Enjeux
Rôles et responsabilités
Depuis les travaux de 1980, les rôles et les responsabilités des acteurs et des actrices impliqués dans la gestion académique sont mal définis. Dès les premières consultations de ce chantier, cet enjeu a été soulevé, particulièrement sous les aspects de subsidiarité (délégation de pouvoir) et d'imputabilité.
- Les rôles et les responsabilités des acteurs et des actrices impliqués dans la prise de décision ne sont pas clairs et compris.
- Les rôles et les responsabilités des directions pédagogiques ne sont pas clairs et compris.
- Les décisions ne sont pas prises au bon niveau de gestion.
Communication et coordination
La communauté universitaire a nommé cet enjeu dans le cadre des tâches et des processus de gestion académique. Il semble que plus les acteurs et les actrices tentent de communiquer avec des équipes s'éloignant de la leur, plus les communications deviennent difficiles. Lors des focus groups, la dégradation des communications était surtout expliquée par les faiblesses en ce qui concerne la diffusion de l'information, ainsi que par le nombre trop important de communication provenant de diverses sources.
L'enjeu de communication et de coordination est également traduit par une absence de transversalité à tous les niveaux de l'organisation. Le travail en silo alourdit la tâche de plusieurs employé.e.s en plus de mettre en péril certaines initiatives. Plus particulièrement, l'absence de transversalité nuit à la collaboration, à la communication et à l'intersectorialité.
- Difficulté à communiquer avec des membres à l'extérieur de notre unité de rattachement.
- Problème de diffusion de l'information.
- Surcharge d'informations.
- Absence de transversalité.
- Énoncer les pratiques actuelles qui permettent de pallier ou mitiger l'enjeu dans vos secteurs (afin de diminuer les effets de l'enjeu ou éliminer les chances qu'il se produise).
- Proposer des pratiques vers lesquelles nous devrons aller afin de permettre un bon fonctionnement.
Lourdeur des processus
Thème récurrent depuis longtemps, l'UQTR s'y attarde plus sérieusement depuis la planification stratégique 2015-2020 en développant une culture de l'amélioration continue au sein de notre communauté. Nuisant à l'agilité de notre institution, la lourdeur des processus participe à la création de goulots d'étranglement au niveau des décanats et des vice-rectorats allongeant les délais de réponse.
- Les outils de gestion et de communication sont désuets.
- Les processus ne sont pas tous pertinents, clairs et efficaces.
Subsidiarité
Dans nos structures de gestion académique actuelles, il existe une proximité entre les décanats, les vice-rectorats et le rectorat avec les unités académiques. L'absence d'une couche intermédiaire de gestion permet une accessibilité accrue aux cadres et aux cadres supérieurs impliqués dans la gestion académique, mais cette proximité entraîne des
conséquences :
- Peu d'acteurs et d'actrices académiques détiennent la légitimité et les pouvoirs pour prendre plusieurs décisions.
- Centralisation des processus et des pouvoirs favorisant la formation de goulots d'étranglement et un allongement des délais de réponse.
- Lourdeur et délais nuisant à l'agilité de l'institution.
- Décisions prises par des acteurs et des actrices qui ne sont pas sur le terrain.