Gestion des documents

Pour toute demande d'emprunt ou de retour de dossier, veuillez remplir le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR.

Étapes à suivre :

  1. Insérer vos documents dans une boîte d'archives

    • Pour une demande de boites d'archives, veuillez remplir le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR .
    • Les boîtes doivent être exemptes de toute inscription, papier ou étiquette.
    • Inclure seulement des documents ou des chemises de format standard.
    • Ne pas insérer de chemise suspendue, de type PENDAFLEX.
    • Remplir les boîtes à au moins 80 % de leur capacité.

  2. Remplir le formulaire Transfert de documents
    (pour accéder au formulaire de transfert de documents, veuillez remplir le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR)

    • Utiliser un seul formulaire par boîte.
    • L'ordre des dossiers dans la boîte doit correspondre aux titres inscrits sur le formulaire.
    • Inscrire le titre de chaque dossier placé dans la boîte ainsi que les dates extrêmes des documents.
    • Utiliser maximum une ligne par dossier.
    • Ranger les dossiers dans un ordre logique (alphabétique, chronologique ou numérique) pour faciliter le repérage.
  3. Cliquer sur l'onglet TRANSMETTRE
  4. Imprimer le formulaire sur du papier lettre ou légal
  5. Insérer la copie imprimée dans la boîte à transférer

  6. Faire appel au Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers pour le déménagement des boîtes

  7. Une fois votre demande traitée, le SGDA retransmettra le formulaire incluant l'adresse de conservation

    • Vous devez le conserver dans vos dossiers pour vous y référer au besoin.
  8. Le SGDA vous contactera à la fin de la période de conservation pour déterminer si ces documents doivent être éliminés ou triés et conservés de façon permanente.

Le SGDA n'accepte que les boîtes de papier d'imprimerie* avec un couvercle (37,5 cm x 45 cm x 30 cm).

Vous pouvez vous procurer les boîtes autorisées pour le déchiquetage, en remplissant le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR ou avec le Service de l'imprimerie qui peut vous en remettre, sur confirmation de disponibilité.

Les documents des unités de l'UQTR voués à la destruction et comportant des renseignements de nature confidentielle peuvent être pris en charge par le Service de la gestion des documents et des archives (SGDA), responsable du déchiquetage.

Pour ce faire, vous devez effectuer une demande dans PersoNet(nouvelle fenêtre), sur le site du Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers(nouvelle fenêtre) en cliquant sur Appel de service (endroit de la livraison : 0253b Albert‐Tessier).

Le SGDA se réserve le droit de refuser les boîtes de documents qui ne seront pas conformes aux exigences.

Les boîtes seront ramassées directement à l'unité par le Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers et remises au SGDA qui en assurera le déchiquetage, sur place, via une entreprise spécialisée.

Le mot DÉCHIQUETAGE doit apparaître sur la boîte.

Transmission et conservation des procès‐verbaux des unités académiques de l'UQTR

Selon la résolution 1999‐CA434‐13.01‐R4002 (PDF)(nouvelle fenêtre), les unités académiques ont l'obligation de transmettre, dès son adoption, l'original de tout procès-verbal, signé en version papier au SGDA et doivent en conserver copie pour leur dossier respectif.

Les procès‐verbaux sont déposés à la voûte en conservation permanente, mais demeurent accessibles auprès de l'unité les ayant déposés en complétant le formulaire correspondant via le Portail d'aide de l'UQTR.