Les membres de la communauté étudiante voulant déposer un document autre que les thèses, mémoires ou essais doivent avoir signé la licence, rempli le formulaire de dépôt et obtenu l’approbation d’un membre du corps professoral, par exemple via un courriel acheminé à cognitio@uqtr.ca.
Aucune demande de dépôt n’a à être initiée par la personne étudiante pour ce qui est du dépôt des mémoires, thèses, et essais de troisième cycle en psychologie (ainsi que des essais de deuxième cycle provenant de départements avec lesquels le Service de la bibliothèque a une entente spécifique). Le processus de dépôt est initié directement par le Service de la bibliothèque lorsque la graduation est confirmée. Les travaux étudiants, ainsi que leur licence respective sont alors récupérés à la source par l'équipe de la bibliothèque, en collaboration avec les départements. Les travaux sont ensuite déposés dans Cognitio après le traitement de leurs métadonnées. L'équipe de la bibliothèque procède au dépôt de ces travaux par lots, environ 5 fois par année.