Traitement de la plainte

Accusé réception

Lors de la réception d’une plainte, l’UQTR transmet un accusé de réception au plaignant.

Vérification de l’intérêt requis

Lors de la réceptiond’une plainte, l’UQTR vérifie que le plaignant a l’intérêt requis.

Si le plaignant n’a pas l’intérêt requis, sa plainte est rejetée sans faire l’objet d’une analyse quant à sa recevabilité et son bien-fondé et l’UQTR lui transmet sans délai un avis à cet effet.

Mention au SÉAO

Dans le cas où le plaignant a l’intérêt requis, l’UQTR indique au SÉAO la date à laquelle la plainte a été reçue.

Analyse de la recevabilité de la plainte

Pour être recevable, la plainte doit:

1. correspondre à la définition de plainte;
2. concerner un contrat visé par la LCOP;
3. porter sur le contenu des documents disponibles au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des plaintes indiquée au SÉAO;
4. être transmise sur le formulaire déterminé par l’AMP et au directeur concerné à l’adresse suivante: service.approvisionnement@uqtr.ca;
5. être reçue dans les délais;
6. ne pas avoir fait l’objet d’une même plainte par le même plaignant au cours du même processus;
7. ne pas concerner des faits ayant fait ou faisant l’objet d’un recours judiciaire par le plaignant;
8. ne pas être abusive, frivole ou manifestement mal fondée;
9. ne pas porter sur une modification apportée aux documents d’appel d’offres conformément à une ordonnance ou à une recommandation de l’AMP.

Si la plainte ne remplit pas tous lescritères de recevabilité, elle est automatiquement rejetée et l’UQTR transmet un avis à cet effet au plaignant.

Analyse du bien-fondé de la plainte

Le directeur concerné convient avec le responsable de l’appel d’offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d’analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte.

Au terme de l’analyse approfondie de la plainte, le directeur concernéen détermine le bien-fondé ou non.

S’il l’estime nécessaire, le directeur peut demander l’avis du RARC, lequel doit répondre au directeur dans un délai maximal de 3 jours.

S’il estime que la plainte est non fondée, il rejette la plainte et transmet une décision à cet effet au plaignant.

S’il estime qu’elle est fondée, il doit accepter la plainte, prendre les mesures appropriées pour y donner suite et transmettre une décision à cet effet au plaignant.

Demande de précision

Le directeur concerné peut contacter le plaignant pour obtenir davantage de précisions. Si le plaignant refuse ou néglige de fournir, dans les délais fixés dans la demande de précision, les renseignements ou les documents demandés, la plainte peut être rejetée.

Transmission des décisions

La décision ou l'avis est transmis au plaignant après la date limite de réception des plaintes, mais au plus tard 3 jours avant la date limite de réception des soumissions indiquée au SÉAO.

Lorsqu’une décision ou un avis est transmis, la date limite de réception des soumissions doit être reportée pour qu’il y ait un délai minimal de 7 jours entre la transmission de la décision ou de l’avis et la date limite de dépôt d’une soumission.

Dans le cas d’une manifestation d’intérêt, un délai minimal de 7 jours entre la date de transmission de la décision au plaignant et la date limite de conclusion du contrat de gré à gré doit être respecté. Au besoin, la date prévue de conclusion du contrat de gré à gré est reportée afin de respecter ce délai minimal.

Dans le cas où plus d’une plainte est reçue pour un même appel d’offres, toutes les décisions sont transmises au même moment.

Les décisions sont transmises par voie électronique à l’adresse courriel que le plaignant a indiquée sur le formulaire de plainte.

L’UQTR fait mention sans délai au SÉAO de la transmission de la décision au plaignant.