FAQ (Foire aux questions)

Différents programmes de bourses et d'aide financière sont annoncés tout au long de l'année à l'adresse suivante : www.uqtr.ca/bourses. Il suffit de cliquer sur le rectangle «Bourses offertes» pour y accéder.

Peu importe la façon dont vous effectuerez votre recherche à l'aide des paramètres de recherche, le système ajoutera automatiquement à votre requête, l'information sur les programmes de bourses qui concernent tous les domaines.

Les premières recherches peuvent paraitre fastidieuses, mais rapidement vous trouverez une méthode pour repérer facilement ce qui vous convient à l'aide des paramètres suggérés (l'appellation de la bourse, le nom de l'organisme donateur, le cycle d'études, etc.).

Les étudiants désirant planifier leur année scolaire dans le domaine des bourses doivent effectuer leur recherche en sélectionnant "tous les états" dans le menu déroulant du paramètre de recherche «État des concours» afin de voir toutes les bourses offertes dans une année complète, cependant, l'inscription officielle aux concours s'effectue seulement lorsque le concours est annoncé dans les "Offres de bourses actives".

Autres sources d'information :

• Babillards, journal étudiant
• Information prise auprès de compagnies qui vous ont embauché durant l'été ou auprès d'autres sociétés publiques ou privées
• Recherche personnelle sur internet en tapant des mots clés tels que : « bourses d'études », « aide financière »… soyez proactifs

Si vous faites des découvertes intéressantes et que vous avez le goût de les partager, écrivez-nous à : bourses.universitaires@uqtr.ca

Les Services aux étudiants, secteur des bourses universitaires, ne publie que l'information reçue des organismes donateurs. Donc, il est pertinent de consulter les sites web des universités constituantes du Réseau de l'Université du Québec et autres universités québécoises, canadiennes, américaines, outre-mer… pour élargir ses horizons.

C'est également à partir de www.uqtr.ca/bourses que vous serez en lien avec les informations relatives au secteur des bourses universitaires telles que les résultats des concours.

Lorsqu'il s'agit de programmes de bourses annoncés sur notre site Web, les informations pertinentes se retrouvent sous la rubrique "Formulaire(s) à remplir" indiquée dans le libellé du concours. Il n'y a qu'à cliquer sur l'hyperlien pour y accéder. Les directives pour le compléter font habituellement partie intégrante des formulaires de demandes de bourses.

Il arrive à l'occasion qu'un concours ne nécessite pas l'utilisation d'un formulaire, mais exige plutôt que le participant constitue un dossier. Les pièces justificatives à fournir sont alors énumérées dans l'offre de bourses à la section « Pièce(s) à fournir ». Dans ce cas, vous devez identifier toutes les pièces justificatives que vous présentez. Si vous les déposez au Service des bourses, au local 1260 du pavillon Albert-Tessier, vous devez indiquer votre nom ainsi que votre code permanent. Si vous transmettez ces documents directement à l'organisme donateur, il faut alors suivre les instructions de ce dernier.

Habituellement, les formulaires de demandes de bourses pour les donateurs externes sont disponibles sur leur propre site Internet. Ils sont spécifiques à chacun et doivent être complétés selon leurs directives et transmis à l'endroit indiqué. En ce qui concerne les organismes donateurs de l'UQTR ou en partenariat avec celle-ci, vous devez utiliser le Formulaire unique. Ce formulaire de demandes de bourses est exclusif aux étudiants de l'UQTR. Vous obtiendrez davantage de renseignements concernant le Formulaire unique à la question 3 de la foire aux questions.

Puis-je participer à plus d'un concours de bourses?

R: Vous pouvez participer à plusieurs concours durant l'année pour autant que vous en rencontriez les exigences demandées.

Le Formulaire unique est un document électronique que les étudiants de l'UQTR doivent remplir afin de participer aux différents concours de bourses d'études durant l'année scolaire.  Il est principalement utilisé pour participer à tous les concours de bourses de la Fondation de l'UQTR qui sont exclusivement destinées aux étudiants fréquentant l'UQTR. Quelques autres donateurs internes utilisent aussi ce formulaire (Syndicat des chargés de cours, Syndicat des employés de soutien, Syndicat du personnel professionnel, etc.).  Ce formulaire est disponible en version électronique seulement.  

