Calendrier de conservation
Le calendrier de conservation est regroupé par catégories basées sur les grandes fonctions et activités de l'UQTR.
Dans chacune des catégories, les règles de conservation ont été regroupées par sujets.
La notion de calendrier de conservation est prévue à l'Article 7 de la Loi sur les archives(nouvelle fenêtre).
Définitions
Pour les fins du présent calendrier de conservation, la notion de document est celle prévue à l'Article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information(nouvelle fenêtre).
Contenu et utilisation
Le cycle de vie des documents comprend trois (3) phases :
- un document est actif
- puis semi‐actif
- et devient finalement inactif.
Ce principe s'appuie sur le type d'utilisation et la fréquence d'usage des documents administratifs.
À la phase active, puisqu'il est utilisé régulièrement, le document est conservé dans les locaux de l'unité qui l'a créé, classé selon le Guide de classification uniforme des documents de l'UQTR pour permettre un repérage rapide.
À la phase semi‐active, puisqu'il est utilisé occasionnellement, le document ayant terminé la phase active est transféré au dépôt du semi‐actif du Service de la gestion des documents et des archives. Lors de cette phase, l'unité conserve la propriété des documents déposés et peut les emprunter ou les réactiver.
À la phase inactive, puisqu'il n'est plus utilisé à des fins administratives, légales ou financières, le document est conservé s'il possède une valeur historique ou d'information et est détruit s'il ne possède pas de valeur.
Exemplaire principal et exemplaires secondaires des documents
Chacune des règles proposées détermine la durée de conservation des documents en les divisant en deux catégories :
- L'exemplaire principal est celui qui contient l'information la plus complète sur un sujet donné.
- Les exemplaires secondaires, s'ils existent, découlent de l'exemplaire principal et sont utilisés comme instruments de travail, d'information ou de diffusion. *Généralement, il s'agit de parties ou de copies de l'exemplaire principal qui sont généralement conservées moins longtemps.
Directives
Support de conservation des documents
Pour les fins d'application du présent calendrier de conservation, la conservation des documents doit s'effectuer sur le support d'origine de création de ceux‐ci, qu'ils soient sur support papier, numérique ou autres.
Règle transitoire
D'ici à ce que l'implantation d'un système de gestion des documents numériques soit complétée et accessible dans toutes les unités, la conservation permanente de l'information portée par support numérique doit être transférée sur support papier.