel aux parties concernées, y compris le stagiaire, afin d’obtenir les signatures requises. Finalement, lorsqu’une offre d’emploi est nécessaire, celle-ci sera également préparée par le Décanat des études et les informations nécessaires seront communiquées directement à la personne étudiante afin de lui permettre d’adresser sa demande d’obtention d’un permis de travail.

4e étape : Demande de rémunération

Une fois que votre demande JIRA a atteint l’étape Demande de rémunération, vous devez procéder à la création de la demande de rémunération dans SAFIRH. Un message en ce sens vous sera transmis à la boite courriel de la personne ayant fait la demande dans JIRA. 
Cette étape permet le versement de la rémunération de la personne stagiaire postdoctorale conformément aux conditions approuvées dans le dossier.
Important: Assurez-vous que les informations saisies dans SAFIRH correspondent aux conditions indiquées dans la demande JIRA et dans la lettre d'invitation (dates du stage, nombre d'heures, source de financement et rémunération).

5e étape : Suivi de l'inscription à chaque session

La personne stagiaire postdoctorale doit être inscrite à chacune des sessions comprises dans la durée de son stage. Cette inscription doit être maintenue sans interruption, de la session de début jusqu'à la session de fin du stage. Il est recommandé de s'assurer que la personne stagiaire maintient son inscription active tout au long du stage.