Vous effectuez une première demande de bourse d'études :

Ce formulaire étant exclusif aux étudiants de l'UQTR, vous devrez vous identifier en indiquant l'identiant et le mot de passe associés à votre compte UQTR.

Le Formulaire unique est valide pour un an, soit pendant la période comprise entre le 1^er mai d'une année au 30 avril de l'année suivante (année universitaire).

Dès le 1er mai, si vous désirez participer à un concours, vous devez d'abord attendre de le voir apparaître sous le bouton "Bourses offertes" au www.uqtr.ca/bourses.  Le formulaire est unique parce qu'il ne doit être rempli qu'une seule fois durant l'année académique. Il faut parfois y joindre des documents ou remplir une section spécifique du formulaire selon les exigences du ou des concours auxquels vous souhaitez postuler.  Il faut bien sûr le faire avant la date limite du concours.

Vous n'êtes pas à votre première demande de bourse d'études :

Vous devez alors mettre votre dossier à jour en fonction de la nouvelle année pour ensuite enregistrer votre demande.  

Même si vous vous inscrivez à plusieurs concours, les pièces justificatives ne doivent être fournies qu'une seule fois.  Ces pièces devront être enregistrées en format PDF, numérisées et ajoutées à votre Formulaire unique dans la section «Dépôt de document» de l'onglet «Dossier scolaire». À moins d'avis contraire, aucun document papier ne sera accepté à nos bureaux.

À quel moment puis-je remplir le Formulaire unique?

Le Formulaire unique peut être rempli en tout temps durant l'année. Cependant, votre demande de bourses doit correspondre à un concours ACTIF paru dans "Bourses offertes".

Vous devez vous assurer de répondre à toutes les exigences du concours avant d'y participer. 

Important : seuls les dossiers complets seront étudiés par les membres du comité de sélection.

Le Formulaire unique comprend 5 onglets dont seulement trois sont obligatoires (Autorisation, Dossier scolaire, Sélection concours).  Vous devez franchir toutes les étapes, une à une, dans l'ordre pour en arriver à activer votre demande à la dernière étape sous l'onglet "Sélection concours".  C'est par le choix d'un concours que vous rendez officielle votre candidature.

Le Formulaire unique est conçu de façon à ce que vous respectiez l'ordre établi pour remplir votre demande et fournir ainsi les informations pertinentes au comité de sélection.  Vous devez enregistrer une étape avant de pouvoir passer à l'autre.  Des directives sont associées à chacun des onglets.

Onglet « Autorisation» : Cette section, une fois enregistrée, sert d'autorisation et de consentement pour procéder à l'étude de votre dossier en vue de l'obtention de bourses.  Toute déclaration erronée ou fausse annule votre demande et peut entraîner des suites fâcheuses, telle que le retrait d'une bourse, le remboursement, etc.

Vérifiez si toutes les informations qui apparaissent à votre fiche sont conformes à votre statut d'étudiant ou à vos données personnelles et enregistrez-les.  Ex.: temps complet, baccalauréat en sciences comptables, nom, prénom, adresse, numéro de téléphone.

Onglet «Dossier scolaire» : Compléter les quatre étapes dans l'ordre (Projet de recherche, Publications, Implication bénévole et/ou activités parascolaires, Études antérieures). Ces quatre sections sont facultatives.  Si la situation ne s'applique pas à vous, il y a une case à cocher à cet effet avant d'enregistrer cette information et de passer à l'étape suivante.

Onglet «Sélection des concours» : Cliquez sur le bouton orange «Sélectionner un concours et participer» afin d'avoir accès à la liste déroulante des concours actifs. Sélectionnez le concours pour lequel vous souhaitez participer et enregistrez votre participation.

NOUVEAUTÉ : Pour les concours d'excellence seulement, deux répondants sont exigés. Si vous ne les avez pas déjà désignés, allez d'abord les désigner sous l'onglet «Désignation répondants».  Lorsque vous les aurez désignés, retournez sous l'onglet «Sélection concours» et cochez les cases situées à côté du nom de vos deux répondants.  En enregistrant votre participation au concours, ils recevront, électroniquement, un formulaire à remplir.

