Il est possible de numériser des documents imprimés en vue d’un dépôt dans un portail de cours. Cela doit toutefois se faire selon les limites d’utilisation de Copibec et les balises de numérisation, décrites dans la section ci-dessous « Procédures et balises du service ».

• Si votre demande respecte les balises, il suffit de suivre la procédure expliquée ci-bas et de faire une demande via l’outil de recherche Sofia.
• Si votre demande ne respecte pas ces balises – c’est-à-dire que vous souhaitez obtenir une numérisation de plus de 20% d’une œuvre – il est nécessaire d’obtenir une autorisation de Copibec avant de faire votre demande de numérisation.

Une fois cette autorisation obtenue, vous pouvez transmettre vos demandes de numérisation via l’outil Sofia. Dans le champ « Avez-vous d'autres instructions pour cette demande? » du formulaire de demande, il est important d’inscrire le sigle du cours enseigné, les pages à numériser et de mentionner qu'il s'agit d'une demande excédant les limites de Copibec, en fournissant votre numéro d'autorisation. La demande sera traitée dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables.

Avant de partager un document numérique à vos étudiants, il est nécessaire de remplir le formulaire Déclaration du droit d’auteur disponible sur le site du Service de l’imprimerie ou sur le portail de cours et de le joindre en même temps que le dépôt du document sur le portail. Contactez le Service de l'approvisionnement et de l'imprimerie (imprimerie.droits.auteur@uqtr.ca) pour plus d’informations.

Notez que le Service de la bibliothèque n’entreprend aucune démarche de déclaration du droit d’auteur auprès du Service de l'approvisionnement et de l'imprimerie ou encore de demande d'autorisation (lorsque vous dépassez la limite permise) auprès de Copibec.

Pour l'insertion de documents déjà disponibles en version électronique à la Bibliothèque, il est conseillé d’utiliser la Webthèque directement dans le portail de cours.