Mis à jour le 11 juillet 2023.

A. ÉLECTIONS AU COMITÉ EXÉCUTIF

Candidatures

A1 Les Statuts fixent une limite de douze ans de fonction à tous les membres élus du Comité exécutif et invitent les Sociétés constitutives à faire de même pour leurs délégués, bien que celles-ci restent libres de désigner ceux-ci selon leurs propres critères (Statuts, article 6). En regard de cette double structure, le Comité exécutif veillera à assurer son renouvellement et sa représentativité en établissant la liste des candidatures.

A2 La liste des candidatures proposées par le Comité exécutif (Statuts art. 10.2) sera établie lors de la réunion du Comité exécutif qui se tiendra deux ans avant l'Assemblée générale ordinaire de la SIEDS. Elle sera diffusée auprès de l'ensemble des membres de la SIEDS, à la fois par courrier électronique et par l'intermédiaire des Sociétés constitutives, dans les six mois qui suivront son établissement, en même temps qu'un appel à d'éventuelles propositions complémentaires par pétition.

A3 Les propositions de candidature par les membres ordinaires dans les conditions statutaires (50 signatures pour les postes de Président et de Premier vice-président; 25 signatures pour tous les autres postes) doivent parvenir au secrétariat de la SIEDS dans les six mois qui suivent la diffusion de la liste proposée par le Comité exécutif et un mois au moins avant sa réunion annuelle.

A4 Un an au moins avant l'Assemblée Générale Ordinaire, le Comité exécutif enregistre les candidatures recevables venues s'ajouter à sa propre liste. Il complète éventuellement celle-ci en ajoutant d'autres propositions de candidature si approuvées à la majorité des deux tiers. Dans la même session, le Comité exécutif crée une commission de contrôle de trois membres chargée de régler tous litiges électoraux. Les membres de cette commission ne peuvent ni être candidats ni siéger au bureau de vote.

A5 Le secrétariat de la SIEDS devra faire parvenir aux Sociétés constitutives tous les documents relatifs aux élections, dans les deux langues officielles, avant la fin de l'année civile précédant l'Assemblée Générale Ordinaire. Les bulletins de vote et les informations concernant les candidats seront disponibles sur le site internet de la SIEDS.

A6 Ces documents seront mis à la disposition de l'ensemble des sociétaires par les Sociétés constitutives au moins quatre mois avant l'Assemblée générale.

A7 Les comités exécutifs des sociétés constitutives auront la responsabilité d'informer leurs membres du vote électronique et de les orienter sur le site internet.

Procédure électorale

A8 Le vote sera postal ou électronique. Il n'y aura de vote ni par procuration ni au cours du Congrès.

A9 Tous les bulletins de vote, qu'ils soient électroniques ou sous forme papier, doivent être reçus avant une date limite qui aura été approuvée par le Comité exécutif; cette date devra précéder d'au moins trente jours l'ouverture du Congrès international.

A10 Le registre électoral, établi par le secrétariat de la SIEDS avec l'aide des sociétés constitutives, inclut seulement les membres dont les cotisations étaient à jour avant le 31 décembre de l'année civile précédant l'année de l'élection.

A11 Les bulletins de vote envoyés par courrier postal doivent être placés dans une enveloppe scellée ne comportant aucun signe distinctif, elle-même glissée dans une enveloppe extérieure servant à l'envoi. Le nom complet du/de la sociétaire, écrit de manière lisible, et le nom de la Société constitutive à laquelle il/elle appartient doivent apparaître sur l'enveloppe extérieure. (Les sociétaires qui appartiennent à plusieurs Sociétés devront désigner une seule Société de leur choix pour voter).

A12 Au premier stade du dépouillement, la présence sur le registre électoral du nom figurant sur l'enveloppe extérieure sera vérifiée. Toute enveloppe ne portant pas le nom d'un membre, ou portant le nom d'une personne ne figurant pas sur le registre électoral, ou uniquement un nom de famille lorsque le registre électoral comportera plus d'une personne de ce nom, sera déclarée non recevable, et l'enveloppe intérieure ne sera pas ouverte.

A13 S'il arrive qu'un sociétaire, par inadvertance, vote à la fois par bulletin électronique et par bulletin papier, seul le vote électronique sera pris en compte et le bulletin postal éliminé. Le contrôle des doubles votes sera effectué avant l'ouverture des bulletins papier.

A14 Les bulletins papier comportant des signes distinctifs seront considérés comme nuls. Si, dans une quelconque partie du bulletin de vote, plus de cases sont cochées qu'il n'y a de postes à pourvoir (par exemple si deux cases sont cochées pour un seul poste à remplir), ou si les votes portent sur des personnes qui ne sont pas candidates, la section du bulletin comportant de telles indications sera considérée comme nulle. Cependant les autres sections du bulletin de vote resteront valides.

A15 Le comité exécutif de la SIEDS nommera un agent électoral qui sera responsable du déroulement des élections et de l'annonce des résultats.

A16 Le dépouillement aura lieu avant l'inauguration du Congrès international et sera fait par un comité de deux ou trois personnes désignées.

A17 Le résultat des élections sera annoncé par le Président sortant lors de l'Assemblée Générale Ordinaire, et sera immédiatement affiché au bureau du Congrès.

B. SOCIÉTÉS CONSTITUTIVES

Définitions

B1 Est considérée comme société nationale toute société ayant vocation de rassembler les chercheurs de toutes disciplines d'un même pays.

B2 Est considérée comme société plurinationale toute société ayant vocation de rassembler les chercheurs de toutes disciplines de deux ou plusieurs pays d'une même région du monde.