Si pour une même année académique vous avez deux différents programmes d'études (ex.: vous terminez votre baccalauréat à l'automne et vous commencez votre maîtrise à l'hiver), vous devrez cocher aussi le programme d'études dans lequel vous êtes au moment de participer au concours.  Ce programme doit faire partie des programmes admissibles au concours sélectionné.  

Cette section est très importante, car c'est seulement après l'avoir faite que votre candidature sera officielle et que votre répondant recevra le formulaire à remplir.

Il est recommandé de bien lire les directives avant de remplir vos demandes surtout si vous en êtes à vos premières démarches dans le domaine.  La validité de votre demande en dépend. Ces directives sont incluses au Formulaire unique à chacune des sections à remplir.

Poser votre candidature à plus d'un concours pour lequel vous êtes admissible, augmente vos chances d'obtenir une bourse.

Onglet « Situation financière » : Si demandé dans le concours auquel vous souhaitez participer, complétez cette section au meilleur de votre connaissance et de façon à ce que les membres du comité de sélection s'y repèrent facilement.  Il est important et obligatoire de remplir cette section SEULEMENT pour les bourses de soutien financier.  Beaucoup de concours de bourses tiennent compte de la situation financière.  Si cette partie n'est pas complète, ceci entraînera l'élimination de votre candidature. Si vous partagez votre vie avec quelqu'un (conjoint(e), époux(se), colocataire) ou habitez chez vos parents, indiquez seulement votre part des dépenses concernant l'hypothèque,  l'épicerie, etc.  Tout doit être très clair dans votre déclaration.  N'hésitez pas à faire appel à notre équipe pour vous aider à remplir cette section.

Si vous participez à au moins un concours de soutien financier, il est alors fortement recommandé de joindre une lettre expliquant votre situation financière précaire.  De l'aide pour composer cette lettre est disponible en cliquant sur le bouton «Aide pour le formulaire «Situation financière» sous l'onglet «Situation financière».

NOUVEAUTÉ : Onglet « Désignation répondants » : Deux répondants sont exigés pour les concours d'excellence. Lisez bien toutes les informations à ce sujet en cliquant sur l'onglet «Désignation répondant».

Il est essentiel de demander l'autorisation à son enseignant avant de le désigner comme répondant, car dès que vous enregistrez votre participation à un concours de bourses, le système informatique transmet immédiatement un message sur le portail de ce dernier pour lui fournir la procédure à suivre afin de compléter le formulaire électronique pour vous évaluer. De plus, en l'informant de votre intention, il vous confirmera sa disponibilité à remplir votre évaluation avant l'échéance.  Lui en parler d'abord et demander son accord avant de le désigner est une marque de respect et cela vous évitera des problèmes.

Pour faciliter la tâche du répondant, lorsque vous irez le rencontrer,  il serait intéressant de lui présenter un CV, une copie de votre plus récent relevé de notes et de lui rappeler ou de lui faire connaitre une ou des réalisations dont vous êtes fiers et dont il pourrait faire mention dans son évaluation. 

Pour inscrire un répondant à votre liste 

Cliquez sur le bouton «Désigner un répondant» sous l'onglet «Désignation répondants».  Inscrire ensuite dans les cases appropriées, le nom et le prénom du répondant et appuyer sur «Lancer la recherche».  Cliquez ensuite sur les croix vertes correspondant à l'enseignant choisi.  Le système les inscrira dans l'ordre que vous choisirez. Prenez note que les répondants choisis seront actifs du 1er mai de l'année au 30 avril de l'année suivante.

Participer à plusieurs concours pour lesquels vous n'êtes pas admissible n'est pas la meilleure chose à faire pour augmenter vos chances d'obtenir une bourse.  Le comité de sélection pourrait y voir un manque de rigueur et de sérieux  et cette attitude est susceptible de vous nuire.  Dans le doute concernant votre éligibilité, n'hésitez pas à nous contacter ou à venir nous rencontrer.

Prendre note : L'information sur les programmes de bourses demeure disponible toute l'année même lorsque les concours sont terminés.   Plusieurs paramètres de recherche vous sont proposés. 

