Registres
L’UQTR a l’obligation de constituer et de tenir à jour des registres dans le cadre de la collecte, de la communication, de l’utilisation et de la conservation des renseignements personnels et des renseignements de santé et de services sociaux.
Selon le cas, les unités doivent compléter les registres ou formulaires applicables ou encore, communiquer avec le Secrétariat général à cette fin.
Voici les différents registres :
Registre des incidents de confidentialité
Tout incident de confidentialité visant un renseignement personnel ou un renseignement de santé et de services sociaux doit être inscrit au registre des incidents de confidentialité.
Pour permettre au Secrétariat général de compléter ce registre, bien vouloir compléter le :
Registre de communications aux fins de protection des personnes
L'UQTR peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement des personnes concernées, en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes identifiable lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves. Ce type de communication doit être consigné dans un registre tenu par le Secrétariat général.
Registres de communications de renseignement personnels, d'ententes et d'utilisations à d'autres fins
L’UQTR doit tenir un registre de toutes les communications de renseignements personnels à des tiers effectuées sans le consentement de la personne concernée.
L’UQTR doit également tenir un registre consignant l’utilisation des renseignements personnels à une fin autre que celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés à une fin autre qu’à certaines conditions.
Finalement, l'UQTR doit inscrire dans un registre les ententes de collecte de renseignements personnels visées par la loi.
Le Secrétariat général assure la tenue de ces registres.
Registre des produits et services technologiques utilisés pour les renseignements de santé et de services sociaux
L’UQTR tient un registre des produits et services technologiques utilisés dans le cadre de la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de renseignements de santé et de services sociaux.
Ce registre est à venir.
Registre des communications de renseignements de santé et de services sociaux
L’UQTR doit tenir un registre de toutes les communications faites à un tiers de renseignement de santé et de services sociaux. Les unités ont la responsabilité de tenir et conserver un tel registre pour les renseignements de santé et de services sociaux sous leur responsabilité.
Un gabarit est disponible ici.