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Personnel de soutien

Nouvelle demande

Tout employé régulier de l'Université, avec l'approbation de son supérieur immédiat, peut soumettre une demande de perfectionnement en indiquant la matière, le lieu, l'horaire, la durée, le coût estimé des frais de scolarité et tout autre renseignement que peut exiger le Service des ressources humaines.

Un montant global maximum de 3 000 $ incluant les droits de scolarité, le frais pour le matériel didactique, les frais d'inscription, les frais de séjour et de déplacement peut être alloué à l'employé par année financière. Toutefois, lorsqu'une activité autorisée par le Comité a lieu à l'extérieur du Québec, ce montant maximum peut être dépassé jusqu'à une limite de 5 000 $. Ces maximums sont révisés au début de chaque année financière en fonction des données de l'année précédente. Ces maximums représentent des limites et non des droits.

Aussi, au début de chaque année financière, un pourcentage du budget annuel de perfectionnement est accordé pour l'organisation d'activités collectives de perfectionnement par le comité de perfectionnement.

Pour connaître les modalités s'adressant au personnel à statut particulier, veuillez consulter votre Service du développement humain et organisationnel à l'adresse suivante : sdho.perfectionnement@uqtr.ca.

Étapes :

  1. Présenter le projet de perfectionnement à votre gestionnaire et obtenir son approbation;
  2. Vérifier les modalités d’avance de fonds ou de remboursement (mettre le lien vers la page remboursement et avance de fonds)

  3. Consulter le pas à pas :

    Le Service du développement humain et organisationnel ainsi que le Service des ressources humaines de l’UQTR ont conçu conjointement les deux « pas à pas » suivants en vue de faciliter la saisie de vos prochaines demandes de perfectionnement :

  4. Faire votre demande dans Safirh : Personet / Outils de Gestion / SAFIRH : Portail des employés / Perfectionnement(nouvelle fenêtre)

Remboursement

L'Université rembourse les coûts d'inscription à l'activité ainsi que les frais afférents (repas, transport et hébergement) tel que prévu à la Politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation et autres dépenses(nouvelle fenêtre) (pdf).

Le remboursement des frais reliés au perfectionnement se fait en remplissant le formulaire Rapport frais de déplacement, séjour et représentation, disponible dans vos unités administratives ainsi qu'au Service des finances.

Les frais de scolarité et de matériel didactique (manuels et notes de cours prévus au plan de cours, maximum 150$ par cours) sont défrayés par l'Université sur preuve de réussite.

Si vous n'assistez pas à l'activité pour laquelle vous avez été libéré, et que la période d'annulation sans pénalité est dépassée (ce qui est propre à chaque organisation) vous devez rembourser la totalité des frais encourus, à moins d'une raison valable et justifiée. À ce moment, vous devez aviser le Service du développement organisationnel et de la formation avant ou le matin de l'activité et fournir le motif.

Quelques précisions concernant :

  • Sur présentation de pièces justificatives, les repas, pour vous uniquement, sont remboursés jusqu'au maximum accordé par l'Université.
  • Les pièces justificatives doivent être datées. Vous devez indiquer s'il s'agit du déjeuner, dîner ou souper et rassembler, s'il y a lieu, les pièces qui concernent le même repas.
  • Les repas sont parfois inclus dans l'activité de perfectionnement. Si vous vous êtes prévalu de cette option et que vous choisissez de ne pas y assister, vous ne pouvez réclamer de remboursement additionnel pour le repas en question.

L'Université bénéficie de tarifs préférentiels dans plusieurs hôtels au Canada. Pour en savoir davantage, consultez la liste prévue à cet effet sur le site de l'Université à « intranet, Service interne, commande, Service de l'approvisionnement ». Pour vous prévaloir de ces tarifs, vous devez le mentionner lors de votre réservation et présentez votre carte d'identité de l'Université à votre arrivée. Notez que l'Université accepte que le personnel soit hébergé à l'hôtel où se situe l'activité de perfectionnement.

Les factures ou reçus sont obligatoires pour le remboursement de l'hébergement.

Le per diem établi pour les repas est appliqué pour les journées de perfectionnement seulement. Dans ce cas, les factures ne sont pas obligatoires.

Vous référez à la Politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour de représentation et autres dépenses(nouvelle fenêtre) à l'article 1, afin de connaître les modalités de transport possible (utilisation de votre véhicule, location de véhicule, transport en commun, etc.).

Des frais encourus pour du matériel didactique (manuels et notes de cours prévus au plan de cours) peuvent être remboursés, jusqu'à concurrence d'un montant de 150 $ par cours, sur preuve de réussite et présentation de pièces justificatives.

Les coûts estimés devraient être en devise canadienne.

Avance de fonds

À la suite de l'acceptation de votre demande de perfectionnement, pour demander une avance de fonds pour les frais de voyage ou d'inscription reliés à votre activité, vous devez procéder de la façon suivante :

  1. Remplir le formulaire Demande pour avance de voyage et autorisation de billets d'avion, disponible au Service des finances.
  2. Acheminer la demande au Service du développement humain et organisationnel sdho.perfectionnement@uqtr.ca

Règlements

Renseignements

Pour être admissible au perfectionnement, le salarié doit être un salarié permanent au sens de la convention collective (article 3.10), ou être couvert par les dispositions de la clause 5.07 c de l'article 5 « statuts d'emploi et particularités ». Les employés à statut particulier ayant accumulé 180 jours effectivement travaillés sont également admissibles, sous réserve des spécifications émises à l'article 5.18.

Convention collective des employées et employés de soutien(pdf nouvelle fenêtre)

Une libération peut vous être accordée pour le temps requis par l'activité. Le calcul des heures diffère selon que l'activité se déroule durant l'horaire régulier de travail ou non. Pour plus de détails, consultez les Règles de fonctionnement des employés et employées de soutien SCFP(nouvelle fenêtre) (pdf).

Pour le paiement des cours suivis à l'UQTR, le processus est le suivant :

Lorsque votre demande de perfectionnement est acceptée, vous procédez à votre inscription au cours. Par la suite, vous recevez une facture du Service des finances où seuls les frais non remboursés par le Service du développement humain et organisationnel tels que les assurances maladie et dentaire et la fondation de l'UQTR sont à payer immédiatement. Le reste du paiement demeure en suspend sans pénalité (frais de retard).

À la fin de votre cours et sur preuve de réussite seulement, le reste de la facture est payée par le Service du développement humain et organisationnel, via le budget de perfectionnement du personnel administratif et de service. En cas d'échec ou d'abandon non justifié, vous devez verser la somme due au Service des finances.

Pour faire une demande, vous devez :

  • Faire évaluer votre niveau actuel de connaissance de la langue anglaise par le formateur et joindre cette évaluation à votre demande de perfectionnement,

    OU

  • Présenter le plan de cours proposé par la maison d'enseignement choisie*.

Rechercher le cours désiré et copier la référence web dans votre demande de perfectionnement.

Répertoire des cours(nouvelle fenêtre)

Veuillez copier l'adresse du cours dans la référence web.

Si vous avez des questions, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : sdho.perfectionnement@uqtr.ca.