Afin de mieux planifier vos demandes de bourses pour l'année, nous vous conseillons d'effectuer votre recherche dans «Bourses offertes» en choisissant  «Tous les états» dans la liste déroulante de l'«État des concours».

Vous devez fournir seulement les documents exigés dans les concours de bourses pour lesquels vous participez.

Pour en connaitre la liste, référez-vous à la section «Pièce(s) à fournir», dans le libellé détaillé du concours que vous avez choisi.

Les documents fournis par l'étudiant lors de son inscription à l'UQTR sont généralement numérisés, donc accessibles aux responsables du Service des bourses.  Les membres de ce service sont en mesure de récupérer certains documents nécessaires à la constitution du dossier de candidature de l'étudiant ou du moins à vérifier l'authenticité des renseignements que celui-ci a fournis dans sa demande.   

Les renseignements demandés dans le Formulaire unique (cheminement académique, situation financière, évaluation des répondants) ainsi que les dossiers étudiants constituent parfois le dossier complet de candidature sans qu'il y ait des documents supplémentaires à fournir. 

Cependant, cela varie en fonction des exigences du donateur.  Référez-vous à la description détaillée des concours sous la rubrique "Pièce(s) à fournir".   

C'est la responsabilité du candidat de s'assurer que son Formulaire unique est complet et qu'il répond aux exigences de tous les concours auxquels il participe durant l'année.  N'hésitez pas à nous contacter pour des informations supplémentaires.  Nos bureaux sont situés au local 1001 du pavillon Suzor-Côté.

Voici quelques exemples de pièces à fournir :

Relevés de notes :  l'étudiant doit fournir tous les relevés de notes universitaires autres que ceux en provenance de l'UQTR.

Les relevés de notes requis pour le dossier Formulaire unique sont ceux qui relèvent du niveau universitaire seulement à moins d'indication contraire dans l'offre de bourses.  Donc, l'étudiant qui est au niveau du doctorat et qui produit une demande de bourses doit fournir les relevés de notes du baccalauréat, de la maîtrise et du doctorat s'il a entrepris des études ailleurs qu'à l'UQTR. 

Il est important de joindre, les relevés de notes de propédeutique, de cours libres et des cours suivis dans d'autres établissements.  Aucun relevé de notes en format papier ne sera accepté.  Vous devez numériser ces documents et les joindre à la section «Dépôt de documents» sous l'onglet «Dossier scolaire» de votre Formulaire unique. 

N.B. Pour les concours de bourses en provenance d'organismes externes, des copies certifiées sont parfois exigées à moins d'avis contraire dans les consignes de l'organisme.

Rappel : les relevés de notes des cours suivis à l'UQTR n'ont pas à être fournis.

Lettre d'implication : Une lettre en provenance de l'organisme pour lequel l'étudiant s'est impliqué.  Cette lettre doit être écrite sur papier en-tête (avec le logo de l'organisme) et obligatoirement datée et signée par une personne en autorité.  Cette personne devrait idéalement être le supérieur immédiat de l'étudiant ou un membre de la direction de l'organisme.  Elle doit décrire entre autres, les responsabilités assumées par le candidat, la durée de l'intervention, son impact dans la collectivité ou à un autre niveau et les qualités personnelles qui lui ont permis d'assumer sa tâche jusqu'au bout.

Situation financière : Si un étudiant fait face à une situation entrainant des dépenses exceptionnelles ou à des difficultés financières inhabituelles, il a la possibilité d'expliquer le tout aux membres du comité de sélection en joingnant une lettre explicative d'au plus une page.  Il va de soi que l'étudiant devra fournir des preuves de cette situation, l'indiquer ne suffit pas. Afin de vous aider à composer votre lettre explicative, cliquez sur le bouton «Aide pour le formulaire (Situation financière)» sous l'onglet «Situation financière».

Situation particulière : si une condition d'admissibilité vous empêche de participer à un concours  (ex.: avoir un minimum de 30 crédits) et que c'est une question d'ordre technique (ex.: vous avez changé de programme d'études et le transfert de crédits auprès des services administratifs n'a pas encore été effectué), n'hésitez pas à consulter un conseiller au Service des bourses.

