Produits ou services technologiques

Acquisition ou refonte de logiciels ou autres systèmes d'information

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est nécessaire pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels ou de renseignements de santé et de services sociaux.  

L’EFVP vise à :

• S’assurer du respect des principes de protection des renseignements personnels lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels ou des renseignements de santé et de services sociaux;
• S’assurer de la sécurité du projet.

 Une EFVP est une démarche préventive qui doit être réalisée dès le début du projet dans le cadre de laquelle tous les facteurs ayant un impact positif ou négatif sur le respect de la vie privée sont considérés.

Elle doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

Malgré qu’un produit soit certifié par le Ministère de la Santé et des Services sociaux, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée peut être nécessaire.

 L’EFVP doit être approuvée par le sous-comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements conformément à la Directive relative à la protection des renseignements personnels et l’accès aux documents .

Décision automatisée

Lorsqu’une décision est rendue par l’UQTR de façon automatisée, sur la base de renseignements personnels ou de renseignements de santé et de services sociaux, la personne concernée doit être informée :

• que la décision rendue en est une rendue de façon automatisée;
• qu’elle peut présenter ses observations à un membre du personnel de l’UQTR en mesure de réviser cette décision.

Certaines informations additionnelles doivent également être partagées sur demande de la personne concernée.

Toute unité qui rend des décisions de façon automatisée doit au préalable consulter le Responsable de la protection des renseignements.

Sondage

Des mesures de protection des renseignements personnels doivent être prises par l’UQTR lorsque des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’un sondage.