Pour vous aider dans l'organisation d'une soutenance, voici les différentes étapes à suivre:

Réservation d'une date pour une soutenance de thèse

Réservation des locaux

  • Pour la soutenance
  • voir avec la personne commis à la réservation des locaux (poste téléphonique #2607 ou reservation.locaux@uqtr.ca ). Prévoir de réserver  une heure avant la soutenance pour l'installation
  • pour voir les locaux les plus utilisés pour une soutenance en comodal, cliquez ici. (Prévoir une salle avec équipement de visioconférence)
  • le DDÉ se chargera de contacter le STI si la soutenance est en comodal 
  • Prévoir au moins 3h pour la soutenance

  • Pour la délibération
  • le même local que la soutenance sera utilisé pour la délibération. Ce sont la personne étudiante et le public qui sortiront
  • vous pouvez réserver une salle à proximité du local de la soutenance si la personne étudiante souhaite poursuivre la discussion avec le public
  • si en visioconférence: pas de réservation

  • Pour le vin d'honneur (le cas échéant)
  • plusieurs endroits disponibles: Salon Rouge, Hall d'entrée pavillon de la santé, Chasse-Galerie, passerelle, etc. Pour ces locaux, vous devrez demander un permis d'alcool et un permis d'activité (voir plus bas pour la procédure). Le vin d'honneur doit avoir lieu dans un autre local que celui de la soutenance, si possible.
  • aucun vin d'honneur dans les salles comodales.
  • si la direction de recherche souhaite acheter du vin à la SAQ et se faire rembourser via l'Annexe C ou la budget départemental, c'est possible. Selon les balises de remboursement, le prix d'une bouteille de vin ou d'alcool est limité à 15$ (voir Annexe 2 sur les balises de remboursement des repas et des boissons). 

Rappel déroulement

  • Temps alloué 
  • être présent 30 minutes avant la soutenance
  • la personne étudiante dispose de 30 minutes pour sa présentation 
  • les membres du jury disposent de 20 minutes chacun pour poser leurs questions 
  • la période de questions de l'auditoire dure aux plus 30 minutes
  • la délibération du jury - à huis clos - environ 30 minutes

Réservation Excelso

  • consultez le Guide du traiteur Excelso ou allez sur le site Facebook Excelso pour voir le menu
  • déterminez ce dont vous avez besoin pour la soutenance (DDÉ paie seulement eau, thé/café, nappes et verres - approx. 50$)
  • compléter un bon de commande Excelso (commande, date, heure,)  IMPORTANT: demander la livraison 1h avant la soutenance pour s'assurer que la livraison n'arrive pas durant la soutenance
  • inscrire le numéro de bon de commande ouvert pour les soutenances, sur votre commande Excelso: 372007 (ça évite de passer par l'approvisionnement)
  • finaliser le bon de commande(s'il y a des ajustements) et faire parvenir à Excelso à: uqtr.traiteur@excelso.ca  
  • après la soutenance, Excelso enverra la facture au DDÉ pour la validation et le paiement final
  • le DDÉ apposera la signature et l'UBR sur la facture et la retournera au Service des finances    

Pour information Excelso: Ahmed Tajouiti, Chef gestionnaire UQTR, 376-5011 poste 5215

Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers (au besoin)

  • allez sur: PersoNet/Services/Équipement/Déménagement de mobilier/ (seulement si vous avez besoin de faire installer des tables supplémentaires) et compléter le formulaire
  • dans les locaux pour soutenance en comodal, pas besoin de tables pour Excelso, utiliser les tables déjà en place

Demande de permis d'alcool (si vin d'honneur)

Service de la protection publique - Permis d'activités (si vin d'honneur)

Service des communications - photographe / invitation sur EnTête / article dans Néo

  • le DDÉ se chargera de faire la demande de photographe, de l'invitation à paraître sur EnTête et de la publication d'un article dans Néo

Rapport de dépenses pour les évaluateurs externes

  • pour toute information concernant les réclamations de dépense et télécharger le rapport de dépenses, consultez le site du Service des finances 

À noter que le DDÉ assume un maximum de 500$ pour les dépenses d'un ou des évaluateurs externes (500$ en tout) . Si le montant à rembourser dépasse les 500$, la différence peut être prise en charge par la direction de recherche (ou autre personne). Cela n'inclut pas les frais Excelso. 

IMPORTANT :  Le DDÉ s'occupera de:
- créer un lien Zoom si la soutenance est en visioconférence (pour les évaluateurs et l'auditoire)  
- publier l'invitation à la soutenance sur EnTête