Protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés par la CUSP
Un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Des exemples sont exposés sur le site du Gouvernement du Québec. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des services offerts à la CUSP sont utilisés à des fins cliniques (p. ex., rapport d'évaluation ou d'intervention) et de supervision (pour assurer la qualité des services et le développement des compétences).
La CUSP collecte des renseignements personnels sur la clientèle à différents moments et par différents moyens.
- Au moment de la demande de services : En complétant le formulaire de demande de consultation sur la page «Demande de consultation» du site web de la CUSP à l'aide d'un formulaire sécurisé, des renseignements personnels (p. ex., prénom, nom, numéro de téléphone, motif de consultation) sont collectés afin de pouvoir contacter la personne et de faire une première évaluation générale, à savoir si la clinique peut répondre au motif de consultation énoncé. À ce stade, l'accès à ce formulaire est limité au personnel administratifs de la clinique (c.à.d. la réception, la direction pédagogique de la clinique et la coordination des services professionnels). Par la suite, ce formulaire sera également mis à la disposition de la personne stagiaire qui sera responsable de réaliser une entrevue clinique par téléphone pour valider la demande de services.
- Durant l'épisode de services : La personne stagiaire à qui sera assignée votre dossier procédera à des entrevues cliniques qui lui permettront de comprendre vos besoins et d'orienter le processus thérapeutique. Durant cette période, les renseignements personnels seront consignés dans un dossier électronique sécurisé auquel seul la personne stagiaire, la personne professionnelle superviseure et le personnel administratif ont accès. Ces renseignements sont consignés dans des notes d'évolution ou des rapports cliniques. Si des tests psychologiques sont administrés, seules la personne stagiaire et la personne professionnelle superviseure ont accès aux protocoles de tests et à leurs réponses. De plus, les bureaux de consultation sont munis de caméras et de micros afin de permettre l'enregistrement des rencontres. Un système audiovisuel sécurisé est utilisé afin de répondre aux besoins de formation des stagiaires et pour assurer la qualité des services. Seules la personne stagiaire et la personne professionnelle superviseure ont accès à ces enregistrements.
- Après l'épisode de services : Les renseignements consignés dans le dossier électronique sécurisé sont conservés au minimum 5 ans après le dernier acte professionnel. Quant aux enregistrements audiovisuels, ils sont détruits à la fin du stage.
La protection des renseignements personnels et les obligations professionnelles
Les membres de l'Ordre des psychologues du Québec doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger la vie privée de leur clientèle. Les stagiaires en psychologie et neuropsychologie de la CUSP ainsi que les membres du personnel de la clinique doivent répondre aux obligations professionnelles en matière de protection de renseignements personnels. En conséquence, la CUSP, ses intervenants et intervenantes sont soumis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès), la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS) et le Code des professions en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels collectés dans le cadre des services offerts à la CUSP sont confidentiels et soumis au secret professionnel. L'accès aux renseignements personnels contenus au dossier électronique peut être possible (partiellement ou totalement) en complétant une demande d'accès écrite. Dans cette situation, la clinique dispose de 30 jours pour communiquer la réponse à la demande d'accès.
Dans certaines situations exceptionnelles prévues par la loi, le secret professionnel peut être levé et ce, sans nécessité d'autorisation préalable de la personne concernée :
- Lorsque le développement ou la sécurité d'une personne mineure parait compromis
- Lorsque la sécurité physique d'une personne identifiable est menacée
- Sous l'ordonnance d'un tribunal
- Sous processus d'enquête du syndic de l'Ordre des psychologues du Québec
Demande de restriction d'accès au dossier
Il est possible de limiter l'accès à votre dossier, partiellement ou totalement, à certaines personnes de la clinique. Par exemple, si vous souhaitez qu'une personne en particulier n'ait pas accès à votre dossier, ou à certaines informations de votre dossier, il est possible de faire une demande de restriction d'accès. Pour ce faire, demandez à la personne stagiaire que vous rencontrez ou à la réceptionniste le formulaire utilisé à cet effet.
Demande de rectification de renseignements personnels
La clientèle de la CUSP a le droit de rectifier une information erronée à son dossier qui la concerne s’il est inexact, incomplet ou équivoque ou s’il a été recueilli ou est conservé en contravention à la loi. La demande de rectification doit se faire verbalement ou par écrit à la personne stagiaire en charge du dossier, ou à la coordination des services professionnels dans les cas où la personne stagiaire a terminé son stage.
Incidents liés à la confidentialité
Selon la Commission d’accès à l’information, un incident de confidentialité se définit comme :
- Tout accès à un renseignement personnel non autorisé par la Loi ;
- Toute utilisation ou toute communication non autorisée d’un renseignement personnel ;
- La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.
À l'UQTR, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est M. Éric Hamelin, secrétaire général. En cas d'incident lié à la confidentialité en lien avec la CUSP, l'information doit être communiquée à la personne assumant le poste de coordination des services professionnels, Mme Anouchka Hamelin, à l'adresse suivante : anouchka.hamelin@uqtr.ca. Après avoir pris connaissance de la situation, des recommandations et des mesures seront établies afin de rectifier la situation et prévenir la survenue d'autres incidents de confidentialité. La CUSP tient un registre des incidents de confidentialité et informe le secrétariat général des incidents.