Programme d’aide financière aux cycles supérieurs

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PROGRAMME D'AIDE FINANCIÈRE AUX CYCLES SUPÉRIEURS

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Définition/explication du programme d’aide financière aux cycles supérieurs

Le programme d’aide financière aux cycles supérieurs (Équité, Diversité et Inclusion en recherche) vise à retirer des barrières entravant le cheminement d’une personne étudiante dans le milieu universitaire tout au long de son cursus au cycle supérieur. Ce programme aidera la personne étudiante à la maîtrise ou au doctorat en situation précaire ou en situations dites « urgentes » à participer à des activités de recherche comprenant, entre autres, la participation à des activités scientifiques (ex. formation, stage, etc.) en lien avec la thématique de recherche du GRAN; la participation à des congrès/conférence/journée scientifique; l’achat de matériel à court terme afin de permettre l’avancement des travaux. Ce programme permettra aussi de faciliter la pleine participation des personnes étudiantes, qui ne peuvent demander une bourse, d’obtenir du financement (par exemple, les personnes étudiantes provenant de l’international en attendant de pouvoir déposer une demande aux organismes subventionnaires, les personnes étudiantes qui ne sont pas à temps plein en raison d’obligations familiales ou autres, etc.).

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Définition du comité décisionnel et fonctions

Tous les membres du comité décisionnel ont signé un formulaire de confidentialité.

  • (1) Directeur du groupe de recherche : Personne prenant part à la discussion et à la décision finale.

  • (1) Membre régulier & (1) substitut : Personne prenant part à la discussion et à la décision finale.

  • (2) Personnes étudiantes représentant les étudiants : Personne prenant part à la discussion et à la décision finale.

  • (1) Personne impartiale : Seule personne responsable de la réception du formulaire complété par l’étudiant (ne prenant pas part à la discussion et à la décision finale). Elle assurera que chaque demande faite par les personnes étudiantes soit traitée de la même façon et qu’il n’y ait pas de biais. Autres tâches : communication avec l’étudiant, acheminer le formulaire de bourse, conservation des formulaires, signature du formulaire de confidentialité par tous les membres du comité décisionnel.

Procédure de la complétion du formulaire par l’étudiant jusqu’à la décision finale

Voici la procédure complète de la complétion du formulaire jusqu’à l’envoi de la réponse du comité décisionnel aux répondants. Par la suite, vous aurez à cocher différentes cases mentionnant que vous comprenez ce qu’implique la complétion de ce formulaire ainsi que tout le processus décisionnel. Si vous avez des questions à ce moment, n’hésitez pas à écrire à la personne impartiale (voir tableau précédent) pour poser vos questions.

  1. Lorsque vous entrerez dans le formulaire, vous devrez répondre obligatoirement à ces différentes questions afin de pouvoir transmettre votre formulaire. Si certaines informations sont manquantes, la demande d’aide financière pourrait être refusée ou vous être retournée si vous décidez de compléter les informations manquantes : nom, prénom, code permanent et précision sur votre demande.
  2. Une fois le formulaire complété, la personne impartiale enverra un Google Form aux trois membres du comité décisionnel comprenant une courte description de la demande de façon confidentielle (non identifiable) ainsi que les choix de réponses suivantes : 1) j’octroie l’aide financière à la personne étudiante, 2) je n’octroie pas l’aide financière à la personne étudiante, 3) j’aimerais avoir une rencontre avec les membres du comité décisionnel afin de discuter de la demande reçue.
  3. Si le comité décisionnel à des questions supplémentaires à la suite de la demande, la personne impartiale communiquera avec vous afin d’obtenir les réponses aux questions et elle répondra au comité décisionnel lors d’une prochaine rencontre.
  4. Si le comité décisionnel souhaite se rencontrer pour discuter du formulaire reçu, la personne impartiale enverra un courriel pour planifier une rencontre en présence dans un délai de 15 jours ouvrables.
  5. Lorsque la décision d’octroyer l’aide financière ou non sera prise à majorité par les membres du comité décisionnel, vous recevrez un courriel de la personne impartiale vous annonçant la décision du comité.
  6. Vous devrez alors fournir une preuve d’inscription à la session en cours et fournir un spécimen de chèque si vous recevez une bourse pour la première fois.
  7. La personne impartiale s’occupera de conserver, sur une période d’un an, votre formulaire électronique complété dans les archives du site web du GRAN ainsi que votre formulaire de bourse dans un dossier sécurisé sur un ordinateur du GRAN ayant un mot de passe.
  8. Une fois l’argent versé, seule la direction du GRAN, la personne impartiale, les membres du STI qui ont accès au site web du GRAN dans le cadre de leurs fonctions ainsi que le service des finances (non conscient de l’objectif de la bourse) sauront qui a obtenu la bourse.
  9. Pour chaque nouvelle demande, vous devrez relire les informations concernant la bourse et cocher à nouveau les différents énoncés en lien avec celle-ci.

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Cliquer ici pour accéder au formulaire

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