Transferts de fonds

Il est possible d’effectuer des transferts de fonds au sein de l’UQTR, que ce soit pour recevoir des fonds d’un organisme partenaire ou pour en envoyer vers une autre institution.

Voici les étapes à suivre dans le cadre d’un transfert de fonds par un professeur de l’UQTR vers l’externe ou vers un collègue de l’UQTR :

1. S’assurer que le destinataire est bien co-chercheur dans la demande de subvention.
2. Communiquer avec le/la technicien(ne) du DRC à l’adresse : gestion.subventions@uqtr.ca, en fournissant les informations suivantes :
   1. Le nom du co-chercheur et son institution.
   2. Le montant à transférer, en précisant s’il inclut des frais indirects.
   3. Le numéro de la subvention ou l’UBR où seront prélevés les fonds.
   4. L’utilisation prévue des fonds, et ce, en détail (ex., salaire, bourse, événement, déplacement, etc.).
3. Le/la technicien(ne) du DRC assurera le suivi avec vous, le co-chercheur et le Service des finances.
4. Si le destinataire n’est pas co-chercheur, il est nécessaire de communiquer avec le SPSI pour établir une entente officielle. Aucune entente ne peut être conclue par le professeur sans la participation du DRC et/ou du SPSI.

Réception de fonds externes par un professeur de l’UQTR :

1. Si le professeur est co-chercheur : demander à l’institution fiduciaire d’envoyer les documents à signer à le/la technicien(ne) du DRC.
2. Si le professeur n’est pas co-chercheur, il est nécessaire de communiquer avec le SPSI afin de signer une entente. Toute entente doit impérativement impliquer le DRC et/ou le SPSI.

Pour des questions spéficiques aux transferts de fonds en lien avec des projets internationaux, veuillez contacter le BRI.

Avances de voyage

Une avance de voyage peut vous être accordée pour couvrir les dépenses engagées en amont d’un événement (par exemple, conférence, congrès, etc.). La demande d’avance de voyage doit donc être complétée avant la tenue de l’événement. Pour du soutien en lien avec les avances de voyage, veuillez contacter l’équipe des réclamations de dépenses.

Réclamations de dépenses

La demande de réclamation des dépenses doit être soumise après la tenue de l’événement et inclure l’intégralité des coûts afférents à ce dernier. Il importe de déduire le montant de l’avance de voyage de la somme totale réclamée.

La Politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation et autres dépenses (pdf)(nouvelle fenêtre) vous aidera à connaître les allocations et les exigences institutionnelles en la matière (dépenses admissibles, autorisations à prévoir, formulaires à compléter).

• Frais de déplacement : Les frais de déplacement peuvent inclure des frais engendrés lors d’un déplacement avec un véhicule personnel, par avion, autobus, train, taxi, location de véhicule, transport avec chauffeur, de même que des frais associés au stationnement ou au péage.
• Frais de séjour : Les frais de séjour peuvent inclure l’hébergement(nouvelle fenêtre), les repas et la prolongation de séjour.
• Frais de communication : Veuillez vous référer au site du Service de l’approvisionnement pour toute information concernant les forfaits de téléphonie cellulaire.
• Frais de publication : Il est possible de présenter une demande au Fonds d'animation et de diffusion de la recherche (FAR)(nouvelle fenêtre), créé en vue d'aider ponctuellement un membre du corps professoral à améliorer son dossier en recherche.

Outre la Politique, vous trouverez d’autres informations pertinentes sur la page « Réclamation de dépenses(nouvelle fenêtre) » préparée par le Service des finances. Pour toute autre information concernant les avances de voyage et les réclamations de dépenses, prière de communiquer avec l’équipe des réclamations de dépenses au Service des finances : rdepfinances@uqtr.ca.