Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels et les obligations professionnelles
Les membres de l'Ordre des psychologues du Québec doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger la vie privée de leur clientèle. Les stagiaires en psychologie et neuropsychologie de la CUSP ainsi que les membres du personnel de la clinique doivent répondre aux obligations professionnelles en matière de protection de renseignements personnels. En conséquence, la CUSP, ses intervenants et intervenantes sont soumis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) et le Code des professions en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels collectés dans le cadre des services offerts à la CUSP sont confidentiels et soumis au secret professionnel. Les renseignements personnels sont collectés et conservés sous forme informatique, notamment :
- dans un dossier électronique sécurisé dont l'accès est limité à la personne stagiaire offrant des services, la personne superviseure clinicienne, au maximum trois collègues de la personne stagiaire et le personnel administratif de la clinique (réceptionniste, coordonnatrice des services professionnels et directeur pédagogique). Conformément au Code de déontologie des psychologues du Québec, le contenu du dossier électronique est conservé au minimum 5 ans après le dernier acte professionnel.
- dans un système d'enregistrement audiovisuel sécurisé dont l'accès est limité à la personne stagiaire offrant des services, la personne superviseure clinicienne et au maximum trois collègues de la personne stagiaire. Le contenu des enregistrements (image, voix, propos) est détruit à la fin du stage.
L'accès aux renseignements personnels contenus au dossier électronique peut être possible (partiellement ou totalement) dans les situations suivantes :
- Avec l'autorisation écrite de la personne recevant les services (ou la personne la représentant légalement)
- Lorsque le développement ou la sécurité d'une personne mineure parait compromis
- Lorsque la sécurité physique d'une personne identifiable est menacée
- Sous l'ordonnance d'un tribunal
Un renseignement personnel permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Des exemples sont exposés sur le site du Gouvernement du Québec. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des services offerts à la CUSP sont utilisés à des fins cliniques (p. ex., rapport d'évaluation ou d'intervention) et de supervision (pour assurer la qualité des services et le développement des compétences).
Demande de rectification de renseignements personnels
La clientèle de la CUSP a le droit de rectifier une information erronée à son dossier. La demande de rectification doit se faire verbalement ou par écrit à la personne stagiaire en charge du dossier, ou à la coordination des services professionnels dans les cas où la personne stagiaire a terminé son stage.
Incidents liés à la confidentialité
Selon la Commission d’accès à l’information, un incident de confidentialité se définit comme :
- Tout accès à un renseignement personnel non autorisé par la Loi;
- Toute utilisation ou toute communication non autorisée d’un renseignement personnel;
- La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.
En ce sens, tout incident lié à la confidentialité doit être communiqué à la personne assumant le poste de coordination des services professionnels, Mme Anouchka Hamelin, à l'adresse suivante : anouchka.hamelin@uqtr.ca. Après avoir pris connaissance de la situation, des recommandations et des mesures seront établies afin de rectifier la situation et prévenir la survenue d'autres incidents de confidentialité. En cas d’incident de confidentialité comportant un risque de préjudice grave, la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’UQTR sera informée (Éric Hamelin). La CUSP s'engage à tenir un registre des incidents de confidentialité, sous la responsabilité de la coordonnatrice des services professionnels.