envoyer un courriel à theses.dde@uqtr.ca pour s'assurer de la disponibilité d'un représentant du doyen des études
Réservation des locaux
Pour la soutenance
voir avec la personne commis à la réservation des locaux (poste téléphonique #2607 ou reservation.locaux@uqtr.ca ). Prévoir de réserver une heure avant la soutenance pour l'installation
pour voir les locaux les plus utilisés pour une soutenance en comodal, cliquez ici. (Prévoir une salle avec équipement de visioconférence)
le DDÉ se chargera de contacter le STI si la soutenance est en comodal
Prévoir au moins 3h pour la soutenance
Pour la délibération
le même local que la soutenance sera utilisé pour la délibération. Ce sont la personne étudiante et le public qui sortiront
vous pouvez réserver une salle à proximité du local de la soutenance si la personne étudiante souhaite poursuivre la discussion avec le public
si en visioconférence: pas de réservation
Pour le vin d'honneur (le cas échéant)
plusieurs endroits disponibles: Salon Rouge, Hall d'entrée pavillon de la santé, Chasse-Galerie, passerelle, etc. Pour ces locaux, vous devrez demander un permis d'alcool et un permis d'activité (voir plus bas pour la procédure). Le vin d'honneur doit avoir lieu dans un autre local que celui de la soutenance, si possible.
aucun vin d'honneur dans les salles comodales.
si la direction de recherche souhaite acheter du vin à la SAQ et se faire rembourser via l'Annexe C ou la budget départemental, c'est possible. Selon les balises de remboursement, le prix d'une bouteille de vin ou d'alcool est limité à 15$ (voir Annexe 2 sur les balises de remboursement des repas et des boissons).
Rappel déroulement
Temps alloué
être présent 30 minutes avant la soutenance
la personne étudiante dispose de 30 minutes pour sa présentation
les membres du jury disposent de 20 minutes chacun pour poser leurs questions
la période de questions de l'auditoire dure aux plus 30 minutes
la délibération du jury - à huis clos - environ 30 minutes
déterminez ce dont vous avez besoin pour la soutenance (DDÉ paie seulement eau, thé/café, nappes et verres - approx. 50$)
compléter un bon de commande Excelso (commande, date, heure,) IMPORTANT: demander la livraison 1h avant la soutenance pour s'assurer que la livraison n'arrive pas durant la soutenance
inscrire le numéro de bon de commande ouvert pour les soutenances, sur votre commande Excelso: 372007 (ça évite de passer par l'approvisionnement)
finaliser le bon de commande(s'il y a des ajustements) et faire parvenir à Excelso à: uqtr.traiteur@excelso.ca
après la soutenance, Excelso enverra la facture au DDÉ pour la validation et le paiement final
le DDÉ apposera la signature et l'UBR sur la facture et la retournera au Service des finances
Pour information Excelso: Ahmed Tajouiti, Chef gestionnaire UQTR, 376-5011 poste 5215
Service de la gestion des infrastructures et des actifs immobiliers (au besoin)
allez sur: PersoNet/Services/Équipement/Déménagement de mobilier/ (seulement si vous avez besoin de faire installer des tables supplémentaires) et compléter le formulaire
dans les locaux pour soutenance en comodal, pas besoin de tables pour Excelso, utiliser les tables déjà en place
Service des communications - photographe / invitation sur EnTête / article dans Néo
le DDÉ se chargera de faire la demande de photographe, de l'invitation à paraître sur EnTête et de la publication d'un article dans Néo
Rapport de dépenses pour les évaluateurs externes
pour toute information concernant les réclamations de dépense et télécharger le rapport de dépenses, consultez le site du Service des finances
À noter que le DDÉ assume un maximum de 500$ pour les dépenses d'un ou des évaluateurs externes (500$ en tout) . Si le montant à rembourser dépasse les 500$, la différence peut être prise en charge par la direction de recherche (ou autre personne). Cela n'inclut pas les frais Excelso.
IMPORTANT : Le DDÉ s'occupera de: - créer un lien Zoom si la soutenance est en visioconférence (pour les évaluateurs et l'auditoire) - publier l'invitation à la soutenance sur EnTête