Vous avez la responsabilité de mettre à jour le contenu de votre Formulaire unique durant l'année.

Des changements dans les données inscrites dans votre Formulaire unique peuvent être apportés en tout temps durant l'année. Il ne faut pas oublier d'enregistrer son document à chaque fois (situation financière, texte, implication, nouveau CV...).

Voir à ce que votre dossier soit complet, c'est-à-dire, joindre les pièces exigées par les concours auxquels vous participez.

Ex. : une preuve de stage dans une entreprise régionale (lettre doit être produite sur une feuille en-tête de l'organisme, datée et signée par une personne en autorité de l'entreprise).

Mise en garde : Il est primordial de bien lire les concours. Lorsque vous vous inscrivez à un concours, vous devez vous assurer de répondre à toutes les conditions d'admissibilité avant de le faire. Un candidat peut voir sa candidature être annulée, sa bourse lui être enlevée ou devoir la rembourser s'il a fourni de faux renseignements ou s'il participe à un concours en ne respectant pas toutes les conditions. 

Soyez attentif aux textes des concours, une bourse d'études est en jeu!

En résumé : Que ce soit l'utilisation du Formulaire unique ou toutes autres demandes de bourses effectuées auprès d'organismes donateurs externes, vous devez être en mesure de prouver tout ce que vous déclarez et être prêt à fournir ces pièces au besoin.

Les résultats des concours sont disponibles sous la rubrique du même nom « Résultats des concours » à l'adresse : www.uqtr.ca/bourses.

Seuls les lauréats recevront une attestation officielle.

Veuillez prendre note que la correspondance par voie électronique se fait via votre courriel officiel qui vous a été attribué par l'UQTR (@uqtr.ca).

Durant l'année en cours, prévoir un délai minimum de trois semaines après la fermeture du concours avant que les résultats soient affichés.

Pour les programmes de bourses d'organismes donateurs, autres que ceux qui sont gérés par l'UQTR, les résultats sont diffusés à la discrétion de chacun d'eux. Certains écrivent à tous les candidats retenus ou pas. D'autres organismes font un suivi auprès des boursiers seulement.

La tendance populaire est de communiquer seulement avec les lauréats et de diffuser les résultats sur les sites Internet.

Afin de rendre hommage aux étudiants qui se sont mérités des bourses d'études durant l'année, une cérémonie de remise de bourses est habituellement organisée par la Fondation de l'UQTR pour commémorer l'événement.  D'autres instances et d'autres donateurs internes à l'UQTR organisent aussi ce genre de cérémonie (ex.: Syndicat des employés de soutien, Décanat des études, etc.).  En ce qui concerne les nombreux et très généreux donateurs de la Fondation de l'UQTR, ils sont tous présents à la cérémonie et ont très hâte de rencontrer leurs boursiers.  Il est important que vous soyez présents.

Les lauréats recevront un message sur leur portail étudiant ou à l'adresse électronique (attribuée par l'UQTR) les informant du lieu, de la date et de l'heure de la cérémonie. Une réponse rapide à cette invitation est importante.

Votre présence est primordiale pour assurer le succès de ces rencontres. Les donateurs apprécient faire la connaissance des personnes qu'ils encouragent et à qui ils témoignent leur confiance.

N.B. Dans le libellé détaillé de chaque concours, consultez la dernière section «Résultats et modalités» afin de connaitre la date de la  cérémonie de remise de bourses à l'avance.  Vous pourrez ainsi organiser votre agenda pour vous rendre disponible au moment de la cérémonie.  Il vous faudra peut-être informer un de vos enseignants de votre absence.

Au plaisir de vous rencontrer lors d'une de ces cérémonies!

Dans le Formulaire unique, le terme répondant désigne un de vos professeurs ou de vos chargés de cours, qui est en mesure de vous évaluer sur une base académique.

Seuls les concours d'EXCELLENCE utilisant ce Formulaire unique exigent DEUX répondants.