Représentation au Comité exécutif

B3 Au cas où leur(s) délégué(s) titulaire(s) est (sont) indisponible(s) les Sociétés constitutives le(s) remplacent aux réunions de Comité exécutif par un (des) suppléant(s) dûment accrédité(s) de leur choix.

C. GESTION FINANCIÈRE

La cotisation de la SIEDS

C1 La cotisation de base de la SIEDS sera de €1.75 pour les membres individuels et €6.00 pour les collectivités. La cotisation est à régler au début de chaque année pour l'année civile passée.

C2 Cette cotisation peut être modifiée, à chaque réunion ordinaire de l'Assemblée générale, sur proposition du Comité exécutif.

C3 Les règlements de cotisation seront remis avec l'indication du nombre total de membres individuels et de collectivités. Les Sociétés constitutives fourniront au secrétariat sur une base annuelle les noms et adresses de tous les nouveaux membres et ceux des membres qui ont démissionné ou ceux qui sont décédés.

Le Répertoire international

C4 L'annuaire international sera mis à jour électroniquement, selon un système qui permettra aux Sociétés constitutives d'imprimer l'annuaire de leurs membres si elles le souhaitent. Sa gestion et son exploitation seront placées sous la responsabilité du Secrétaire aux communications qui sera nommé par le Comité exécutif.

Investissements

C5 Les fonds de la SIEDS sont localisés en permanence dans un pays et les transactions de la SIEDS sont vérifiées par un comptable professionnel de ce pays engagé occasionnellement par le Comité exécutif.

C6 Les fonds de réserves sont investis, pour un dépôt de six mois, auprès d'une institution de ce pays, officiellement reconnue, au taux d'intérêt le plus élevé possible.

Dépenses

C7 Les dépenses de la SIEDS s'effectuent selon les rubriques suivantes en vertu d'une autorisation écrite du Directeur financier ou du Président:
i. Les services du Secrétariat Technique (administratifs, financiers, juridiques)
ii. Les services électroniques (y compris le vote électronique)
iii. Les séminaires annuel de la SIEDS (séminaires des jeunes chercheurs)
iv. Les réunions du Comité exécutif (frais directs; frais de voyage des membres et délégués de pays à monnaie faible)
v. Organisation et promotion du Congrès International chaque quatre ans
vi. Publications (imprimées ou électroniques)
vii. Colloques patronnés par la SIEDS (avec un minimum de 3 sociétés participantes)
viii. Dépenses exceptionelles

Rapports financiers

C8 Avec l'information fournie par le Secrétariat pour les rubriques (i) à (iii), le Directeur financier de la SIEDS prépare, au 31 juillet de chaque année, les documents suivants qui seront adressés aux membres du Comité exécutif avec l'ordre du jour de la réunion suivante:
i. Comptes de l'année financière précédente
ii. Bilan des cotisations au 31 juillet de l'année en cours
iii. Budget pour la prochaine année financière, avec les engagements prévus pour les deux années financières suivantes.

C9 Le tableau cumulatif des comptes pour quatre années est présenté à l'Assemblée Générale Ordinaire de la SIEDS, avec un bilan à la fin de l'année financière précédente.

C10 Après chaque Assemblée Générale Ordinaire, le nouveau Directeur financier prépare un projet de budget pour quatre ans qui est soumis au Comité exécutif, avant le 31 juillet suivant son élection.

Le Directeur financier

C11 Pour assurer la continuité du contrôle, le Directeur financier de la SIEDS prend ses fonctions à partir du 1^er janvier suivant son élection, pour une durée de quatre ans.

Monnaies non-convertibles

C12 Les sociétés nationales qui ne peuvent payer leur cotisation à la SIEDS du fait de la réglementation du contrôle des changes ou pour une raison de force majeure du même ordre verseront une somme équivalente à cette cotisation sur un compte bancaire établi au nom de la SIEDS ou à un fond placé sous contrôle public. Le montant en sera fixé en accord avec le Directeur financier de la SIEDS. Un relevé de ce compte portant mention des sommes créditées, des sommes débitées et du solde sera établi en bonne et due forme et soumis au Directeur financier avant le 28 février de chaque année. Le solde pourra être mis à la disposition du Directeur financier ou d'une personne désignée par le Bureau de la SIEDS sur demande écrite et dans un délai d'un mois.

Cotisations impayées

C13 Les délégués des sociétés nationales qui n'ont pas payé leur cotisation à la SIEDS depuis deux années ou plus ne pourront pas prendre part aux votes qui auront lieu lors des réunions du Comité exécutif.

D. COLLECTIVITÉS

Adhésion et cotisation

D1 Les collectivités peuvent adhérer à la SIEDS par l'intermédiaire d'une Société constitutive.

D2 Les Sociétés constitutives versent, pour les collectivités, une cotisation au taux établi en C1.

E. SOCIÉTÉS ASSOCIÉES

E1 Les sociétés peuvent être soit admises comme sociétés constitutives de la SIEDS, soit associées à elle.

E2 Les sociétés associées peuvent inclure des sociétés qui désirent être admises comme sociétés constitutives mais dont les règlements ne sont pas conformes aux statuts de la SIEDS; des sociétés suspendues en tant que sociétés constitutives pour non-respect des statuts ou du règlement intérieur de la SIEDS; ainsi que toutes les associations qui, sans prétendre au statut de société constitutive, souhaitent collaborer régulièrement avec la SIEDS. Ces sociétés peuvent être admises à titre de sociétés associées par décision du Comité exécutif.