Soyez perspicaces dans le choix de vos répondants et assurez-vous qu'ils sont disposés et disponibles pour le faire avant la date limite des concours que vous aurez sélectionnés.  Puisqu'il s'agit de bourses d'études, ce sont vos professeurs ou vos chargés de cours qui sont autorisés à vous évaluer. Ce sont eux qui sont le mieux placés pour relater votre cheminement universitaire et répondre adéquatement à toutes les questions de la grille d'évaluation utilisée par les membres des comités de sélection.

Autres types de répondants :

Lettres de recommandation supplémentaires, si demandées (ex.: lettre d'implication ou lettre comme preuve de stage).

Lorsqu'elles sont exigées pour un concours, les lettres d'appui de répondants jouent souvent un rôle décisif dans la sélection finale du lauréat. Assurez-vous que les répondants vous connaissent suffisamment et qu'ils sont en mesure d'évaluer correctement votre rendement en le comparant avec celui des autres étudiants de votre programme.

Employeur : formule libre sur papier en-tête (portant le logo de l'entreprise) datée et signée par une personne reconnue de l'entreprise, idéalement votre patron.  C'est la personne qui peut le mieux définir votre contribution à l'entreprise et parler de vous et de votre travail.

Organisme communautaire : formule libre sur papier en-tête (portant le logo de l'organisme), datée et signée par une personne autorisée. La personne qui supervise votre implication est la mieux placée pour écrire cette lettre.

Conseil : Prenez-vous d'avance pour demander à vos répondants de vous évaluer, eux aussi ont des engagements. Un horaire chargé, un colloque à l'extérieur du pays ou d'autres événements imprévisibles peuvent venir vous jouer des tours.

N'oubliez pas d'informer vos répondants avant de sélectionner un premier concours de bourses, car en cliquant sur le bouton «Enregistrer », un courriel ou message sur le portail est acheminé directement à vos répondants. S'ils n'ont pas été informés de votre requête, ils risquent d'en être surpris.

Attention : La date limite est la même pour tous (candidats et répondants).

Il est très important de le souligner à votre répondant lors de votre rencontre avec lui.

Amical rappel 

Ne pas attendre à la dernière minute pour demander aux professeurs et aux chargés de cours d'être vos répondants. Leurs horaires sont souvent chargés surtout en début de session.

C'est seulement lorsque vous effectuez la sélection d'un concours, à la fin du processus de demande de bourses d'excellence du Formulaire unique, que vos répondants reçoivent le formulaire d'évaluation et les instructions pour le remplir (par courriel ou sur leur portail). Laissez-leur du temps pour remplir ce formulaire d'évaluation dans les temps requis. Votre admissibilité aux concours en dépend.  

Évolution du dossier

L'étudiant peut vérifier si ses répondants ont transmis leur lettre de recommandation au Service des bourses en se référant à  leur Formulaire unique, section « Sélection concours ».  

Si vous constatez qu'ils tardent à consulter, remplir ou transmettre leur formulaire, n'hésitez pas à les relancer poliment.

Lorsque vous adressez un courriel au Service des bourses d'études universitaires bourses.universitaires@uqtr.ca concernant une question pour un concours précis, il est important d'indiquer :

• le numéro et le titre du concours;
• le domaine d'études dans lequel vous êtes inscrit présentement (numéro et titre du programme, le nombre de crédits à votre actif)
• votre code permanent au cas où nous aurions besoin d'en connaitre plus sur votre cheminement scolaire.

Ces renseignements évitent des délais à vous répondre.

Seules les adresses institutionnelles seront considérées (ex.: Kevin.Duguay@uqtr.ca ou autres universités ou collèges). Ne pas utiliser d'adresse Hotmail, Cogeco, Sympatico ou autres.

Soyez clair et concis dans votre question. Si vous avez un délai à respecter, veuillez mentionner la date à laquelle vous désirez une réponse et la façon la plus facile pour vous joindre (ex.: cellulaire (inclure le numéro à votre correspondance)).

Veuillez indiquer en respectant les heures de bureau indiquées ci-dessous, celles qui vous conviennent le mieux si nous devons communiquer avec vous par téléphone.

Nos bureaux sont ouverts de :
8 h à 12 h
13 h 30 à 17 h

Nous vous invitons fortement à venir nous rencontrer en personne à nos bureaux situés au 1260 du pavillon Albert-Tessier.

Au plaisir de vous aider!